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忙的时候就休息



“忙”分很多种,有人是装忙,有人是瞎忙,有人是真忙。判断的标准很简单,就是过一段时间之后,看看忙的效果如何。

装忙的人,没有什么真正的业绩产出,自己也不会有任何提高;瞎忙的人,大多数时候做的是无用功,虽然有时会有产出,但产出的价值并不高,自己的提高也有限;真忙的人,不仅有业绩产出,自己的能力也提升很快。

装忙的人比较特异,比如天天在朋友圈晒加班,比如一到聚会就开始欢愉的跟大家抱怨自己有多忙,我常常能感受到这些人扑面而来的王霸之气,让他们继续高调的忙下去吧,我们就不要打扰他们了。

而瞎忙的人和真忙的人,有一个共同点,就是确实要做很多事情,繁忙的事务往往会让人非常焦虑,如果处理不得当,一不小心就会陷入恶性循环,更加苦不堪言。

来看看事情是怎么发生的。

先是有一些事务来了,特别是一些悬而未决、需要动脑子的事,这些事务会让人产生压力,压力会驱使人们行动,从某种程度上来说,这是好事。但当压力大到一定程度的时候,情况就发生了变化,由于行动并不一定能让情况好转(特别是一些有时滞性的工作),为了缓解压力,人们就会自发的去找一些事情做。 

这种行为的动机来自于一种“自我安慰”的潜意识想法:我已经很努力的在做事了,所以情况一定会好转的,如果情况不好转,那应该就不是我的问题了。

这种潜意识的来源大概是“努力==正确”的认知。人们用这种想法和行为试图缓解焦虑,却往往带来了更差的结果。做越多的事,就会遇到越多决策,决策永远会增加人们的压力。更不用说那些“自找的事”常常对改变现状毫无帮助,意识到这一点又会进一步加重压力,直到最后陷入恶性循环,失败成了一种解脱。这个过程跟拖延是很像的,拖癌晚期的同学们应该深有同感吧。




至于解决的办法,我以前写过一篇,今天再来补充一个非常有效且简单易行的方法,就是:

停下来,休息。 

人们常常说要“劳逸结合”,是很有道理的。

身体是革命的本钱,坐一整天,无论是办公室还是头等舱都一样不好受,等到像我一样腰椎颈椎都烂掉了的时候,就真的要找地方买一本《脊椎康复指南》了。

比起身体的疲劳,思维上的疲劳是致命的。不知道大家有没有这种经验,如果一件工作不停的做的一天,整个人都恍惚的,完全不会有刚开始的那种兴奋,更别提那种玄乎的“流”的状态了。

更重要的是没有机会抬起头来,审视自己和环境的变化,忙到最后,发现路子不对,这才真的是悲剧。

所以,越是忙,越是要提醒自己停下来,让自己不要再埋头于当下的工作中,让脑子呼吸些新鲜空气、让身体放松、让思维从僵化重新变得活跃。 

放松并不是说让你打开APP开始看脑残选秀节目(当然如果你喜欢,我也没意见),除了无意义的消遣,还有一些更好的休息方式。

运动:保持健康的重要性就不用提了,一个健康的身体能让你更有精力去应对接下来的挑战,而运动时分泌的多巴胺会让大脑兴奋起来。你会发现,运动完之后,脑子更清楚了,心情也更好了。任何运动都可以,团体运动会让你更专注,跟朋友有更多交流;单人运动能让你的思维活跃起来(胡思乱想不见得是坏事)。我的很多文章主题和大纲都是在运动的时候拟定的。

读书:虽然我不反对碎片化阅读,但如果是出于休息的目的,还是读真正的书吧。找一本与当前工作无关的书,文学类也好,实用类也好,把工作抛到一遍,读那么一两个小时,你会发现,即使没有刻意去想工作,那些工作的点子却会源源不断的冒出来。与工作不相干的书会帮你打开视角,让你想到以前从来没想到过的事情,这是因为知识的联结性在发挥作用。

睡觉:真的很累,就好好睡一觉吧,这是最简单最实用的了。

做一些不相干的事:要知道,忙并不是焦虑的原因,压力才是,换句话说,不是身体累,而是心累。那么做一些其它的工作,把思考的重心转移,可以明显缓解这种焦虑。如果做的是自己感兴趣的事,就更好了。有朋友问我,为啥有时候白天很忙,晚上还能再写文章,就是这个原因,因为忙的不是同一件事啊。

重新审视:工作遇到瓶颈的时候,是压力最大的时候。这时候完全可以停下来,重新想想这件事是怎么开始的,我们到底想做成什么样。套用一个高大上的词就是“不忘初心”。这种回顾和审视的效果往往出乎意料的好。

综上,忙的时候,感到压力的时候,真的可以停下来。这世上有啥事是过不去的呢?就跟吃饱了才有力气减肥是一个道理,停下来,休整一番,才有力气继续前进啊亲爱的朋友们~


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什么是你的核心竞争力?

有朋友曾经问过我,什么是一个人的核心竞争力?当时我觉得,拥有一项拿手的技能当然就算是有了核心竞争力,现在回过头来看,很明显我当初想的太简单了。 

在职场里,我们的技能通常可以分为三种,一种是逗逼技能,就是对完成工作,升职加薪完全没帮助的,比如可以快速抖动胸肌或是做一餐超好吃的茄汁海鲜意大利面;还有一种是通用技能,这个是大多数职业人士都会的,比如用office处理文件之类,虽然水平有高低,但差不了太多;最后一种是核心技能,有这项技能的人可不多,它代表了你的核心竞争力,有了它,就再也不会怕公司裁员了。从某种程度上说,有了核心技能,才算有核心竞争力。




那什么是核心技能呢?

有一个擅长的技能当然会有竞争力,但它究竟是不是核心技能,那可难说了。

比如,你英文很好,看起来是很有竞争力的,但如果跟一群老外一起共事,那只能算是必备的技能,根本谈不上什么竞争力。反过来看,如果是跟一群只会说how are you的人共事,那竞争力自然是大大的。

那么我们可以认为,核心竞争力的一个基本条件是:你会,别人不会

哪怕你只会皮毛,只要别人不懂,你就是这群人里的专家,所以莫泊桑才说:“在瞎子的国度里,独眼龙就是国王”。

但只满足这一条就够了么?废话,当然不够!我还知道怎么找1024的最新地址呢,还不是一样没加薪?因此我们必须思考一下到底什么样的技能才是别人不会的。

有人说,只要我不告诉他们就行了呗。对于这种观点,我只能说图样图森破了。

首先,分享是美德啊,知道了一个新技能,藏着掖着有什么意思呢?独乐乐不如众乐乐嘛。

再有,你想往上爬,别人也想,你聪明,别人也不笨,现在资讯这么发达,既然你都能知道,又怎么保证别人不知道呢?你今天刚看到了一个绝妙的商业模式,正在暗爽可以去跟老板邀功,却看到隔壁老王已经屁颠屁颠跑到老板办公室了,你正捶胸顿足晚了一步,转头又听见老板骂老王信息太滞后。这个时候,你觉得你知道的那点东西,真的能称之为“核心”技能么?

所以我们需要一种技能,是就算别人知道了也学不会的,想来想去,我觉得那就是:必须经过长期努力才能拥有的技能。

一项能力,除非是下了功夫去研究和磨练的,否则是不具备任何竞争力的。你会,转眼别人也会了,有什么稀奇呢?而一些技能,比如写作、演讲、思考、沟通等等,这些能力,人人都知道有大用,也都知道该如何提高,但真正能把这些能力练到比其它同事强的又有几个人呢?

而我们只要一步步训练那些能力,就算别人知道了你会这个,又如何呢?没几个人会像你那么笨的,事实上更有可能的情况是,当你培养出了自己的核心技能的时候,那些人都还在找捷径呢。

总结下来,其实所谓的核心竞争力就是:拥有一项(或几项)经过长期努力练就的技能。 

就是这么简单,也就是这么笨。 

那么,本职工作所需要的技能要不要当作核心技能培养和训练呢?我觉得,要看是些什么技能。

一些有附加值的,提高了之后能明显为组织创造更大价值的,当然可以。比如你是策划,就努力成为策划大师;是码农,就努力成为Neo。其实所谓的工作能力强也就是这样而已。写的多了,就成了文胆;讲的多了,就成了发言人;对行业思考足够深入,就成了那个创新的人;沟通协调的经验丰富了,就成了党鞭。

但有一些恐怕就没有必要了,比如跑腿的,跑的再快,绩效也很难体现,最终的结果只是跑更多的腿而已。这个时候,恐怕考虑一下其它的技能会更好。

还有些同学有这样的疑问:“如果我有一项炉火纯青的技能,但公司不需要,怎么办?”这不废话么?一个不能发挥你能力的地方,还呆着干嘛?赶紧跳。

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很急?试试快速迭代--轻松出方案

有时候为了尽快搞定成堆的工作,只能让许多任务并行,以至于方案的质量很低,不得不一遍遍的改,反而用去了更多时间。这是个普遍现象,虽然有时间管理和工作方法的问题,但那不是一时半会儿能解决的,所以我们今天先来解决手头的问题,就是如何更快速的出方案。

在之前的系列文章里,有一个方案撰写的建议步骤和流程,但在实际工作中,我们常常会遇到以下两种情形:

1.方案要的非常急,常常是今天布置了任务,第二天就要,这种情况下,根本没有时间认真的把每一个步骤都做到尽善尽美。

2.没有规定具体的deadline。很多时候上司只说尽快,如果我们没有主动去跟上司沟通,敲定一个时间点的话,就会很难预测到底什么时候会突然要货。更让人崩溃的是,即便是定下了时间,也往往会突然需要。

这两种情况很类似,都要求我们能迅速拿出一份能用的方案来应急,如果大家碰到这类情况,不妨试试快速迭代的方法。所谓快速迭代,就是先搞定最重要的内容,如果很紧急,马上可以拿去先顶着,如果不确定deadline,就等于上个保险,接下来的时间可以根据情况一遍一遍的完善,更迭三四个版本之后,基本就是一份很完整的方案了。

在详细解释之前,先跟大家明确一下,这种方法更适用于紧急情况,如果有充裕的时间,建议还是按部就班的来,这样方案的质量会更高。

OK,既然我们的目标是在最短的时间内完成最重要的部分。那么有必要分析一下哪些是最重要的部分,以便可以从容的分配时间和精力。

一份方案通常要经过搜集资料、提炼观点、构建逻辑、优化文案、美化方案这几步,在快速迭代的过程中,我建议将这些步骤划分优先级,先按照优先级快速完成一份,然后再重复整个过程,一遍一遍的迭代下去,最终得到一个满意的(或者是可以交货)的版本。




下面我们就来看看在这个过程中每个步骤要做些什么以及怎么做。优先级由高到低排列,首先是观点和逻辑,然后初步美化,再理顺字句,最后补充必要的资料(通常是数据)。

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提炼观点

我们常常说某件产品的成功是因为它满足了市场需求,那么对一份方案来说,观点就是最重要的那个能够满足客户主要需求的东西,有了它,才会有后面的故事,没有它,后面做的再多也白费。

以前的文章我们也不止一次的提过,一份方案的最终目的就是要说服受众接受我们的观点,而要达到这个目的至少需要两个要素,一是观点要明确,不能模糊,不能让受众不知道我们在说什么。二是逻辑清晰,不能让受众认为你在瞎扯。这两个要素里,首先我们得有一个观点,然后才能用逻辑去证明它。因此,观点是一个方案里最重要的,如果你的PPT只能有一页,就在这一页放上你的观点吧。

很多时候上司会告诉你,今天这个方案是要给哪个客户的,我们准备卖什么给他们,帮他们解决什么问题。这么看来,似乎观点已经有了,但这样的观点往往是站在我们自己的立场上考虑出来的,不顶用的。要推销一个观点给对方,你必须要知道对方的真实需求,集中力量攻击他的痛点。当你的观点说出来的时候,对方或频频点头表示赞同,或惊愕万分想要听个究竟,无论怎样,都要让客户有反应才算是成功,所以观点才需要仔细斟酌。

这里有个难题就是,提炼观点的前提是充足的资料,而现在我们几乎没有时间去做资料搜集的工作,这就要求我们在平时的工作中要多累积多思考,以便在紧急情况下利用脑袋里的存货形成一个相对靠谱的观点,这也是为什么有经验的人和NB的人做东西会比较快也比较好的原因。

构建逻辑

逻辑是为了证明观点的。提出一个观点是容易的,提出一个好的观点是困难的,因为需要大量的论证,论证是保证观点正确性的必要过程,只有观点没有论证的方案是毫无说服力的。从这个角度来讲,观点和逻辑是绑在一起的,有了观点,才需要去证明,有了逻辑,观点才是有效的。

如何构建逻辑我们在之前的文章已经讨论过,这里不在重复。工作中常把这两步一起考虑,做一个“观点---逻辑”的小范围迭代。比如我最常用的方法是做个导图,把观点写在中间,然后快速考虑可以支撑这个观点的论据,如果感觉(是的,没时间的情况下很多时候只能靠感觉)不严谨,就换个角度,重新思考论据或是变更观点,直到找出最合理的一套理论。

另外,逻辑的构建也是分层级的,第一次迭代的时候我们搭出骨架,用来论证整个方案的观点。第二次迭代的时候,我们就要开始关注那些分支的论点(通常他们是高层逻辑的论据)。就这样一直迭代下去,直到整个方案的论证足够严谨,研究过金字塔原理的同学应该很容易理解。

以上两个步骤,可以看作是一个方案的顶层设计的过程。可以说,一份方案质量的高低,很大程度上取决于这两个步骤做得够不够好。我还记得《最后期限》里提到的假设:在软件开发过程中,如果设计足够好,那么甚至不需要测试。虽然这个假设难以在现实中去证明(你没法衡量什么叫做“完美设计”),但一些现有的数据和经验确实证明了好的设计可以大大缩短研发和测试的成本。所以我一直认为(自己的实际经验也证明了这一点),至少花一半的时间去设计整个方案,后面的工作不仅轻松顺利,而且质量更高。

美化方案

大概有人会奇怪为什么我会把这种“表面工作”放在这么高的优先级,原因只需要一句话就可以说明:爱美之心人皆有之。

漂亮的方案给人的第一印象是非常重要的,当人们带着好心情来审视方案的时候,一份经过设计(平面设计也好,版式设计也好)的方案会在第一时间显露出专业度,方案当中的一些小瑕疵似乎也变得比较容易接受了。所以方案的美化绝不能马虎,在时间紧迫的情况下,即使我们没法做到精雕细琢,起码也要保证方案是干净整齐的,如果是PPT,就好好设计版式和图示,如果是doc,就先做好排版的规划。

优化文案

在通过标题(通常是你的观点)和设计吸引了足够的注意力之后,人们才会去阅读更详细的内容,这时候文案的重要性才显露出来。

或许你会以为文字比较多的方案对文案的要求更高,其实恰恰相反,一份多达一百页的doc文档,是很少有人去关注文案细节的,即使有些不通顺的地方(当然不能太多),人们也会自动忽略。比如下面这句话,当你读得很快的候时是不会现发有文字位错的现象的。还有一个理由就是,方案通常给两种人看,一种是不懂的,他不会认真看那些细节,一种是很懂的,他只看个大概就够了,也同样不会去扣细节问题。

当然这并不是说文案就不重要,只是说,在时间有限的情况下,不要纠结于细节,先把整个框架搭起来(观点和逻辑),然后再填充内容,最后有时间再进行细节的优化。

搜集资料

大多数资料是补充性的,因为高层的逻辑构建已经完成了,剩下的工作是让它更强壮而已,这一步完全可以放到最后再完成。

以前我也常常纠结于方案中资料的完整性,认为一份缺少详实数据的方案是没有说服力的,但后来慢慢发现,搜集到足够有效的资料实在是太困难了,数据的正确性和完整性都很成问题,最后资料来源的标注都是“XXXX网站”,这难免会使方案显得有些山寨。专业机构的数据虽然可信度会高一些,但对于一般公司来说,成本又是一个问题。

另外,有说服力的观点从来都不是来自于数据,而是逻辑。

许多(也许是大多数)重要的科学问题都是定性的,而不是定量的,甚至在物理和化学中也是如此。当且仅当关系到证实时,方程和测量才有用。但证实或证伪在先,如果在没有定量测量的情况下就有绝对的说服力,这种证实或证伪实际上是最强的。

或者换一种说法,你可以从逻辑盒子或数学盒子中抓住现象。逻辑盒子粗糙但坚固,数学盒子
精致却脆弱。数据盒子可以把一个问题漂亮地包装起来,但却无法抓住现象,所以首先要用逻辑盒子将现象抓住。

—— 约翰R.普拉特(JohnR.Platt)

也就是说,只要我们的逻辑是没有问题的,那么任何有常识的人都可以通过推理得出相同的结论,数据或其它更详实的资料只是为了再次证明观点而已。所以资料只要够我们提炼出观点,理出逻辑就足够了,剩下的细节,可以留到下一个迭代慢慢补充。

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OK,上面的分析基本说明了在时间紧急的情况下,应该如何做一份能拿得出手的方案。在deadline不确定的情况下,我们也可以先出一版简要版本,然后视时间的需求再逐步添枝加叶,让方案更完善。这种方法同样可以在平时应用,每出一版方案,就跟上司确认一版,确定方向没问题,再接着往下做,这样不仅可以随时调整,也能让领导知道你的工作进度,对大家都好。


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如何对付时间黑洞(下)

 

上回我们聊了一下如何合理的安排事务,避免被琐事影响到自己去做“真正要做的事”,今天继续聊聊造成时间黑洞的另外一个问题:拖延。

上篇提到过,造成时间黑洞的原因不外乎两个,一是不会安排事务,二是拖延。许多人认为自己属于前者,但实际上真正不会安排事务的人是不多的。大家都是成年人,都具备分辨事务孰轻孰重的能力,特别是当你按照上篇的建议,做出了一个列表,但最终发现仍然无法完成的时候,恐怕就会知道,真正的凶手是“拖延”。 

人人都有拖延症,拖延的危害大家也都知道,我就不多说了。所以,患有拖延症的朋友们,以及按照上篇的建议做了但无效的同学们,可以参考一下本篇的建议。不过这些建议仅限于解决拖延导致的时间黑洞问题,对于诸如“脏衣服一定会在剩下最后一套干净衣服的时候才去洗”这类问题,我本人也没有解决,有解决办法的同学们请救救我。 

先来看看拖延的原因。拖延本质上是个心理问题,简单来说,是逃避。通常我们安排给自己要做的事情,往往是一些重要且困难的事,这些事务会耗费我们的时间、精力、金钱等等,而人的天性是趋利避害的,所以人们往往会下意识回避这些事务。比如,对大多数人来说,学习是件难事,所以当开始要学习的时候,出于回避困难的心理,就会“突然想起”还有某某事没做。又比如,对有些人来说,构建亲密关系是件困难的事,所以需要联系某人的时候,出于心理抵触,就会一拖再拖。简而言之,很多拖延都是为了让自己逃回“心理舒适区”。但如果不做任何事,又会产生愧疚等负面情绪,为了消减这种情绪,最后大家就会选择去做那些“看起来很有用”的事情,让自己假装忙碌。 

既然知道了原因,解决方法就很清楚了,那就是:告诉自己其实事情没那么难。当然,这种心理调试需要一定的时间和过程(有心理医生的帮助是很好的),我们不妨从下面两个做法开始尝试。 

正视自己的欲望,给自己一个做事的理由 

我发现很多时候我们会把一些事情过度美化,比如努力工作是为了实现自我价值、学习是为了窥见更广阔的世界等等。当然不排除有些人确实达到了这种境界(ps.这些人不会拖延),但对于我等凡人来说,这些理由都是人云亦云的包装,面试的时候应付一下HR还行,咱自己就别骗自己了,这种抽象的、建立在美好想象之上的目标和计划是没有推动力的,拖延也几乎是注定了的。 

所以我们完全可以正视自己的欲望,分析事务的收益,再利用自己的欲望来找到做某件事的真正理由。比如总是拖着不学英语,就可以先确定一件事,英语是工具,是为我们的目标服务的。那么自己的最终目的是什么?是为了升职加薪,还是应付考试,或是跟朋友们得瑟?客观一点,反正你自己想的别人又不会知道。 

知道了自己想要什么就可以接着分析一下这件事究竟能不能帮助我们达到这个目标,衡量一下性价比如何。比如是不是学了英语就一定能升职加薪?升职加薪有没有其它途径?不看字幕是不是真的能带给你更好的观影体验?是不是能让你在朋友圈炫耀成功?学英语对当前的你到底有哪些收益?拿学英语的时间去做其它事会不会有更高的收益? 

这些事想明白了,结论也就有了。如果确定英语对你完成目标很有帮助,收益很高,自然也就有动力了。 

再比如这个微信号,写这些东西也并不是为了传播理念帮助别人进步之类的伟大理想(如果有这个效果,那也是结果,不是动因)。动因其实很世俗也很自私,一是为了锻炼文笔(靠这个吃饭,没办法),二是为了锻炼思考能力(年纪大了,脑子开始不灵光),三是为了满足自己好为人师的心理(就是爱臭屁,改不了)。这些欲望既不是别人强加给我的,也不是被影响了之后脑子一热产生的,这些欲望都是真的,所以即便拖,也还是会在deadline之前一大早爬起来完成这篇文章。 

说白了,想要不拖延,还是要找准需求。传说(意思就是我忘了出处),某人为了留学的奖学金学英语,每背一个单词,就告诉自己今天又赚了多少钱。大家看,这就是个很好的例子,自己的需求与事务的收益完美契合,这样的事务安排,当然有动力去做,当然不会拖延。 

哪怕5分钟也好,先开始吧 

逃避的另一个原因是害怕失败。其实仔细想想,完全没必要啊,就算失败了又怎样,就算放弃了又怎样,只要开始过(即使只是做做计划),往往就会比那些没有开始的人更有收获,无论如何,我们是不会有任何损失的。所以我们没必要害怕失败,意识到自己想要逃避的时候,就告诉自己“只做5分钟就放弃”,效果就完全不同了。 

比如跑步,天气太冷不想去?那就告诉自己“无论跑不跑,好歹把新买的装备穿上试试看吧”,等你穿戴整齐的时候就会发现,再脱下来实在太麻烦了,干脆出去跑几分钟吧,出了门就会觉得,既然出来了,干脆多溜溜吧。这样不知不觉就完成了任务,第二天再来一遍,久而久之,养成了习惯,就不用再纠结了。 

俗话说万事开头难,许多事情一旦开始了,其实没那么容易放弃的(沉没成本),而只要不放弃,就终有成功的那一天。 

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OK,以上就是通过调整心理从而解决时间黑洞问题的一些经验。关于拖延,相关的内容很多,有一些内容,回头有时间再补充一下吧。拖延相关的资料、书籍和战拖社区也非常多,大家不妨多看看,找到最适合自己的解决方案。


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如何对付时间黑洞(上)


前些天有朋友私信问我,说虽然有时候有了时间,但总是东摸摸西看看,结果大把的时间不知不觉就不见了,计划中的事一件也没完成。其实这是很多朋友都会碰到的问题,我也一样,所以今天咱们就来想想办法解决这个问题。

很多时候,我们凑出了时间,制定好了计划,甚至脑子里已经浮现了完成计划之后狂欢的情景,可一旦到了要开始的时候,就突然冒出了很多事情,于是忙了半天,最后只有一件事没做:正事。 

比如晚上本来计划好好读书,先是泡杯茶,又想到衣服还没洗,收拾脏衣服的时候顺便换了床单被套,最后干脆给家里来个大扫除,好不容易坐下来,狗又叫了,去照顾它的时候,朋友发微信,聊几句,看看朋友推荐的链接……等再拿起书本的时候,发现已经到了要睡觉的时候。 

很多朋友都遇到过相似的情形吧,这就是典型的“时间黑洞”的问题。好不容易挤出的时间被一些计划外的琐事消耗掉了,导致计划被打乱,目标几乎永远也无法完成。产生时间黑洞有很多原因,但最根本的是下面这两个。 

一个是真的不会安排事务。有些人执行力是很强的,但总是抓不到重点,他们似乎认为每件事都是很重要的,都要在当下赶快完成,最后累的半死却对人生没啥帮助。对于这类同学,可以试试对事务进行分类,找到优先级高的那些,先去完成它们,这样效率最高。 

另一个就是拖延的问题。人人都有拖延症,比如这篇文章,我从周一拖到今天早上才搞定。拖延本质上是个心理问题,如果能找到自己适用的心理调适机制就可以比较从容的应对了。拖延问题的相关书籍资料也比较多,认为自己是拖延症的,可以看看相关资料。 

这两个问题,有部分人是前者,大部分人是后者。如果能解决这两个方面的问题,就算没法完全干掉时间黑洞,至少也能缓解一些。 

我自己也常常被时间黑洞困扰,少有时间利用率很高的时候,不过在长期艰苦卓绝的与时间黑洞的斗争中,多多少少也积累了一些经验,供大家参考。下面咱们先看看怎么解决合理安排事务的问题。 

学会为事务划分优先级 

其实所谓的时间管理就是对事务进行管理。是否给事务制定优先级在不同的时间管理理论里有不同的看法,也引起了不少争论。这里我们先不去理会那些争论,单是考虑时间黑洞问题的时候,优先级划分是有一定效果的。 

通常认为,已经计划好接下来要做什么事的人已经有了优先级的概念。比如计划今晚要读书,自然是认为读书比其它事更重要,但我觉得那只是表面现象。实际上,“应该做的事”和“想要做的事”是不一样的,说到底,这是个价值观的问题。比如,工作后持续学习这件事,人人都认为是对的,所以它必然是“应该做的事”,但如果我们现在的能力已经足够应付当前的工作,自己也没有要在职场出人头地的目标,我们就是喜欢随性的生活,那它就不是我们“想要做的事”。 

想要认清真正要做的事,最根本的办法当然是拷问自己的内心,寻找自己的人生观和价值观,树立一个目标blablabla……不过这个解决方案貌似有点鸡汤,我们可以用另外一个有点技术含量的技巧来尝试解决问题,就是“四象限法”。 

四象限法就是根据紧急程度和重要程度对事务进行分类,最后得到一份分类清晰的事务图谱。这不是个新玩意儿了,很多看过时间管理相关文章的同学们应该都知道。 



 


计划实验这个方法的同学们,先别急着画图,我建议按照下面的流程来做,会更有效。

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首先,找个合适的开始时间,跟以前一样,不要刻意去改变什么,但是要找张纸把自己做过的事记录下来,记录一周就够了。这一步的目的有两个,一是看看自己平时做的事情都有哪些,方便回头列出清单进行分类,另外也能看看时间都是被什么事给吞噬掉的,相信大多数同学看到结果的时候会有些吃惊的。时间消耗统计可以让列表更清晰,以后也可以根据时间消耗更合理的安排事务,所以如果再能加上个大概的时间消耗统计,就更好了,如果觉得麻烦,现在不做也没关系。

然后把这些事务列一个清单,根据事务的性质,该合并的合并(比如读书、背单词都是学习,洗衣服、打扫卫生都是家务),再把每件事务根据分类原则放到不同的象限里去。分类要注意以下几点:

不要拿你的分类跟别人去做比较,每个人的实际情况都不一样,同一件事的分类必然不同,比较是没有意义的。比如洗衣服这件事,对一个有洁癖的人来说,当然是“重要且紧急”的,但对于像我这样邋遢的人来说,它一定在“不重要也不紧急”那个格子里。

还有,罐头会过期,人也是会变的,三观和目标的变化也会让事务在不同时期在不同的位置,这很正常。 



 
最后, 忠于自己的三观以及当前的目标,否则就会出现“应该做的事”和“想要做的事”不一样的情况,起不到太大效果。  

OK,现在四象限的图已经搞定了,以后就可以按照自己的原则对事务进行分类了。 

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分好类之后,优先开始做哪件事呢?许多人想当然的认为是那些“重要且紧急”的事务,但其实“重要但不紧急”的事务才是我们应该优先考虑的。 

为什么先做这个,简单说就是这些事如果不做,慢慢会变成“重要且紧急”的事,最后的结果就是让我们疲于奔命。限于篇幅,以后我们有机会再详细讨论,有兴趣的朋友可以找找相关的分析文章。 

当前那些“重要且紧急”的事务不做么?当然会做,不过那些事会自己挤到清单里的,它来的时候再做就行了。担心的同学们,放轻松吧,很多事不做也不会死人的。大家可以认真想一想,这世界上真的有那么多非要你亲自处理的“重要且紧急”的事务吗? 

所以这一节总结下来就是:

要做某件事之前,先想想它属于哪个象限,“重要”的事务都可以处理,“不重要”的事务,无论是否紧急,都可以不用理。 

OK,上面就是为事务划分优先级的方法,方法非常简单,但做起来也是要花些时间和精力的,要注意的点也不少,真要延展开来,恐怕又要写一个系列。限于篇幅,今天先说这么多吧。 

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写到这里发现篇幅太长,干脆分成上下两篇好了(我是不是有些话痨……),下一篇我们接着讨论拖延症的问题。


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什么样的工作才算好工作?(下)

 

上篇咱们聊到选择工作要注意的三点:收入、汇报路线和掌握资源。这个原则适用于进取型的同学,他们的特点是认为“生活是为了工作”,而另外还有一些同学,他们更偏重生活和家庭,认为“工作是为了生活”,可以称之为安逸型。这两类人没有高低对错之分,只是价值观不同而已。而且,同一个人在不同的时期三观也会发生变化,许多进取型的同学在结婚生子年纪渐长之后,都会变成安逸型的。所以我们今天聊聊,追求安逸的工作选择标准。

对于那些要分出很大精力照顾家庭的人、希望有充分的业余时间享受生活的人、追求工作与生活平衡的人、因为不可抗力不得不放弃事业但又需要工作的人……来说,在选择工作的时候,沿用自古流传下来的原则就可以,那就是:

钱多、事少、离家近

很多人认为这是好吃懒做的标志,但其实这几个都是中性词,具体怎么理解全看各人的角度。其实真的去尝试过才知道,为求得一份如此安逸的工作要付出多少努力(体制内、X二代除外),至少这是目前我在职业生涯中的追求。

钱多

这不是推崇拜金主义,而是尊重一个基本的事实:赚的钱够多才能让你更好的照顾家庭、享受生活。

即便是追求安逸的同学,也是有需求和欲望的,而对于我等凡人来说,需求和欲望是会逐步提升的。享受生活的,刚开始或许一支可乐就能满足,到后来,也许就爱上价比黄金的红酒了;心系家庭的,刚开始只想给家人一个温暖的小窝,但后来会发现,只有别墅才能让每个人都更开心……所以无论对谁来说,钱都是不嫌少的。

视金钱如粪土的同学,认真观察和接触一下身边的人就能明白了。穷游不是为了追求精神满足,而是因为穷还想旅游;租房也不是因为更灵活,就是因为付不起首付;买了烂车也不是因为“代步而已”,就是因为买不起好的。如果自己赚的钱够多,谁特么还用得着找这些借口?

对追求安逸的同学来说,虽然不需要偏执的去追求数额,但拥有一份收入足够满足需求的工作,实在是必须的。坦白讲,无论是对进取型还是安逸型的同学来说,最终目的不是为了追求收入,而是为了“拥有更多选择权”。要知道很多时候,往往要有了钱才有选择权,没钱只能一辈子在海边钓鱼。

事少

当前市场竞争这么激烈,大多数组织都不可能养吃闲饭的人,所以今天我们在这里说的事少,是说尽量去找那些工作附加值高的职位,避免去做很多“领导安排的其它工作”。

怎样能看做附加值高呢?其实一开始,只要能够让我们专注于某个领域就够了。比如做销售的,只管签单,不用负责售后;做研发的,只管做研发,不用负责跑单;即便是复合型职位,比如项目经理,也只管做好项目就行了,不用去管接洽客户和催尾款。类似这样的职位,大概就能划为“事少”的那一类(所以对于那些注明了“完成领导安排的其它工作”的职位都要留个心眼)。

事少的工作能让我们更专注于某个领域,对自己的技能提升是非常明显的,久而久之,我们会变得越来越专业,能做的工作也会越来越有含金量,未来的发展前景就不用担心了。反之,就会一直徘徊在低附加值的工作范围内,得不到提升和重用,长此以往,收入也会相对降低,终有一天会被淘汰。

有人或许认为“钱多”和“事少”两个要素是冲突的,但其实不仅不冲突,还可以把它们可以看作是一体的。一份附加值高的工作,薪水自然不会低,而组织给了你很高的薪水,也不会无端让你去做杂事,不然就太浪费了。

所以只要我们能想办法提升专业水平,达到一定的职业水准,比如成为行业大牛或某项领域的专家,成为一个在组织内部无法被替代的人,就可以同时满足这两条了。否则,公司看到你这个做销售的不出业绩,也别怪公司让你去负责客户售后和催尾款之类的杂活了,收入也不可能得到提高。

离家近

每个人对远近的概念不同,我觉得上下班时间单程超过半个小时就难以忍受了,但常年在帝都魔都的同学们,每天花两三个小时挤地铁/堵车是家常便饭吧,所以这个远近大家按自己的实际情况把握,原则上当然是越近越好。想想每天走路上下班是一件多么惬意的事情吧。

离家近的好处主要是能够把时间和精力节省下来,去做自己喜欢做的任何事。辛苦工作一天,能够更早更快的回家,对于生活品质的提升是非常大的。对于这一点,我想,追求安逸的同学们应该是非常认同的,估计大家会把它排在第一优先级吧。不过还是要把握好程度,在我看来,优先级还应该是钱多>事少>离家近,单纯为了离家近结果找了一份烂工作也是很痛苦的。

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以上就是另一套选择工作的参考原则,建议大家还是先按照《跳槽?先想好你的需求》里面的方法,分析自己的需求,再根据需求进行选择。如果实在很懒,再参考这个系列中介绍的两套原则。另外,每个人情况都不同,这些原则仅供参考,千万别生搬硬套哦。

最后,祝大家工作顺利喽~


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跳槽?先想好你的需求

 

最近几天,周围已经有3个人问过我offer究竟要怎么选的问题了。当时我都给了他们具体的建议,今天在这里想跟大家聊一聊在跳槽过程中,面临不同offer时的选择问题,给面临这类苦恼的同学们一个参考思路。

 

简单的说,对于跳槽中的犹豫,我建议的参考原则是(一句废话):按自身需求的紧迫程度进行选择。

跳过的朋友们都知道,跳槽这个事是很折腾的。想跳槽,究其原因是自己的某个或某些需求没得到满足。这些需求有些是紧迫的,有些没那么紧迫。紧迫的需求理所当然是要优先满足的,但我发现很多人不太会剖析自己的需求,更不用说分辨需求的紧迫性了。

那要怎么做呢?可以参考马斯洛需求理论


先说说发现自己的需求。很多人会说:“就是因为做得不开心呀。”这是句典型的废话,做得开心谁愿意换来换去的呀。但不开心的原因有很多,大部分是因为钱少,还有老板是SB、同事是SB、客户是SB等不一而足。再根据需求分析的经验,凡是一张口就能说出来的需求,必然是假的,所以我们得继续往深了挖掘,直到找到那个最本质的原因。这个挖掘自身需求的过程是个不断问自己为什么的过程,也是个让自己能勇敢的坦然面对自己内心的过程。

举个例子就很容易明白了。

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钱少。养不起老婆了。

换个省钱的老婆行不行?

想,但换不了。

如果跳槽了还是这么少钱会怎么样?

一家人饿死。

好吧,这是生理上的需求,最紧迫。

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钱少。老婆天天打我。

好吧,这是安全上的需求,是第二级。

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钱少。老婆要跟人跑路。

OK,这属于情感和归属的需求,第三级。

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钱少。老婆看不起我。

嗯嗯,你这是尊重的需求,第四级。

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钱少。少到没法让老婆成为首富夫人。

你。。。这是自我实现的需求,第五级。

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大家看,同一个跳槽的理由在不同人那里是有不同的原因的。这个原因还可以接着继续挖,直到面对自己最丑陋的内心深处,大家可以试试自己究竟能挖到什么程度。顺便说一句,这其实是不错的自我心理治疗,值得没事就做做。

接下来是需求响应环节。大家之所以纠结offer的问题,无非是有很多原因缠在一起,分不清楚孰轻孰重而已。按照上面的方法,列个单子,把自己希望能够被满足的需求写下来,然后再把offer所能提供的好处,也就是满足了哪方面的需求做一个对比,就很容易做出选择了。

比如,你跳槽的原因有两个,第一个是缺钱(很穷那种),第二个是不喜欢现在的工作内容。这时有两个offer可以选择,A薪水很高但干的仍然不是喜欢的工作,B薪水一样但却是梦寐以求的工作。从理性上讲,应该选择A工作,因为第一个需求是生理需求,要优先满足,B工作满足的是第二个,自我实现的需求,这个其实可以等一等。从经验上来看,这样的选择也是合理的,生存的压力始终比生命的尊严重要,而理想最容易实现的时候,恰恰是衣食无忧的时候。

当然这种极端的情况很少,更多的是看哪个offer能满足自己最迫切的需求,或者哪个offer满足的需求最多。

再举个不那么极端的例子。你跳槽的理由有2个,第一个是学不到新的东西,第二个是上司是SB。选择有两个,A是留任,B工作收入与现在差不多,公司名气比现在大很多,工作内容与现在差不多,级别甚至略低一些。该怎么选?

经过上面的练习,我们现在已经知道,渴望学习和自我成长通常属于自我实现的需求,认为上司是SB通常是因为上司不重视自己的意见,属于尊重的需求,在这个例子里应该优先被满足。再来分析B工作,工作收入与现在差不多,可以忽略;公司名气可以满足自我实现的需求,但你没有这种需求;工作内容与现在差不多,也同样学不到新的东西,忽略;级别甚至略低一些,破坏了安全上的需求,即工作职位的保障,减分;上司呢?短短的面试显然无法知道未来的上司是不是SB,可以认为尊重的需求未被满足。综上所述,考虑到跳槽的机会成本,最理智的选择是留任,B工作可以让它负分滚粗。

如果不同需求在同一个层级,手头的offer都只能满足其中一个怎么办?

两个办法,一是参考自己的价值观,大家跟我一起唱:“一边是友情一边是爱情,左右都不是,为难了自己~”;还有一个终极办法,是随机选择,猜硬币或是抓阄都行。先不要吐槽,生活和工作本来就有很多随机因素,而且越是高级的需求越随机,鬼知道你到下一个公司能不能实现自我价值啊?大把人在经过了精心选择之后发现新工作与想象中的大相径庭呢。所以再多一个随机因素又有什么关系呢?怎么选都差不多,所以管它呢,看命吧。来来来,一起唱:“let it go~~ let it go~~”

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好了,以上就是提供给跳槽人群的一个思路。话说回来,跳槽还是要慎重,年纪越大,机会成本越高。当然,遇到好的机会,也不要放过。最后,祝大家跳得开心喽~


简单7步搞定年终总结

第1步:找到去年的年终总结




第2步:打开文件,找到这个功能




第3步:按下图设置,出现弹出框就说明成功了(看仔细参数,与第4步的参数不能搞错哦~)







第4步:再次点击这个功能



第5步:同第3步差不多,但参数不同,要注意哦~






第6步:按正常方式保存文件





第7步,也是最后一步:更改文件名





OK,现在就搞定2014年的总结啦,很简单吧,赶快拿起鼠标试试吧。

注意:本方法仅适用部分人群,请自行鉴别。


如何美化方案--轻松出方案系列

想想看甲方一天到晚要看多少方案,作为一个方案作者,起码要把自己的方案打扮漂亮一点,让甲方有看下去的欲望吧。毕竟这是一个看脸的时代啊。


之前我写过一篇论述漂亮的PPT成本过高的文章,但如果反过来,一份方案内容很好,却完全不漂亮呢?这个时候,似乎只能看甲方的审美水平和心情了。这种碰运气的事,我们还是尽量避免的好。一份方案的提交就如同一次面试或是一次营销攻坚。试想我们去面试的时候,或是去跟客户面对面交流的时候,就算不是盛装出席,起码也要保证着装得体,干干净净吧。所以,为了保证方案能够让读者产生兴趣,美化方案就成了一件不得不做的事。

我们这里所提到的美化,是指狭义上的版式设计。通常一般性的商业方案不需要我们做过多的字体设计或图像编辑,一是没有必要,二是性价比的原因,具体的论述可以参考我之前的那篇关于PPT成本的文章。所以大家完全不必担心自己没有艺术天分,从某种程度上说,方案的美化是个体力活,只要掌握好方法,埋头苦干就行了。

方案中常出现的元素无非是颜色、形状、文字、图像这4种,而对于我们初学者来说,只要能掌握好对齐、对比、重复、聚合这4条规则,能够根据自己的意图将页面中的元素按照规则进行排练组合,基本就能做出一份看上去还不错的方案了。



从这个角度来讲,word应该在美方面简单很多,毕竟是以文字为主,只要把标题、正文和偶尔出现的图表排列整齐,就差不到哪儿去。但经验告诉我们,word的排版功能是相当反人类的,要掌握好可不是简单的事。相对而言,PPT方案似乎在当下出现的频率会高一些。毕竟现在是所谓的读图时代嘛,有啥事你要是不弄个PPT都不好意思跟人讲。不过PPT的美化工作也比较复杂,更能看出方案作者的功底。本文的例子和思路也以PPT为主。

以上这4条规则许多书中都有更精确的论述以及案例可供参考,它们的使用方式也是相当灵活和多变的。鉴于篇幅原因,这篇文章就不再详细论述,只做个简单介绍。以后有时间,我们可以一条一条的讨论。


对齐


这个不解释了,各种对齐方式根据情况使用,但无论选择什么方式,建议每两个以上的元素之间都要有一种对齐的标准。除了对齐选项外,powerpoint中的“网格与参考线”选项也是非常有用的。PS.强迫症似乎不用担心对齐的问题。

对比

有时候我们需要刻意制造某种差异以引起读者的注意,这就需要用到对比的方法。对比通常用于同一类元素之间。比如在一段文字中,为了强调重点,我们可以选择将某一句话的字号放大,或更改颜色、字体等。

重复

它在方案中的作用,可以看作是“让读者自行归纳”,这样我们可以省下一些力气,并制造出一种统一的风格(实际上,某些教程是直接将这条规则称之为“统一”的)。最简单的例子就是PPT模版,模版上的元素在每一页重复,用来提醒读者他看的是同一份PPT。又比如,我们可以将某一类内容从头到尾都使用同一种表现方式(比如同一颜色),好让读者知道他们是同一类的。

聚合

也可以看作是归纳的一种。我们需要将同一类型或相近内容的元素在位置上更近,这样读者会知道他们是“具有相近性”的。在页面元素多的时候,这一条尤其重要。比如在word文档中,我们总是要设置段间距,并且总是在不同的章节之间留出大的空隙,就是这个道理。


简单解释完这4条规则,我们再用上面那个图简单说明一下:



虽然这个例子举的一般,但应该够初学的同学们大致了解一下相关的概念了。余下的就是朝这个方向努力,加强自己的业务水平啦。


那么如何才能加强我们美化方案的能力呢?在我看来,大概可以从这几个方面入手:

软件操作

工欲善其事必先利其器,对各类办公软件的熟练操作是制作方案的基础。先装上Office或者iWork,然后拼命看帮助文档吧。把所有的功能都试用一遍,体会一下效果,做到对常用的功能特性都熟悉。不用去买什么《XX天精通XX》之类的烂书,软件自带的帮助文档已经足够大家学习了。脱离了初级阶段的同学,可能还要继续学习latex、PS这些工具来提高日常工作的效率或质量,学习的方式也是一样的。

设计理论

如果单论PPT设计的话,现在市面上各种教程满天飞,如果各位同学确实没有什么审美基础,不妨找一两本评价好的来参考。不过等过了初级阶段,还是建议希望继续提高的同学们,开始认真学习平面设计理论和美学相关的知识,向更高阶的领域进发。

实操练习

光说不练假把式,看十遍也不如做一遍。这道理大家都懂,我就不多说了。练习的时候,可以先循规蹈矩的开始,比如,练习功能操作,就在闲暇的时候试试手绘图形。再比如,每做一页PPT,就仔细想想有没有遵守那4条最基本的设计原则。待养成习惯,成为熟练工之后,就可以考虑是不是变变设计风格,或者尝试打破设计原则,做一些突破了。

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OK,以上就是一些简单的关于方案美化方面的事情,这部分其实有许多可讲的,目前最火爆PPT设计教程通常也偏重这一块,有时间的同学们可以找这些教程来一边学习一边练习,会很快得到提高的。

最后要强调的是,外观和内容并不冲突,一份优秀的方案需要兼顾这两点。如果觉得需要做出取舍,我建议还是调整一下工作计划,尽量做到两者的平衡。


如何搜集信息--轻松出方案系列

信息是组成方案的基本元素,是我们想要传递出去的东西,凡是能够影响方案观感的都可以称为信息。

信息不仅仅是文字,信息的丰富性和多样性能够从不同的角度以不同的方式刺激读者,让读者真正了解我们的观点和意图。一份好的方案,特别是以PPT方式呈现的时候,图片、文案、文字风格、设计风格、推理过程甚至声音都是信息。 

搜集到足够的信息是方案撰写过程中非常重要的工作。我见过许多方案(包括我自己的),由于受制于有限的信息量,导致难以构建严密的逻辑和有份量的论据,这样的方案会让人感觉说服力欠缺或思路没有连续性,降低了方案的品质,非常可惜。 

搜集信息通常有4个步骤:

  1. 确定自己需要的信息

  2. 以各种方式搜索信息

  3. 筛选已搜集到的信息

  4. 保存和维护信息


1.  确定自己需要的信息

如果已经确定了观点,那就简单了,我们只要根据观点的方向找寻相关的信息就可以。比如我们的观点是“A产品能帮助B行业提高生产能力”,我们就需要找到“所有与A产品相关的信息”、“尽量多的B行业的背景信息”、“关于B行业生产力的所有信息”、“A产品和B行业的关联信息”等等。

而如果还没有确定观点,那我们只能先寻找与主题相关的信息,根据这些信息推导出一个观点,再根据这个观点继续搜集相关的信息,不断的修正观点和完善信息。

在信息的相关性方面,通常可以根据篇幅或用途确定一个大致的范围。比如这篇文章,计划是“短文,面向的读者是菜鸟文案工作者”,因此用我脑袋里的信息就够了,而如果我希望将它扩展成面向资深文案工作者的长篇大论,那就必须要找到更多的、更加深入的资料才行。在日常工作中,我建议如果有时间的话,最好还是从比规划中更大一些的范围搜集信息,这样就不至于在写作的时候捉襟见肘。


2.  以各种方式搜索信息

获取信息的渠道通常有:

互联网:目前已经成为人类获取信息的最主要的渠道。我们可以从与方案主题相关的专业网站、论坛等地方获取足够多的信息。一些综合性的论坛或问答网站也不错,这种鱼龙混杂的地方常常会有一些神人出没(比如知乎)。

公司内部:商业方案当然需要公司本身的各种资料。

其他人:朋友和同事会有一些没有公开的信息,所以在写东西之前,多问问身边的人是个很好的选择。

专业文献:有些非常专业的主题可能需要查阅一些未公开的专业文献,这方面各位同学应该都有自己的渠道(比如专业图书馆、知网、一些校内网)。

最轻松的信息搜集方式莫过于日常累积。平时上网的时候、跟人聊天的时候、开各种会议的时候,遇到可能用得到的信息就记录下来,有时间就整理,这样不仅能巩固和扩展自身的知识体系,在需要信息的时候也不会抓瞎。

如果常常需要临时搜索信息的话,我建议各位抽一点点时间来学习一些搜索引擎的使用技巧,这些技巧能大大提升我们搜索信息的效率,百度和google都有这类技巧的官方教程。


3.  筛选已搜集到的信息

通常在做完上一步后,会有非常多的信息摆在我们面前,这时候问题就不是信息太少,而是太多了,所以我们必须要对已有的信息进行整理和筛选,留下对我们真正有用的。信息的筛选可以根据两个原则进行,一是信息的真假,二是信息的相关度。

信息的真假:在商业方案中,一条虚假的信息不仅会产生致命的漏洞,还有可能毁掉一个项目。真假的判别除了运用常识以外,多个信息的交叉对比也是非常有用的,不过这个会比较费精力。仅从完成工作的层面考虑,权威信息(比如政府、行业协会、知名公司等)发布的信息是可以采用的,大众认可的信息也可以作为重要参考,而从互联网新闻摘取的信息就见仁见智了,大家使用这些信息的时候留个心眼。

信息的相关度:在搜索信息的时候,我们应该尽量多的保留搜索结果,但在筛选信息的时候,我们必须勇于放弃,保留尽量少的信息。如果我们试图把所有的信息都放到方案里,就会产生信息过载和干扰,读者会难以接收到我们最想传达的信息。当然,那些没有用到的信息并非没有价值,我们完全可以将它们保存起来,留待以后再用。记得某次做一份方案,由于主题并不熟悉,我花了将近3天的时间专门搜集各类的信息,一开始也是巴不得把所有的信息都展示出来,但经过许多个版本的打磨,到最后方案定稿的时候,用到的信息只是当初搜集到的十分之一。


4.  保存和维护信息

我建议大家一定要有一个属于自己的信息库,这个库里可以存放我们搜集到的所有信息,并且定期维护。这样的信息库会随着时间的增加越来越完善,甚至在日常的工作中,只查看这个信息库就足以应付大多数问题了。

信息库的形式因人而异,有人喜欢弄个专用的文件夹,有人喜欢用各种记事本,但无论选择什么形式的信息库,以下这些选择的标准是可以参考的。

集中:我想你也一定受够了电脑的搜索功能了吧,所以一个能统一放置各种格式信息的信息库是非常重要的,起码在需要的时候,我们知道无论是文字、图片还是视频,它一定会在那里。

同步:鉴于目前移动办公的需求大增,一个能在各个平台同步内容的信息载体是非常重要的。

分享:有时候你需要将信息给别人,所以这个信息库最好有分享内容的功能(所以大家还是不要考虑剪报了吧)。

便于维护:这个信息库必须能够方便的添加、删除、分类、合并各种各样的信息。一个充满了乱七八糟的过时信息的信息库是毫无意义的,信息库必须定期维护,让它保持信息的丰富性和内容的更新,这需要花掉不少时间,不过相对于日后节省的时间,是很划算的。

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在日常工作中,信息的搜集是贯穿始终的,即使在撰写过程中,我们也常常会不断补充信息,所以应该说,信息的搜集、观点的提炼和逻辑的构建是个互相影响,持续完善的过程。这几个环节的顺序也常常需要根据实际情况进行调整。

下一篇,我们会讨论如何构建方案的逻辑。


如何提炼观点--轻松出方案系列

接上次的话题,我们从这篇开始详细讨论如何才能让方案具备之前讲到的五个特征。

要知道一份好方案,必然有一个能够打动人的观点,而这个观点,并非胡思乱想得来的,而是靠深入的思考和合理的分析。

观点,就是我们对某件事的态度和立场,是思考的结论。

观点的形成有时候是有意为之,比如通过思考和分析,我们可以就某件事得出一个结论,这种方式形成的观点,是理性的。有时候观点的形成是无意识的,比如别人告诉我们一件事,我们会下意识的得出一个结论,这种观点的形成是通过以往的经验、自己的三观,由大脑在一瞬间推导得出的,可以认为是感性的。

为什么要有观点

打个比方,一堆人凑在一起闲聊,是典型的无方向无目的无意义的行为,是一种打发时间的手段,但随着聊天的进行,话题开始慢慢聚集,大家逐渐开始就某件事发表各自的看法,这时候,就有了观点的表达、碰撞和改变,这次闲聊就变成了“交流”,成为了一种有方向有目的有意义的行为。在日常生活中,我们常常会碰到一些人,这些人在对话的时候只描述零碎的事实,既没有表达明确的观点,也没有将描述的事实进行有意义的排列和组合,跟这种人聊天,实在是相当无趣的一件事。好在那只是闲聊,如果是做方案,可就由不得我们这么任性了。无论是一个方案还是一篇文章(散文诗歌不算),必须拥有明确的观点,这样读者才会知道作者究竟想要表达什么,观点是我们想要传达给读者的最重要的信息。观点代表了我们的态度和立场,能够影响读者最终的认知,这也是我们撰写一份方案的最终目的。

如何提炼观点

至于如何提炼观点,其实很简单,就是思考。下笔之前先考虑清楚,理清自己的思路,最终推理出一个结论,这个结论,就是我们的观点。常写东西的朋友们可能会有这种经验,如果一件事情已经在脑袋里想的很通透的时候,我们会很明确的知道到底要告诉读者什么事情,这时候往往下笔如有神,如果没想清楚,就会写的磕磕绊绊,写完了也不满意。

理清思路说着简单,做起来却没那么容易,特别是遇到一些复杂工作的时候,常常是想破了脑袋也想不清楚。这个时候,我们就需要一些思考工具的辅助,这类的工具不少,大家如果常看思维模式方面的书籍,肯定知道一大堆,不过为了简便,今天用思维导图来举例说明。它能够让我们看清自己思考的路线,也能让我们察觉到逻辑上的漏洞。做导图用电脑或纸笔可以,看各人习惯。

我们在确定观点的时候,通常有两种情形,一种是已经有了一个观点(通常是领导交代的),我们只需要将其完善即可。这种情况我们的任务主要是验证观点,使用自上而下的方式思考。另一种情形是目前没有任何观点,需要自己寻找。这种情况我们需要推导观点,使用自下而上的方式思考。下面我们用简单的案例来说明。 

验证观点

很多时候,我们已经有了一个观点,只是想验证观点正确与否,还有一些情况,我们可能需要知道有哪些论据支持我们的观点,有哪些不支持,这时候就需要用这种方法了。步骤是先写出一个观点,然后将与这个观点相关的信息都写上,看看这些论据是否能够支持最初的观点,如果不可以,要想办法补充论据或者修正观点。在不断的补充论据和修正观点之后,就可以知道这个观点是不是站得住脚,是不是我们最终的选择。



需要注意的是,有时候我们可以找到许多论据支持我们的观点,但最终在表达的时候,要选择最有力的那些,形成完整的逻辑链条,勇敢放弃那些模糊的、没有说服力的论据,以免节外生枝。

推导观点

步骤是先把自己关于某件事情能想到的都写上(就是自己做个头脑风暴),然后整理,最终根据这些线索得出一个结论。比如我们想论证一个项目是否可行,那么首先要把验证一个项目是否可行的关键点罗列出来,然后注明实际情况,得出某个关键条件是否满足的结论,再根据这些关键条件的满足情况得出项目究竟是否可行的结论。在做这种导图的时候,首先要搜集到足够的信息,信息的搜集我们以后会讲到。



推导观点并不容易,如果一些思维工具帮不到你,也可以尝试一下自由写作的方法。就是不再去考虑自己究竟想要表达什么,打开word就开始写,想到哪儿写到哪儿,通常写着写着,你就会发现自己的想法和思路(很多时候我们会发现自己真实的想法与最初的想法相差甚远)。

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通过以上两种方式,我们基本就可以确定观点了。方法并不难,难的是将这种思维模式固化,养成这种思考习惯之后,在没有工具的辅助下,我们也可以轻松的理清思路,找出自己的观点。要做到这点,一是深入思考,而是勤加练习,没有其它取巧的办法。

如何表达观点

许多人以为,把自己的观点挂到PPT的首页或者作为word的标题就OK了,但问题是,读者不会仅仅因为一句话就认同某个观点。读者会认同一个观点是因为这个方案或文章带来的整体感受,因此我们才需要逻辑论证,需要咬文嚼字,需要把方案打扮得漂漂亮亮的。观点的表达是个系统工程,提炼观点只是设计整个方案的第一步,有了它,我们后续的工作才能顺利的围绕它来开展。

在商务场合中,我们倾向于将观点明确的表达出来,这样效率最高,沟通成本最低。不过也有一些特殊情况,我们无法明确的表达观点,比如一份工作汇报或是一份会议纪要,不过如果有需要,我们其实还可以选择用隐含的方式来表达,即让读者根据事实自己推导出结论,这种表达方式的效果非常好,因为相对于硬塞过来的结论来说,人们会更加认同自己得出的结论(虽然这个过程是由我们诱导或暗示的)。这种方式在电影小说等文艺作品中几乎是必须的,导演或作家不会一开始就告诉你“这个作品是要让大家明白XXXX的道理”,他们的观点都隐含在作品中,等待我们自己去思考和发掘。但这种表达方式的风险也是较高的,一个是因为每个人的理解能力和理解方式不同(一千个人有一千个哈姆雷特),另一个是因为会提高沟通成本(你不可能在年终总结的时候把一年的周报发给领导让他自己去推导结论吧),因此在使用这种表达方式的时候,需要慎重考虑。


关于观点的一些争议

观点是否要有噱头呢?

一个耸人听闻的观点或者能帮你吸引到注意力,但同时也具有极大的风险。特别是在商务场合,我们的目的是要让所有人都明白我们要表达的东西,所以选择一个大众容易接受的观点会让事情更顺利,至于吸引注意力的工作,完全可以放到文案撰写那一步去解决。不过,一个新鲜的观点总是会让人眼前一亮的,有时候这个风险值得去冒,而让你的观点与众不同的秘诀在于,尽可能多的了解受众,让思维更广阔,就更容易想到一些天马行空但又合情合理的观点。

是否必须先亮明观点呢?

对于商务方案来说,通常我们会按照结论先行的方式进行方案的设计,在实际工作中也证明这确实是极为有效的,不仅可以提高沟通的效率,而且能够造成先入为主的印象,引导读者按照我们的方式进行思考。不过在某些情形下,把结论放到最后似乎是一个更好的选项,比如一些发布会或是一些现场演示。为了造成一种戏剧效果,我们可以按照“讲故事”的方式,把结论放在最后一刻揭晓,以此来造成更加震撼的效果,加深参与者的印象。

是否必须保证观点的正确性?

如果是科学论证,当然!但大多数时候,我们的观点是主观的、存在争议的,所以我们只能尽力去证明它的正确性。但如果明知是错误的观点,我们是否还应该坚持?这个问题看起来荒谬,却时时在上演。很多时候,人们的目的决定了行为,因此我们可以看到各路人马纷纷登场,从拍砖到党争,着实热闹。而更可悲的是,在这个人人都可发声的时代,似乎没有人关心正确与否的问题,人们在意的只是你究竟有没有观点,你到底是哪个队的?面对这样子的现状,只能follow your heart了。

【湿货】为什么PPT都那么丑?


前段时间有朋友问“为什么平时见到的PPT都那么丑啊?”

确实,很多PPT都不太好看,原因一是因为powerpoint的普及,导致基数大,自然就有许多粗糙的PPT,甚至很多所谓的PPT教程的审美也令人发指。另一个更重要的原因是因为PPT基本都是作为工作文件来用的,这就导致商业组织不得不考虑成本和收益。而一份PPT越是漂亮,成本越高。这意味着对一般的商业组织来说,是没有能力一直出品“漂亮”PPT的,因此除非是发布会或PPT本身就是商品这样的特殊情况情况,大多数工作PPT都停留在了“勉强能看”的水准。

实际上,除了成本高,PPT的收益也随着完美程度呈递减趋势,最终造成商业组织无法承受这种成本压力而放弃制作漂亮的PPT。下面我们先讨论一下PPT的成本问题。

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一、PPT的成本

PPT的成本可以简单归纳为三部分,分别是沟通成本、传播成本和制作成本。 

沟通成本

PPT本质上是一个沟通工具,目的是将某个观点传达给受众。比如你想卖东西给客户,想拉投资,想向客户解释你的方案,都是为了将你的观点传达给受众并期待最终达成目的。

既然是沟通工具,那它必然要包含用于沟通的内容。有一些PPT看起来很漂亮,却没有任何实质内容,纯粹是为了炫技而存在,作为一个有商业目标的组织,是不会允许这种情况出现的。

另一个是通用性的要求。作为工作文件,一个重要的特性是能够让任何人都毫无障碍的使用。在这样的要求下,有时候我们就必须抛弃那些个性化的,自认为很酷的设计,转而追求实用主义。举个极端的例子,我们做了一个超屌的PPT,除了乔帮主之外没人能理解里面所包含的伟大思想。那么请问,谁来使用这个PPT呢?我们又能把它给谁?

还有歧义,我见过不少为了过度追求简约漂亮而导致歧义增加最终造成沟通成本上升的例子。许多人受各种发布会和PPT教程的影响,喜欢字少的PPT。诚然,使用图、表和数字来代替文字有利于视觉聚焦和显示高big,但迄今为止,文字仍然是人类表述观点最精确的方式。我们可以很用力的把PPT做成一件艺术品,但别忘了,一千个人有一千个哈姆雷特。比如下面这一页,如果不配合演讲,你知道它想表达什么吗?



由于受众的差异,所以在做PPT的时候我们必须假设歧义的存在。



把漂亮但表达不清的鸡汤PPT发给别人,最可能出现的情况是,它被放进了名为“值得收藏的PPT”的文件夹,直到清理硬盘之前,再也没有被打开过。

 

传播成本

啊!我们的PPT是如此华丽,一切都应该是和它相配的。我们无法容忍它在客户那狭小的17寸山寨显示器上显示,更不能通过偏色的投影仪放映在并不洁白的墙壁上。为了让炫目的效果完美呈现,回头记得买一个超级显示器和超级投影仪和超级幕布给客户送去!

还有,一场伟大的演讲才能配得上这份PPT,去找一个最好的演讲者来,不用在意价格,如果找不到,就让老板赶紧练习!


制作成本

漂亮的PPT的制作需要更多专业人员的参与,而人力成本却一直在飚升。另外,制作一份漂亮的PPT所要花费的时间往往数倍于普通PPT,在市场压力下,这个时间成本和机会成本会非常刺眼。最后,为了保证视觉效果,PPT上几乎所有的元素都需要购买版权或自己花时间和精力去制作。这些制作成本加起来,会让大多数并不那么土豪的公司难以承受。

那些发布会使用的幻灯片,你真以为那只是个用powerpoint做出来的PPT而已?PPT只不过是它的皮,骨子里,那是一堆平面设计师、产品经理、市场人员、品牌传播专家、演讲专家以及老板商讨了许久,然后用各种专业工具制作出来的产物。

 

现在,我们知道做一份漂亮的PPT要多少成本了。一份专业的PPT成本高的吓人,许多公司压根没什么余粮来养活一群专业的人来制作专业的PPT。不过对于商业组织来说,只要收益能够保证,没有什么事是不能做的,那么问题就来了,漂亮PPT的收益究竟漂不漂亮呢?

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二、PPT的收益

PPT使用最多的场合是前期商务活动,这部分的收益主要体现在以下几个方面。

 

提升印象

通常认为,一份漂亮的PPT能够提升组织在受众心中的形象,但从经验来看,这种提升相当有限。

在商务活动中,印象分除了PPT漂亮与否,客户还会观察对方的社会地位、脸、职位、穿着、名片、谈吐等等,这些因素综合起来,才是我们所说的“第一印象”,这种印象奠定了整体认知的基础,并在后期会随着接触的逐渐深入而强化和放大,而且往往由于某个因素的失控,就会使整体印象大打折扣。

所以就算每一个从我们手里出去的PPT都做得很NB,但我们却难以控制其它影响印象的因素(比如一个很烂的销售)。花费大量的成本却只是换来客户感性认知的不降低,这不太划算(何况商业交易仍是由理性主导的)。最省钱的办法是,只要保证PPT符合公司的定位,不成为短板就够了。

 

完成信息传递的任务

上篇文章我们就提到了PPT作为沟通工具的重要性。大多数时候,你的PPT会被不同的人拿去对不同的人讲。出于组织形象的考虑,我们完全有必要将一份PPT做的更漂亮些,但有一条底线,就是不能影响理解(追求形象而影响理解的例子上一篇也提过)。这个PPT的使用人群是如此之多,每个人的理解能力、演讲能力、理解能力都不同,那就更应该将传递信息的任务放在首位。在做PPT的时候,我们必须假设,即使没有演讲人,客户也能看得懂这个PPT,并精确的接收到你所想要表达的观点。不过通常影响理解的不会是PPT的美观度,而是内容,所以作为众多信息传递手段的一种,一份PPT即便不那么漂亮,只要逻辑清晰,字句通顺,便已够用。

 

促成交易

一个商业交易的成功涉及非常多的因素(否则也不会有那么多营销方面的书籍了)。在成交之前,交易双方需要经过长时间细致的信息交换和沟通,客户会关注交付物的价格、属性、功能、外观等等,也会关注与交付物相关的信息如供应商实力、售后服务、交付方式等等。所有这些信息都可以通过PPT呈现给客户,但交易是否成立却与PPT关联不大。换句话说,最终决定客户会不会付钱、会付多少钱的,永远是最终的交付物,但这个交付物,并不是我们费尽心力做出的PPT。

是的,漂亮的PPT会有很多加分,但这通常会被客户认为是“供应商实力”的其中一种,即便再漂亮,也难以起在交易过程中起到决定性的作用。因此,如果想促成交易,请先做好产品,选对销售,然后才是PPT。


说到这里,大家可能已经发现了,PPT的收益是个很“虚”的东西。毫无疑问,一份专业的PPT可以给组织带来的收益是巨大的,但没人能说得清这些收益究竟值多少钱。

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三、成本的压力

对商业组织而言,让PPT更漂亮有两个问题,一个是性价比低,一个是持续投入高,它们本质上都是“成本问题”。


PPT性价比不高

对商业组织而言,重要的事情有很多,要管理营销、改进产品、保障后勤、年审报税……样样事务看起来都比弄一份漂亮的PPT重要的多,再加上PPT所带来的收益难以量化,这就使得组织没有更强的意愿对其进行督促和改进。

 

组织无法在有限的成本下一直维持高水准的PPT制作水平。

但即使组织真的非常看重PPT这部分的工作,也未必能够保证持续产出高水准的PPT。注意,这里的高水准不仅仅是“漂亮”。一个看重PPT的组织,必然对PPT的依赖性较高,但成本的压力却会随着依赖性的加强而变大,最终上升到组织所无法承受的地步。

让我们假设这样一种状况,一个组织,非常看重PPT,它专门招聘了几个人(成本)来负责这部分工作,给他们培训(成本!),让他们试错(成本!!),最终如愿以偿的产出了既有内容又漂亮的PPT,但接下来会发生什么呢?初期,来自PPT的收益提高使得组织的依赖性加强,工作量随之增加,以前的人员配置已经无法满足工作量的需要,这时候不得不进行部门的扩张(成本!!!),新人要适应要培训(成本!!!!),过段时间人员稳定些了,然后呢?老的人员由于资历和能力的提升,会要求升职和加薪(成本!!!!!),而得不到满足的那些人会跳槽,组织不得不招聘新的员工来补充(成本!!!!!!),这带来了生产力的不稳定,也意味着质量的不稳定,这意味着PPT工作性价比的进一步降低。

更有可能的情况是,随着PPT边际收益的降低,组织会开始认为如此费力的维持这样一个团队非常累,这时有两个选择,要么打发这些人去担任更多的事务,这样他们就无法专注于PPT的工作,要么开始控制成本,降低质量或者数量的要求,如此一来,不仅无法维持高水准,甚至连一开始的水准都达不到了。

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现在,大家应该知道为什么平时见到的PPT都那么丑了吧,对于企业来说,出品漂亮专业的PPT,非不愿也,实不能也。 

当然,这篇文章仅仅是为了回答“为什么工作用PPT都不怎么好看”这个问题而已,并不是为了抨击那些漂亮的PPT。制作一份精美的PPT,不但关乎自己工作能力的尊严,同时也表明自己是个有审美底线的人。但无可否认的是,如果为了追求美观而忽视内容,无论在什么场合,PPT都难当大任。

强调PPT的局限性,是提醒我们不能满足于现状,随便做些看似漂亮的PPT来糊弄别人,是提醒我们要想办法让那些从自己手里出去的PPT变得更有价值。这就要求我们必须让PPT拥有清晰的观点、无懈可击的逻辑、全面的信息量、扎实的文案以及漂亮的外观,否则就难以称之为一份专业的PPT,一个称职的PPTer。

【To be better】怎样才能不那么忙

时间管理不是万能的,它并不比一个聪明伶俐的(漂亮)女秘书更管用,不过起码还是可以让你轻松那么一点点的(而且是免费的)。

希望这篇文章能够帮助那些繁忙的职场人士改善工作状况。篇幅有限,只讲道理,不谈具体的技巧。对于那些懒于思考,非得别人喂饭的同学,我只能表示遗憾。另外,虽然这些内容也适用于生活场景,但我建议还是随意些吧,别让强迫症和偏执毁了充满不确定性的、丰富多彩的生活。


我开始接触时间管理大概是在07、08年前后,当时时间管理这个词还很时髦,刚刚开始伴随着移动互联网的风头流行起来。当时的我视时间管理为万能钥匙,也是GTD流派的忠实追随者。不过接下来的几年,随着工作经验和时间管理实践经验的累积,我开始逐渐正视时间管理,相关的理念、方法和工具也都发生了巨大的变化。最近两年,我甚至开始觉得,时间管理对大多数人来说实际上是个伪命题。越来越臃肿的列表和越来越复杂的流程只能让人们觉得自己把事情做的更好了,但实际结果却没有丝毫改观,甚至变得更糟,最终,时间管理在越来越鸡汤化的过程中,变成了有(diao)志(si)青年们的安慰剂。

其实说到底,时间管理不过是为了达成某个目的而采取的一种手段而已,但条条大路通罗马,对于个人而言,没有最好的手段,只有最适合的手段。如何设置清单、如何回顾、如何遵循事务处理流程……都只是“术”而已。既然觉得这些帮不到你,不如彻底抛开这些理论、方法、技巧和工具,忘记条条框框,仔细回想一下,你最初做时间管理的目的到底是什么呢?

对于我来说,一直驱使我实践时间管理(如果我现在做的还算是时间管理的话)的理由很简单,就是“懒”。

跟我相熟的人知道,我是非常懒的,能躺着就绝不站着(废话,因为我腰突啊!),能让别人代劳的我一定不做。有人说人类社会的发展就是因为“懒”,我深表同意。那么,为了能满足“懒”的需求,同时又要保证生活质量(其本质是让自己在未来能“懒”的更舒服),就必须想个法子,做最少的事,有最多的产出,即在更短的时间内做更多的能产生价值的事,简而言之,就是提高生产力。

弄明白了这一点,我才大彻大悟,于是后来几乎再也不看时间管理的相关文章了。同时我相信,这个终极目标也适用于大部分人,它才是时间管理的真谛啊同学们!于是在下根据多年的实践经验,为大家总结了提高生产力的方法。通常终极技能都是返璞归真的,所以这些方法也很简单,只有4条,分别是:

  • 过滤事务

  • 授权他人

  • 合理安排

  • 提高效率

几乎所有与时间管理相关的内容都在这里了,为了避免鸡汤的嫌疑,下面给出勺子。

 过滤掉那些没意义的事 

人的时间和精力是有限的,把有限的生命投入到无限的工作之中是最SB的行为,因为工作永远都做不完同时大部分工作都是毫无意义的(对此有异议的同学,请确认自己的工龄是否超过10年)。为了避免将宝贵的精力用到错误的地方,我们需要设置一个过滤器,用来筛选事务。这个过滤器是什么样子的?我也不知道,因为同一件事务对不同的人来说有不同的意义,大家根据自己的三观自行选择吧,不过前提是你得有基本的判断能力,也别太较真。

诚然,有时候在工作中,我们不得不做一些我们认为无意义的事,这时偷偷懒应付一下也是个无奈的选择,而如果有人挑刺,那最好审视一下你们之间的目标是否有差异,想办法解决这个问题比花精力认认真真做无聊的工作更有意义。

过滤事务并不是鼓励大家逃避工作或者偷懒,而是为了形成一个职业发展的良性循环。如果可以将时间和精力集中到有价值的工作上,就有机会把相对重要的事情做好,后续就会有更多的资本和能力去挑战更具含金量的工作,长此以往,人的价值才能逐步体现,回报也会越来越高。如果任由自己淹没在一大堆不知所谓的事务中,最后只能伴随着这些工作平庸下去。

过滤是让我们不再瞎忙的第一步,也是最难的一步。有工作经验的人知道,即使有完美的沟通技巧和过硬的资历,在职场中拒绝别人仍然要冒巨大的风险。但如果不懂得拒绝,就只能永远当个“努力的员工”和“亲切的同事”了,所以,对许多老好人来说,这一步需要的不是技巧,而是勇气。

 有些事可以授权给别人做 

有时候,你不擅长或者无暇顾及某些事务,就要授权给别人去做。授权在这里指的是,将责任归属于你的事务,交给别人去做,你跟进结果。

授权并不一定都是上级安排工作给下属(当然大多数时候是),很多时间管理理论提到的“甩猴子”就是指平级之间的互相“授权”,这听着有点像推诿或扯皮,但不同的是,事务的确是在推进的,只不过是按照你的计划在推进。

挑选合适的授权对象是非常重要的。合适的人能做的更快更好,不合适的授权还不如自己搞定省心。这样问题就来了,有时候,你的能力是所有人当中最强的,所以要么忍受其他人的低效,要么就想办法帮助他人,让他人也能做的又快又好。我当然建议后者,大家好才是真的好,千万不要被那种教会徒弟饿死师傅的狭隘想法所束缚。

另一个难题是不愿授权,总得把大小事务都抓在自己手里才安心。有时我觉得这是种无能的表现,强将手下无弱兵,对于授权,你只需要做好跟进就足够了(GTD流程里那个“wait”和“review”就是干这个的),列个表,写上啥事让谁去干了,什么时候找那个人要结果,超简单的对不对?如果你无论如何也没法放心把事情交给别人做的话,一个选择是自己承受,别天天叫苦,另一个选择是去找个心理医生。

只要会授权,作为领导来讲,工作可能会困难会辛苦,却绝不会繁杂。总的来说,授权是一件可以让大家都变得更好的事情,为了能让其他人按照自己预定的方向和结果行动,你得勇敢的与同事沟通、帮助并欢迎周围的人变得更强、放手并鼓励他人去做、勇于承担最终的后果,因此,你需要的,不是别人给你的保证书,而是自信

 安排好要做的事 

有些事必须自己干,所以得学会安排自己的时间。这个是时间管理的重点内容,也有太多相应的方法了。有的提倡记录时间,找到自己最高效的时段,以便完成重要事务;有的建议每天设置几个任务,完成了就可以了;有的建议不分优先级,按照列表顺序,一个一个做;有的建议加上情景标签,按照不同情景一次性完成相关事务。具体怎么做?还是那句话,都试试,然后找到自己最喜欢的方式就行了。

另外,向大家推荐项目管理中的进度管理知识,这些知识对于科学合理的安排事务极有帮助。安排事务是个需要认真思考和规划的活,你得知道每一件事安排多少资源、前置条件是什么、约束条件是什么、用什么方法完成最合适、如何应对风险、如何衡量执行程度……好吧,安排事务最重要的,其实是慎密

 提高自己的能力 

效率提高了,做同一件工作所需要的时间就变少了,那么为了提高效率,我们就必须提高自己的工作能力,这个道理简单到让人忽视。虽然仍然没有通用的方案,不过这里有一些建议。比如,可以统计一下你工作的内容是啥,重复最多的那些,想个办法去弄个通用的。另外,想办法提升工作技能,让自己能快速的、一次性完成工作。举个例子,我的工作以做PPT方案最多,所以我会:1.把一些常用的部分(章节、页面、元素等)做成通用版本,让其它方案都可以快速使用,能节省大量时间;2.把时间投资在学习制作PPT,练习写作等方面,让自己具备快速搞定方案的能力。

提高个人能力是最根本的,也是一劳永逸的做法,你不会碰到任何约束和门槛,而且在后续的日子里可以持续享受到这项投资带来的好处,简直是最划算的买卖了,所需要的,其实只有一点,就是努力



做到以上这4点(坚持九九八十一天方可小成,大成看天分),应该可以帮助看文章的你缓解一下繁忙的状态吧,更加具体的技巧和工具,请根据个人情况自行选择。如果你确实做到了这4点但仍然很忙,我想你的薪水和前景一定不错,既然这样,就赶紧好好干活吧。

【To be better】怎样克服性格上的缺点

有人问我,要怎么样才能克服性格上的缺点呢?


其实这个问题我也常常想,如果有办法能把缺点都改掉,只剩优点,该有多好呀。


记得小时候我还列过一张单子,上面都是自己的缺点,后来发现实在太多了,多到不忍直视,为了平衡一下,又列了些优点。审视这张单子的时候,突然发现,很多优点和缺点似乎都有联系,比如“优柔寡断”和“慎重”,它们看起来就好像是一张纸的正反面。


再后来,长大了,读了书,我才明白,其实人啊,没什么优点缺点。有的只是“人格特质”,你善用这些特质,它就能给你带来好处,你一高兴,就称之为“我的优点”。有时候,你没有善用这些特质,它就变成了“不可容忍的缺点”。


这种人格特质,或者通俗点说,就是性格,是很难改变的,大多数时候我们只不过是根据不同的情况,将一部分隐藏起来,向人们展示我们觉得应该展示的另一部分。


如果一个人的性格改变了,那么通常只有两种可能,一是长年累月的影响(比如随着年龄的增长,大多数人都会从浮躁变得稳重),二是出现了重大变故(比如从事业有成的大叔,变成失业的师傅)。而想找一种特定的方法来克服所谓的性格弱点是不可能的。你看人类都进化那么多年了,都还没有克服人性的弱点呢,你要是把你认为的缺点一下子都改掉了,那不是变成完美的人了吗?或者说,你还是人吗?


所以作为一个人,我们没有必要徒劳的去“改变性格”,我们可以做的是,了解自己的人格特质,并且坦然的接受事实。在遇到事情的时候多思考,尽量扬长避短,这就够了。

三杯杏鲍菇

呵呵,这次文艺一把~

上周做的,尝试了一下型男上建议的切法,更容易入味,而且看起来很像干贝啊有没有~

简单来个说明吧:

----------备料------------

杏鲍菇,切成图片那样;

彩椒,掰成图片那样;能吃辣的上辣椒也行;

葱段、姜片、蒜片;

香菜,切碎,用来最后提味,我买不着九层塔就用香菜代替了。

三杯:麻油、酱油、米酒

其它配料:冰糖,上色且增加味道的厚度。

----------做法------------

原则上一路烧到底,中间不做任何降温动作,比如关火或加凉水。

葱姜蒜爆香,蒜最后放,免得黑了就苦了;

下杏鲍菇,爆炒;

加麻油和酱油,加盖稍微焖一下;

加彩椒,继续炒;

加冰糖继续炒,不用那么多,不然就太甜了不自然;

加米酒,然后加盖焖,如果感觉加了米酒还是太干就少加一点点热水;

收汁收的差不多就加一点点,真的是一点点的醋,用来解腻;

加香菜提味,拌炒两下;

出锅;

吃。

【@BOSS】关于加班这件事

在知乎上回答问题,提到了自己5点半下班,于是评论里许多人开始纠结这件事,似乎想要极力的证明:“我没办法自我提升是因为要加班。”

本来写了很多吐槽的话,想想还是删掉吧,各有各的生活方式,没有必要对别人指手画脚。不过“加班”其实是个蛮有意思的话题,值得花时间聊聊。今天我们就来看看人们为什么讨厌加班,以及如何才能不加这种讨厌的班。


你讨厌加班么?

事实上,加班并不总是惹人讨厌的。人们之所以会讨厌加班,是因为人们认为加班的付出小于得到的回报。假如加班的回报大于付出,人们不仅不讨厌,甚至还会喜欢加班。这里的回报,不仅指物质的回报,如薪水、福利等等,同时也有心理满足,如工作带来的优越感、成就感等等。因此,如果一份工作虽然常常需要加班,但却能带给你优厚的报酬、完成工作的喜悦、发自内心的自(zhuang)豪(bi)感,我相信,你压根不会考虑怎么样才能不加班。

另外,人们对于资源交换的认知是不同的,这也会使人们对于加班有不同的看法。公司付出金钱从员工这里购买时间(当然还有智力、精力和体力,但从加班的角度考虑,确实是以时间体现的),但每个员工对于时间的价值却有不一样的定义,比如年龄稍大的本地已婚员工可能会比刚毕业的外来单身员工认为私人时间更有价值。因此,有些时候虽然没有加班需求,但却有一群优(dan)秀(shen)员(zhai)工(nan)下了班也不走。根据上面的分析,我们可以得出结论,加班与否并不重要,重要的是值不值得。如果你认为加班是值得的,那么恭喜你,你有一份好工作,快去干活吧,别看这些有的没的了。而如果你讨厌加班,那么接着往下看。


人们为什么要加那些讨厌的班?

通常加班的原因来自个人和公司两方面。

个人的原因包括:

1.总是拖延到下班时才做事(有这个问题的人自己都心知肚明吧,别不承认了,→_→)

拖延基本分两种,一是因为工作无聊,所以打不起精神;另一种是嫌钱少所以赌气不干活。

2.个人能力不足以胜任当前的岗位(看看同岗位的是不是只有自己在加班)

估计没几个人愿意承认自己能力不行的,但这种情况其实很多,具体表现是在同一个岗位上很久了(超过半年),仍然认为压力很大(不是单纯的忙)。由于能力的限制,导致搞不定工作,公司自然不愿意给你更重要的工作,当然也不会给出更好的回报,这很公平,同时由于能力的限制,连平跳都是很困难的,因此,如果不解决能力的瓶颈,就不可能摆脱这种恶性循环。

公司的原因包括:

1.安排了太多工作给员工(主要是无价值的)

工作太多的情况有两种,一种是工作是有价值的,这种情况多发生在公司高速发展的时期,人力资源难以支撑快速的扩张,每个人都要做大量的繁重的工作。但这种情况下,通常人们不会有不满的情绪,因为未来充满了挑战和机遇,同时也有较高的回报(包括出任CEO迎娶白富美之类),大部分员工是喜欢这种加班的。而另一种情况则完全相反,如果有人在一些烂公司呆过,会有这种经验:“每天都在忙,但从来不知道做这些事到底有什么意义。” 这种情况通常是公司和上司自己也不知道该干什么,只好让员工瞎忙/装忙。

2.企业文化鼓励员工加班(其实是强迫)

有些企业(通常是某个土鳖领导)认为员工乖乖的坐在电脑面前打字就等于在创造价值,因此催生出了这样一种企业文化:加班越多的人被认为是越努力工作的人,而努力的人被认为是对公司做出贡献越多的人,即工作时间==努力==生产力。在这种氛围里,到了下班时间,每个人都宁可绝望的浪费着公司的水电和自己的绳命,也不愿意早点结束这无意义的等待。相信我,这种文化是极其错(S)误(B)的。


如何才能不加班?

原因既然清楚了,解决方案就很明显了。

1.解决拖延症

拖延给职业发展带来了许多不利的影响,一个最直接的结果就是别人都下班了而你在加班。如果确定拖延是引起这一切的主因,那么先想办法改掉自己拖延的毛病吧,同时也让上司看到自己的变化,主动去要一些有价值的工作来做,停止恶性循环。

如果你认为是工作无聊或者回报太低而导致的拖延,调整一下自己的认知吧。要知道工作迟早是要做的,拖到需要加班不是更便宜公司了么?其实就算是一些看似无聊的、附加值低的工作,也是可以想办法做到更好的。打个比方,前台的工作大概算是无聊的那一类(并非不忙,而是没意思),但如果用心做的话,会发现许多事情是很有挑战的,比如各类报表文件有没有办法做到更方便更精美?(把其它部门当作客户,用做产品的思路去做内部文档)比如许多杂务的处理流程有没有办法优化?比如如何能让所(yi)有(xing)员工都在进出门口时感受到自己的关怀?比如接待来访客户的时候怎样才能更专业?我见过有个公司,完全是把前台当成高级员工在培养的(公司的第一印象啊!)。当你做到以上种种,前台还是个附加值低的岗位么?薪水会低么?(一跳槽就是行政/公关经理的节奏啊)这个道理放到研发、销售身上同样适用,别说这是鸡汤,仔细研究一下你的老板们吧。所以,别拖了,既然工作不难,就早早干完下班走人吧。

2.提升个人能力

想要比别人更强,只能比别人付出更多的努力,这个没什么好说的。持续的提高工作能力,寻找更好的工作方法,自然会帮助你步入职场发展的良性循环。拿“因为加班所以没时间去学习和提升自己”当做借口的同学,自己去墙边画圈圈反省吧。实际上,如果你真的没有任何改变现状意愿,真的喜欢那种所谓“随性”的生活方式,你根本就不会来看这种文章啊,对吧?所以,认清你的目标和现状,开始行动吧。

3.尝试影响组织

对于公司原因所造成的“不得不”加的班,如果你是牛人且对自己的影响力有自信的话,完全可以想办法去影响组织,如果成功了,可是绝好的上位机会,试试吧,记得有点策略。

4.跳槽

如果改变不了环境,就改变自己吧,树挪死,人挪活,你需要做的只是下定决心而已。

如果是自认能力不足而造成的加班,我也建议试试跳槽,但却是往下跳。别惊奇,“游刃有余”的工作状态无论对公司还是个人来说都是最好的,Tom DeMarco的《最后期限》里有这样的论述。


以上种种,在经历并实践之后,我相信,很快你就可以宣布:“老子/老娘不加班啦!”

Good luck!


【To be better】个人目标管理浅谈(7)

之前我们已经知道了,目标管理并不能保证我们获得成功。我们不能想了很多个“目标”,就指望它们自己实现。

 

在进行目标管理的过程中,我们也经常会遇到一些问题,这些问题包括:没有进行记录、设定了错误的目标、没有将目标变成可执行的计划、没有执行、没有回顾等等,这些问题都很容易导致目标管理的失败,而失败会造成焦虑的情绪,导致这些问题更加严重,最终形成恶性循环。

 

从设置正确的目标开始,谨慎的分解,合理的制定计划,坚持行动,总结回顾的时候及时修正,这些做法都有助于我们避免失败。不过,有时候失败可能来自于一些不可控的因素,这种情况下,我们应该认真分析失败的原因,以求在未来能够避免。另外,我们也要随机应变,对目标和计划及时修正。

其实失败并不可怕,只要我们清楚的明白自己为什么会失败并找到解决的办法就行了。

 

Ok,以上基本就是关于目标管理的所有知识了。接下来,还有一些宝贵的实战经验,大家听完再做也不迟。

(to be continued)

 

 

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其它章节

个人目标管理浅谈(1)

个人目标管理浅谈(2)

个人目标管理浅谈(3)

个人目标管理浅谈(4)

个人目标管理浅谈(5)

个人目标管理浅谈(6)

个人目标管理浅谈(7)

个人目标管理浅谈(8)


【To be better】个人目标管理浅谈(6)

其实说它是最后一步不太恰当,因为回顾总结实际上是穿插在整个目标管理过程中的,前面咱们就不止一次的提到过回顾和总结。它是个“看看接下来该怎么做”的过程。本质上是让我们能够对自己进行各个方面的检视,回顾的内容包括愿景、目标、计划、执行情况等等。

 

如果不回顾的话,很容易会造成下面的后果。

第一,压根忘记自己的目标了,不管你有没有写下来,不经常回顾的话,总会忘记的,至少是会记不清楚的,第二,我们会错失及时修正的机会,实际上,我们是常常会对目标或计划进行修正的,以便符合我们的规划,而如果不回顾,只知道埋头做事的话,有时候会有一条路走到黑的风险,白白浪费了时间和精力。第三,不回顾就不会知道我们之前做了什么,现在在做什么,以后要做什么,这样的话,我们就不会有任何成就感,会丧失前进的动力。

 

许多人也会记得做回顾和总结,但却做的很敷衍,我个人就属于这一种。实际上,回顾总结对于整个目标管理是相当重要的,它带来的好处包括: 

1.能够获得新的想法。有时候回顾总结有点像是做思维导图的过程,经常会看着之前做过的事和未来要做的事的时候,就突然冒出一个新的想法,也许是一个新的目标,也许是一个提高效率的方法,所以我们有必要常常回顾。

 

2.可以从更高的角度俯视人生。实际上,当我们在设定愿景和目标的时候,就已经站在更高的角度了,我们所看的不再是明天、后天或下周的生活,而是明年、后年或十年后的生活,从这个角度讲,目标管理帮助我们拓宽了视野,让我们考虑的更长远。而通过对个人历史进行回顾总结,我们达到了“以史为鉴”的目的,我们会对自己的过去更清楚,会对自己的未来也更明确,不会出现不知道过去几年是怎么过的,也不知道以后几年要怎么过的现象。这里存在一种反对的观点,就是如果人们都知道自己的未来,那还有什么意思呢?我想说的是,这种观点忽略了回顾的最大作用,就是下面这条。

 

3.可以及时修正。通过回顾总结,我们可以看看有没有什么需要变更的地方,比如对目标、任务或行动进行一些添加、修改或删除,以使我们能专注于最初的愿景,不至于偏离方向。也能使我们持续更新我们的愿景和目标,使自己能够持续前进。

 

4.可以获得满足感。如果我们已经做了一段时间的目标管理或时间管理,就会留下一些记录,在看着这些记录的时候,我们会获得极大的满足感,会觉得虽然我们可能没法掌控生活和未来,但起码我们还可以掌控自己。而这种满足感会产生强烈的驱动力,让我们进入良性循环。

 

 

回顾总结其实很简单,就是回顾上面几个步骤的输出,对已做过的一些事情进行分析,看看是不是还有可以改善的地方,怎么去改善。就我个人来说,我喜欢将一些能够用数据衡量的事情数据化,然后对数据进行分析,从这些数据中,我们常常能发现一些感觉上的误区,这对于我们接下来的规划和执行过程都具有很大的参考意义。

 

回顾总结的时间最好选在固定的周期并养成习惯,有一些是必要的,比如一个目标管理周期,即最终期限到期的时候,我们有必要对目标的整个执行周期进行回顾和总结,看看有没有达成目标,得到了哪些成果和经验,下一个类似的目标有没有值得注意的地方等等。有一些是建议要做的,比如每年、每月、每周,这种周期性性的回顾对于我们进行滚动式规划是很有帮助的。另外,可以根据个人的实际情况,选择是否要进行每日回顾,其实每日回顾的好处不仅仅局限于目标管理,在时间管理、修身养性方面也是很好的,有兴趣的同学可以找找相关的文章,比如晨间日记之类的。我自己觉得太麻烦所以就没做每日回顾了,要检讨。。。如果对自己要求严一点,可以做一个回顾清单,对每次回顾进行记录,顺便把总结的结果记下来。

 

这一步的输出看各人的习惯,比如回顾清单、执行结果的记录、一些分析的结果、心得体会等等。

具体输出的形式不重要,重要的是有这样一个反思的过程,会让我们的目标管理更加有效和持久。

 

好,目标管理的内容就是以上这些了,其实一点都不难,等我们熟悉了之后,可以很自然的进行目标管理而不需要像今天这样刻板的按照步骤执行。

 

下面我还想补充一些内容,那就是如何应对失败。

(to be continued)


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其它章节

个人目标管理浅谈(1)

个人目标管理浅谈(2)

个人目标管理浅谈(3)

个人目标管理浅谈(4)

个人目标管理浅谈(5)

个人目标管理浅谈(6)

个人目标管理浅谈(7)

个人目标管理浅谈(8)


【To be better】个人目标管理浅谈(5)

执行就是做事的过程,这方面我们今天就不多讨论了,因为目标管理更偏重规划方面,而时间管理更偏重执行方面,以后有机会的话我们再探讨关于时间管理方面的内容。今天咱们只稍微关注一下在执行过程中容易遇到的问题。

任何目标或者说计划最终都是要依赖于执行的,再正确的目标,再完美的计划,如果我们不去执行的话就一点意义也没有。执行这一部分,我们只会遇到一个问题,就是执行不下去。

 

让我们考虑下面这种情况,有些人的目标、计划等等都没问题,自己也有意愿去执行,但最终却总是半途而废。我认为,是因为没有注意到这几点。第一,做出了不合理的计划,比较典型的就是没有充分考虑约束条件,这些约束条件包括资源方面的约束,比如时间、资金等,还有一些客观的约束,比如环境、精力、先后顺序等等。比如,如果我们希望能够完成学历的深造,那么我们必须考虑到下面几个约束:我们的时间够不够用来读书?有没有交学费的钱?是不是方便到学校?工作很忙的话,我们有没有精力去准备考试?去报名之前,我们要不要先做些其他的准备?考虑了这些约束条件,计划才会趋于完善,才具备可执行性。第二,计划没有变化快,总会有偶然的意外打乱原有的计划,这在某种程度上会造成我们的挫败感,打击我们的信心。避免这种情况发生的关键在于,在充分考虑意外事件的情况下,还需要保证计划具备一定的灵活性,比如我们决定每天晚上都背一篇英文短文,看起来是很清晰的,但实际上可执行性到底好不好呢?想想看,如果我们加班呢?如果晚上有应酬呢?所以考虑到这点,我们不需要将计划制定的特别细,特别死,留出一些缓冲,让计划更具备灵活性。第三,有时候一件事我们做着做着,就觉得没意思了,这是因为没动力了,动力消失的原因基本是因为没有产生预想中的效果。避免这个问题产生的做法是,首先,关注目标的可衡量性,我们需要随时知道事情进行到什么程度了,其次,为自己设定一些奖励,这是很有用的。有一些观点认为,如果不完成应该给自己惩罚,但很多心理学研究表明,惩罚只会使人气馁,最终导致放弃。但奖励会使人产生成就感,这种成就感是我们前进的驱动力之一。想想我们为什么会沉迷于游戏呢?就是因为它把大的目标分解成了一个个小的目标(关卡),并且一直不断的给予我们合理的奖励(升级、装备等等),许多研究结果已经将这种模式剖析的很透彻了,大家有兴趣可以研究一下。因此,我们不妨给每个目标都设置一个奖励,当然,奖励一定要合理。

 

另外,在执行这方面还有一些经验跟大家分享。

第一,想了就做,未必一定要等到事事都策划周全。因为这个世界上是不存在完美的计划的,有时候,我们需要更冲动一些,有了想法,先去试试,不然总是停留在脑海里或纸面上,是永远也无法前进的。

第二,强调自己的目标,这也是我们前面提到的,要把目标具象化的原因,这样,我们会知道到底是为了什么而奋斗。

第三,坚持行动。这方面有两本书很有意思,一本是《自控力》,一本是《意志力》,这两本书从心理学上解释了为什么我们有的时候能坚持做事而有的时候不能,大家有兴趣可以看一下。简单讲就是我们的执行力或者说意志力也是有限度的,很多事会耗费掉这些力量,导致我们没法坚持。

第四,把一些重复要做的事养成习惯。一些事情我们总是在重复执行,或者说我们希望重复执行,这个时候,最好想办法把这些事情变成习惯,接下来就不需要再单独为它们做计划,也不需要刻意去控制自己去执行这些计划了。比如每天锻炼身体,每天学习,每周回顾等等。至于怎么养成习惯,这个话题也比较广泛,咱们在这里就不讨论了,网上有许多关于习惯养成的文章,有兴趣的同学可以去google一下。

第五,为自己建立一个可靠的行动清单系统,这个系统可以是纸笔,也可以是日程软件,或者多种工具并存。具体的形式可以根据大家日常的工作和生活习惯而定,但必须保证它是便利和可靠的。如果我们要记一件事的时候,却不得不先花费2分钟来打开这个系统,恐怕已经忘记要记的是什么事了,或者这个系统在你最需要的时候却用不了,那久而久之,你自己就不会再信任这个系统,进而会放弃整个计划。

 

好了,关于执行我们暂时只讲这么多。这部分的输出通常是日程记录表或是经过检视的行动清单。

 

接下来是我们目标管理的最后一步,回顾和总结。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(4)

制定计划是一个回答什么时候做的过程,这一步说简单也简单,说难也难,简单是因为,它只不过是把之前的任务清单按时间顺序排好而已,说难是因为,要达到“排好”的程度可一点都不容易,要考虑到很多方面,下面咱们看看究竟怎么排列,才能算是制定了一个好的计划。

首先我们要明确的一点是,制定计划和目标分解其实是紧密相连的,目的是将任务不断的分解、细化并进行合理的排序,通常一个简单的计划制定步骤是:先确定任务清单,然后将任务按照步骤排序,然后再将任务细化成具体的行动,再将行动进行排序。

制定计划最难的部分是估算资源,特别是估算时间,因为无论做什么事情,时间是唯一必须的资源,而且人们通常对于时间的估算是最不准确的,往往会高估自己的效率,即使是做过很多次的事,也没办法估算的很准,这给我们后续的执行造成了很大的麻烦,需要不断的调整任务的开始和完成日期。但可惜的是,估算资源这一步却没什么好办法,只能依赖以往的经验,所以大家只能在做的过程中找找感觉了。我的一点经验是,运用时间记录的方式来培养对时间的敏感性,这对我们进行时间估算很有好处。有本书叫《奇特的一生》,讲述了柳比歇夫的时间统计法。大家如果有兴趣,可以自行搜索一下相关内容。

 

另外,我们要对任务或行动进行排序,就必须了解一些行动间的顺序关系。

顺序关系一般都是结束-开始关系,还有一些不常用的如开始-开始,开始-结束,结束-结束等。大家有兴趣研究的,可以参考项目管理中进度管理相关的知识。

 

了解并熟悉这些关系,有利于我们更好的对行动排序,能让我们更有效的利用资源。所以说,行动排序都是个技术活。

 

需要注意的是,即使资源允许,在不同的任务之间来回切换也会极大的浪费时间和精力,我们都知道一会儿做这个一会儿做那个是很费劲的,最终效果还不一定好。

所以,我们应该尽量集中精力做好一件事再做另一件事,同时精简我们的任务,避免在任务切换上浪费过多的时间,而且大块的时间最好分配给比较重要的事。

 

 

在这里,我强烈建议大家使用微软的project来制定计划,虽然它有一定的学习成本,但功能非常强大,可以帮助我们制定更加合理的计划。

 

 

制定计划这部分最后的输出是年计划、月计划、周计划、日计划等等,通常这些计划表也能提取出不同时段的行动清单。

 

 

有了计划,我们就要照着执行了。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(2)

首先是设定目标。



为了设定目标,我们必须先找到一个目标,那么目标是从哪儿来的呢?

咱们先来看看这几个有点联系的概念:梦想、理想、愿景、目标。我们会发现,这几个概念越来越细化、越来越具体、越来越务实。比如说,咱们小时候都有梦想,天马行空的,后来呢,无情的现实早早的就击破了它,梦想就变成了我们内心深处的意淫。再后来,又有了理想,这次没那么夸张了,不过也一样,很快就被现实搞定了(如果你还有理想,那就好好珍惜它吧),最后,我们会开始有向往的前景,即愿景。愿景通常是建立在现实基础之上的,因为这个是有可能实现的,所以人们会为之努力。愿景所衍生出来的,更具体、更细化的表现形式,就是目标。


合理的目标才能引导我们走向正确的道路,所以我们在讨论目标之前,必须先要知道如何设定合理的目标。


而要找到正确的方向,我们常常需要先设想自己的愿景。也就是说,要发现我们自己究竟想要什么,我不知道这是不是属于哲学问题,但愿景的确与我们的人生观和价值观紧密相连。


人生观和价值观没有好坏善恶之分,只有不同的特点,我相信,每个人的都不一样。而且,人生观和价值观还会随着我们年龄或环境的不同发生变化,比如,我们在年轻的时候可能会考虑把精力放在如何提高业务能力上面,年纪大一点的时候可能会更多的考虑如何赚钱养家,年纪再大一点的时候可能就会更注重工作和生活的平衡以及稳定性了。所以,要回答自己想要什么,我们必须思考自己的人生观和价值观。

当然,三观不是我们今天讨论的主题,为了简单一点,我们可以问自己一个问题:“我希望未来我的生活是什么样子的?”


这个“未来”可远可近,至于究竟是什么样子,也不需要太具体,也就是说,你脑海中有个画面就好了。比如坐在海边钓鱼或者是成为成功的商业人士之类的,随便什么都可以,只要你确定这是你未来想要的生活就行。如果你想具体一点,还可以分成几个不同的方面,然后写下来。


通常一个愿景大概是这样子的,当然这只是参考,同学们可以根据自己的情况来写。



有了愿景,我们其实就等于有了一个粗略的目标。在从愿景衍生出目标的时候,我们也可以根据愿景的分类来设定一个或多个,但最好不要太多,因为这些都是比较大的,层次比较高的目标,因此,如果你的目标太多,试着将他们进行归类吧。聚焦于少量的必要的目标我们才有可能得到较多的回报。当目标也一个个写下来后,它们可能会是这样的:“我要赚到足够多的钱去国外旅游”、“我要好好学习英语”、“我要锻炼身体”诸如此类。但是这些目标严格说起来都是无效的,不具备可执行性。



所以接下来,我们要来看看如何对目标进行合理的设定。



方法就是根据smart原则对列出的目标进行修正,把它们变成有意义的、正确的目标。


Smart原则有5个标准:具体的、可衡量的、可实现的、相关的、时限性。满足这5个标准的才能算是一个好的目标,咱们挑一个目标来做例子,看看怎么样来把它修改成好的目标吧。

咱们先假设我们有个愿景是保持健康,但是现在体重已经超过90公斤,严重影响到了我们的健康,因此,我们就设定了“我要锻炼身体”这个目标。



首先,来看看它够不够具体。

具体的意思是指,别人听了你的目标之后脑海里所想象的结果是和你一样的。但这里说的锻炼身体,不同的人会有不同的理解,比如有人会认为每天跑步游泳健身才算得上是“锻炼”,但有人可能认为饭后百步走就足以起到“锻炼”的作用了,因此它显然是不够具体的。我们可以把它修改一下,变成下面这个样子:“我要通过有氧运动的方式进行锻炼。”虽然它仍不够具体,但已经足够消除误解了。记得,这还是比较高层的目标,因此不用在这一步就设定的太详细,否则以后要改的话非常麻烦,特别是当计划做好了之后,所以我们还是选择滚动规划比较好。



接下来我们需要确定目标是可衡量的,因为我们需要要有个标准来帮助我们确认是否达成了目标。

就拿我们现在这个目标来说,显然是没办法衡量的,我们不知道锻炼到什么程度才算是完成了这个目标。这时候我们需要考虑下锻炼身体的目的是什么,也就是当初的愿景是怎么样的,在这个例子里,我们是为了健康需要减肥,那么我们可以将目标修正成“我要通过有氧运动的方式进行锻炼,体重降低至70公斤。”这样目标就变成可衡量的了。这里还有个需要注意的问题是,有些目标的确是难以衡量的,或者衡量的标准难以统一,比如“保持良好的人际关系”、“有逻辑的表达观点”等,这种情况下,我们可能需要做出一些妥协,暂时先不考虑衡量,先去尝试着做,有时候对这方面有所了解之后自然也就知道衡量的标准了。



再来,为了保证目标是经过认真考虑的,我们得分析一下它的可实现性。

判断目标可实现性的一个主要方法就是参考大多数人,在确定自己和大多数人的客观条件差不多的情况下,如果其他人可以做到,那我们就有理由判断自己也可以做到。还是拿锻炼身体的例子“我要通过有氧运动的方式进行锻炼,体重降低至70公斤。”,先来看看自己的体重,我们现在体重只有90公斤,那减到70公斤的可能性是非常大的,也就是可实现的。而如果我现在的体重是300公斤,那无论是通过参考减肥记录还是科学分析,基本上可以判定从300到70的可实现性不大。另外,在考虑可实现性的时候不要漏掉了某些对目标有帮助的对象,有些时候我们认为自己无法实现某个目标,有可能只是我们没想到某些方法或者没找到合适的帮手。所以我们要尽量考虑完善,免得放弃本来有可能实现的目标。好,现在,我们将这个目标补充完整:“我要通过有氧运动的方式进行锻炼,把体重从现在的90公斤降低至70公斤。”



接下来是相关性,这个需要我们结合自己的愿景或上一级目标考虑。考虑相关性的原因是因为人的精力是有限的,所以为了完成高层的目标,我们必须限定任务的范围,简单的说就是,只做必须要做的事。

在这个例子里,上层的目标是健康,而现在的体重的确影响到了健康,那这个目标就是具有相关性的。现在,我们可以将目标进行一些小的修正:“(因为我希望健康,而现在的体重影响到了我的健康,因此)我要通过有氧运动的方式进行锻炼,把体重从现在的90公斤降低至70公斤。”



最后是时限性,也就是说,我们得给自己的目标设定一个最后期限,时间到的时候,我们根据衡量标准来判断目标是否已经达成。

在设定时限的时候,我们有几个方面是需要考虑的:

1.不要超过上层目标的最后时限;因为我们的目标都是从上层分解或转化而来的,因此绝不可能出现当前目标最后期限晚于上级目标最后期限的情况。

2.要充分考虑到日程的冲突和意外情况;有时候我们的目标太多,计划太多,就很容易出现日程冲突,因此最好提前考虑。

3.时限最好不要太长;时间拖的越久,计划就越难做。同时也意味着完成目标的频率太低,而人们一旦在一段时间内无法得到这种“达成目标”的激励,就很容易丧失前进的动力。所以如果一个目标需要很长时间来完成的话,想办法把它分解成一个个小的目标吧。

4.要考虑资源的约束;比如如果自己的时间不够,那目标的期限就要相应延长,如果现在没钱,那些需要钱来完成的任务就要延后,所以,在设定目标期限的时候,最好预先判断自己的可用资源。

还是这个例子,现在我们通过分析,来给目标设定一个合理的时限:“(因为我希望健康,而现在的体重影响到了我的健康,因此)我要通过有氧运动的方式进行锻炼,在一年内,把体重从现在的90公斤降低至70公斤。”



OK,通过运用smart原则,现在这个目标已经是一个非常合理的目标了。



这一步的最终输出是愿景和目标清单。



有了合理的目标之后,我们就要进行下一步了,就是将目标分解为任务。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(1)


现代人生活压力大,很多人都渴望能拥有轻松、舒适的生活,那如何让自己的工作和生活变得更有条理、更有效率,就变得非常重要了。


所以最近这些年,很多关于自我管理的概念也应运而生。

人们之所以重视自我管理,是因为它可以让我们变的更好。每个人都希望自己的工作、自己的生活能变得更好,但这个世界上没有神灯,也没有神龙。我们没有办法控制外界因素,却可以掌控自己,可以想办法将自己变得更好。所以,提升自己,让自己成为一个有用的人,才是最现实的道路。


自我管理的特点有两个,一是没有,也不可能有一个通用的方法或标准,因为很多东西都是因人而异的。二是涉及面比较广泛,比如7个习惯啊,时间管理啊,知识管理等等都属于自我管理的范畴,它们之间又有着紧密和复杂的联系。目标管理也是属于自我管理的一部分。



那么研究或者实施目标管理对我们有什么好处呢?


首先,它能够帮助我们认清方向、做出适合自己的规划。目标管理实质上是一个自我检视的过程,人们可以从这个过程中弄清楚自己究竟想要什么,能做什么。比如我们现在纠结是否要转岗或转行?那么在目标设定的过程中,就可以发现自己喜欢的东西,接下来就可以根据这个来设定目标计划并计划下一步的行动了。

其次,它可以帮助我们理清现状,做出正确的判断和决策。有统计数据表明,人们在日常生活中每天要经历超过200次决策,那我们有没有想过,我们是通过什么原则来进行决策和判断的?我们是如何决定是否要做某件事而不做另一件事的呢?目标管理可以给我们,或者说,帮助我们发现自己的原则,从而帮助我们评估自己的行为,确定什么是需要做的,什么是不用做的。比如说我的目标是成为实验室里最NB的科学家,那很显然,对于是否参加市场营销的培训,我就可以很容易的做出决定。同时,这些原则也可以帮助我们抓住重点,划分事务的优先级。比如我们的目标是成为最佳员工,那很明显需要将工作作为第一要务。

最后,因为目标管理会让人更关注结果,可以使目标成为人们保持持续行动的原动力。很多人都难以对某件事持续的投入精力和热情,目标管理至少能改善这一点。比如,我们想做一件挺大的事,放在以前,可能想想就算了,因为看起来实在没什么希望,但是通过对目标进行分解和执行,我们可以看到,一点点的累积却可以达成以前不敢想象的结果,这会让我们发现,自己是拥有许多潜能的。


最后的最后,虽然我很想说目标管理是通向成功的阶梯,但很遗憾,它并不能保证我们实现梦想,至少它不能算是主要因素,它甚至不能保证能帮助我们达成目标。只能说:它,只是让我们离目标更近一点点而已。可千万别把目标管理当成万能灵药,人,还是要靠自己啊,同学。



好,那咱们接下来就先来了解一下目标管理。


目标管理其实很简单,就是找到目标,然后按照一定的规则或流程去执行,直到达成目标。其实我个人是比较赞成轻方法,重理念的。每个人的实际情况都不一样,所以,下面这些步骤大家做参考就好,不需要按部就班的照着去做,我也会比较重点的讲我们究竟为什么要这么做而不是具体怎么做。


我将目标管理的整个过程分为5个阶段:

第一阶段:设定目标,这是回答我们自己究竟想要什么的过程;

第二阶段:分解目标,这是回答要做哪些事情的过程;

第三阶段:制定计划,这是回答什么时候做的过程;

第四阶段:执行计划,这是做的过程;

第五阶段:回顾总结,这是看看自己做的怎么样和接下来怎么做的过程。



在了解详细情况之前,我们还应该注意一个重要的原则,那就是“记录下来”。




许多人没有对目标管理过程当中的目标、执行过程、执行结果等方面进行监控和记录,或许是认为这些东西放在脑子里就行了,或者是太懒,总之,没有任何证据能够表明自己有目标并且在执行。这样的话,我们又怎么知道我们最初的目标到底是什么呢?也许它在脑子里早就修改无数次了;我们又怎么知道我们做的究竟好不好呢?怎么知道最终的结果和最初的预想有哪些差距呢?

所以,如果我们只是单纯的在脑子里想想,不实实在在的记录下来的话,目标就不够具体,也不够细化,在执行过程中,就有可能偏离初衷,甚至常常会导致我们忘记,当然,这个忘记有时候是真的忘了,而有时候是假装忘记了,也就是自己骗自己。没有记录还会导致我们的目标和计划在有意无意之间不断的进行变更,而且还是没有变更记录的那种,比如说我们一开始脑子里想的是:最近身体不太好,所以我得开始好好锻炼身体了,顺便还想了下做哪些锻炼,大概什么时候做。但是如果没记录,过多几个月,脑子里面只剩下了“最近身体不太好”这一点,于是,健身计划变成了“晚上决不再吃宵夜”的决心,健身器也变成了晾衣架。



而记录至少有如下几个好处:

首先,记录可以使目标形象化,以便不断的提醒自己。你可以选择文字方式,通常这也是最常用、最精确的方式;也可以选择用图片,比如将自己的电脑桌面设置为你想去旅游的地方;也可以用实物,比如你想攒钱买某辆车,就可以先弄个车模(不是那个车模)放在合适的地方提醒自己。



其次,记录让我们对大脑中所想的东西进一步细化了,也就是说,大脑用来提供了灵感,而纸笔用来细化行动。大家自己应该都有体会,我们平时如果要做一个方案的话,往往是脑子里想的是一个模样,说出来就略有不同了,如果写下来的话变动就更多了,原因就是我们把一个单纯的想法具体化、逻辑化了。这样的话,无论是我们的目标还是计划,才更具有可行性。



最后,记录可以看作是自己与自己签订的契约,如果完成了,会产生成就感,是可以起到一定的激励作用的。



另外要注意一点的是:告诉别人并不能算是记录。很多时候,我们会将自己的目标告诉身边的亲人或者朋友,或者使用网上流行的签到或打卡的功能,许多理论甚至鼓励大家这样做,认为这样也算是一种“契约”行为,但越来越多的心理学实验表明,公布自己的目标会提前使你获得满足,从而削弱行动的动力。具体的分析大家可以看看Derek Sivers在TED上的演讲:不要公开宣布你的个人目标。(http://www.ted.com/talks/derek_sivers_keep_your_goals_to_yourself.html)



鉴于以上认识,我们还是动动笔,把想到的都写下来吧,费不了多大事的。

好,接下来入正题。咱们看看怎么进行目标管理。

(to be continued)


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【读书笔记】关于项目管理的一些思考 ——对《项目百态》的理解(六)


6 项目经理的自我修养

6.1 项目经理的风格:感性、理性和中庸

感性的项目经理关注成员的精神状态,宏观的项目行进方向,使用富有情感的沟通方式,使用开放性结论,倾向乐观主义,不再整体框架内谈论细节。

理性的项目经理关注项目的基本状态,使用数字说话,对事务进行条理分明的分析,给出确定的结论、建议和计划,几乎任何评论的都是可衡量的。

中庸的项目经理处于两者之间。

6.2 项目经理不是记者

记者只负责报道真实情况,而项目经理的职责是:保证项目达成目标。

一些项目经理对项目的情况了如指掌,但却假设项目失败也与己无关,他们坚持认为了解项目情况并汇报给上级是他们的职责,这些人显然是不合格的项目经理。项目经理首先要确保项目的成功,报告只是达成目标的一种手段,而不能用来代替目标。

况且,一个好的项目报告并不仅仅是反映项目进展情况而已,它应该是有结论和观点的:

不使用海量数据:仅使用经过慎重选择的,有限的衡量指标。

重点信息和次要信息层级鲜明:帮助团队找到关键点。

提供结论:而不只是数据的堆积。

除了反映现实情况,还能够预估未来。

反映出趋势:时间、数量等等。

各项衡量指标有明确的定义:每个成员都应该清楚指标代表什么,避免产生误解。

6.3 当好团队的保姆

一个优秀的项目经理除了分配任务,制定计划,寻求最佳的资源组合之外,还应扮演团队保姆的角色,让团队成员能够不受打扰的专注在项目上。他们为成员提供最好的工作环境、帮助员工提高工作技能、为员工设定合适的挑战、保障团队不受外来事务的影响。

糟糕的项目经理是这样的:他们热心解决(或参与)办公室政治、专注于行政管理和流程管理。在他们看来,与领导沟通、绘制各类图表比与成员沟通更重要,还有不少人,承担了太多的实际工作,而不是腾出时间去解决团队的需求。

6.4 神一样的项目经理对组织来说未必是好事

如果一个项目经理总是能让各方满意,则组织需要注意的是,这些完美的工作到底是依赖于团队的运作还是项目经理的个人能力?如果是后者,对组织来说并不是健康的发展方式。作为项目经理来讲,在工作中也应该逐步建立起团队合作的机制,培养一些管理人员和领导人员,而不是亲力亲为管理所有的事项,虽然在某些组织中,对手下放权和培养可能会对自己的地位造成冲击,但这是一个合格的领导人必须要做的事情。

6.5 在第一时间说不

出于政治因素,大多数时候项目经理都不得不应承一个又一个新加入的需求,虽然他明白加入新的东西,不断扩展项目范围会拖慢进度,增加投入,最终使项目陷入泥潭,但这是一个关乎“项目交付物”和“政治影响力”的两难选择,是项目经理必须面对的问题。

人们虽然都听过“少即是多”,但心里总还是会认为“多才是多”。从公司层面来看,当人们奇怪为何公司的发展如此缓慢的时候,检视一遍自身正在做的事情是有必要的,也许正是因为有太多的项目、产品、战略拖慢了公司的脚步,才使之最终一事无成。

6.6 做个发明者

即便是显而易见的好主意,对于组织来说,也不会很快被接受。人本质上是不愿意改变的,由人组成的组织则更抗拒变化,他们会不停的论证新的想法,分析风险,而迟迟不愿行动,越庞大的组织越是如此。但这并不是组织的错,毕竟新的想法即使再好也只是理论上的,而实施的风险和成本是组织必须要考虑的。

解决之道是把自己从倡导者变成发明者。提出一个好点子的人是倡导者,而不断提出好点子的人则是发明者,正是这个区别使某些人与众不同。从倡导者转变为发明者需要的是实实在在的努力,这或许需要很久,而正是因为这一点,也会使人们更愿意接受你的想法,因为它经过了考验。

把创新变成自己的基因吧,当组织里有越来越多这样的人,组织自然就存在了这样的特点,而无须费尽心机去寻找“创新”。

6.7 学会关注细节

许多公司希望追求完美的产品,因此他们到处挖人,并妄图去压榨设计师的智慧,这种做法效果甚微。实际上,完美的设计不仅在于设计人员,还受到经理的极大影响。如果一个经理关注细节,当他用心去欣赏某人的作品,也许会发现许多此前未曾注意的细节,两人会因此获得某种默契,这时,经理在设计人员的眼里就不再是个不错的经理,而是“值得一直跟随的老板”,最终形成良性循环,设计人员会更加努力,不仅仅是为了追求完美的设计,还为了获得自己所认同的人的欣赏。


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关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(一)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(二)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(三)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(四)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(五)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(六)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(七)


【读书笔记】关于项目管理的一些思考 ——对《项目百态》的理解(五)

5.项目80%的工作是沟通

5.1 沉默不代表同意

每个人对于承诺的内容以及什么代表承诺都有着不同的理解,当某人提出要求时,另一人沉默,是否能代表他们互相达成了协议呢?当然不是,这种误解导致了项目中各类突发事件的发生。一个行之有效的方法是:公开声明少量的重要承诺,写下来,共享给相关人士。承诺者与被承诺者应确保对内容和遣词用句的理解是一致的。

只有说了“同意”,才是真正的同意。

5.2 选择合适的沟通方式

无论何时何地,语言沟通都是最有效的沟通方式,而书面则是最有效的记录方式,团队需要做的就是:说,然后写下来。

不要迷信任何一种沟通方式,任何方式都有适用的场景和范围,大公司也可以用快捷高效的对话完成决策,小公司也会将延续性的决策记录在案。

避免成为邮件狂人:在大公司或分布式团队中,邮件成为主要的沟通方式,慢慢的,人们会认为处理完邮件即完成了工作,越来越多的人被加入到抄送列表,通常的后果是,能够在一个简短会议上决定的东西在邮件中争论了几天也得不到解决。

5.3 让接口保持统一和简单

项目中复杂的人类接口容易导致复杂的产品接口。所以我们需要定义每一个接口,避免不同的人对接口做出不同的假设。需要定义的接口不仅仅是产品的,还有团队和团队之间,工作组与工作组之间,人与人之间的。

5.4 冲突总是存在,它并不意味着沟通失败

由于每个人的想法是不同的,所以在工作中总会存在冲突,但很多人会将冲突归咎于沟通问题,来转移真正的冲突,其潜在的观点是:我们是同事,因此我们不应该有冲突,如果出现不同的看法,那一定是我们沟通不够。但实际上,大家都很清楚彼此的想法,但却讨厌对方的看法。为了避免成为“不够职业的人”,人们宁可放弃去想办法有效的解决冲突,而是把精力放在了努力改善沟通上,这通常是于事无补的,冲突一直在那里,即使你千方百计的想要避开,但最终还是会无可避免的面对它。


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关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(一)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(二)

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关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(四)

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关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(六)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(七)


【读书笔记】关于项目管理的一些思考 ——对《项目百态》的理解(四)


4.项目的最终目的是交付好的产品

4.1产品设计的美学

在产品设计中追求尽善尽美并不是镀金,而是一种态度。

镀金强调的是不断的通过堆叠特性或无必要的外在装饰,而追求美的设计只能通过减少特性来实现。最好的设计都是简洁的、功能明确的、易于测试的。即便对其进行修改,也不会带来新的麻烦。它会让你觉得没有比这更好的方式来实现产品的功能了。

 “美到极致不是增无可增,而是减无可减。”------Antoinede Saint-Exupery

4.2尽早修复那些低质量的数据

随着时间的推移,系统中存储的数据会因为变更的不断发生而导致质量下降,通常这类问题会拖延至无法修复的程度,然后再来一次成本高昂的“全面整理”。

对底层来讲,数据修复意味着逐个核对并改正错误的数据,而消息在传递到组织高层时被美化了,高层会认为数据修复是通过某种很巧妙的手段将错误的数据一下子就改正过来,所以我们在发现问题产生的时候总是倾向于去修复软件而不是数据本身(因为数据总是多的可怕,而软件总是易于修复的),最终,资源被投入到了“更巧妙”的方式上,比如变更软件的某种处理方式,但修复软件带来了更多的变更,因此导致数据质量进一步下降。

所以,数据质量降低的问题一旦被发现,就应该在第一时间进行修复,否则将积重难返,未来会付出重大的代价。


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【读书笔记】关于项目管理的一些思考 ——对《项目百态》的理解(二)


2.人是一切的基础

2.1 让团队参与招聘

招聘是需要团队合作的项目。无论招聘什么职位的人员,寻找一个真正合适的人从来都不简单,但往往又很重要。

对于招聘,大多数公司是这么做的:HR找人,约人,第一轮面试,应聘者的未来上司进行第二轮面试,然后决定是否聘用此人。不过,如果想要打造一个以团队合作为价值核心的组织,或许可以考虑让团队的成员参与其中。

初步筛选仍是需要的,或许是HR,或许是经理,或许是团队中的某个核心成员,比如技术最强的那个,或许是以上方式的组合。通过筛选的应聘者接下来将面对整个团队,团队成员作为面试官对可能在未来成为同事的人进行提问,甚至让应聘者暂时加入团队一起工作几个小时,最后大家一起决定是否接纳应聘者。也许团队成员都认为不错的人会因为经理出于其他考虑最终进行了否决,但一个团队成员都不认同的人,很明显经理没有任何理由去雇佣他。

以上的做法至少有以下几个好处:

1.当前团队成员绝对不会被迫接受自己不愿意与其共事的人,他们有否决权。

2.应聘者能更加了解团队,他可以接触到未来的同事而不仅仅是老板,也可以了解真实的工作情况,感受公司的文化。

3.经理可以借鉴团队对应聘者的评价而不仅仅依靠自身的揣测,同时他也会知道团队在一定程度上接受了新员工,而这意味者个人在领导和管理方面的成功。

4.作为整支团队,成员在参与同事预审的过程中可以向其他人学习,参考其他人使用的问题和标准,即“我的同事究竟在意哪些方面”,这有利于未来自己在团队中进行调整,还可以在以后的面试中把这些派上用场。经理也能对自己的成员的思维方式有更深的了解。 


2.2 年轻人能带动整个组织的节奏

年轻人可以使组织变的更有活力,更愿意学习和提高。

从成本上看,雇佣年轻人的成本较低,但培养的成本很高,不过,这仍然是值得的,除非组织已经放弃成长。


2.3 尽量把团队成员放在一起

面对面的沟通永远比其他手段要好,很多时候,一个眼神的效果好过一封描述详尽的电子邮件,因为那代表着信任。所以,应该尽可能的把团队成员放在一起,至少是需要频繁进行接触的那些成员。


2.4 记得设定人员储备

出于成本的考虑,组织倾向于使用最精简的人员组成团队,但是一旦项目出现意外,则很容易面对没有替补的状况。项目的损失是显而易见的,最重要的是时间的损失,特别是在项目的中后期,没有任何办法可以弥补这种损失,而如果有参与整个项目的替补队员的话(不需要深度参与),便可以迅速到位,给团队一个“用金钱换取时间”的机会。


2.5 专注才有生产力

对于雇主来说,支出的是员工薪水,购买到的并不是员工的时间(你不知道员工的时间利用率和使用效率)、能力(你无法对能力的价值进行评估)、忠诚(SB老板才会想要这个)诸如此类,你购买的是员工的“全神贯注”,即单位时间内最高的产出率。

为了保证你买到的东西的份量,你必须保证员工在工作的时候能够全神贯注。许多公司采取了一系列措施来保证这一点,良好的工作环境(消除对人不舒服的影响)、丰厚的薪资和福利(消除私人事件对工作的影响)、改进的流程(减少与产出无关的工作)等等。

对于项目来讲,特别是当组织有太多项目在同步进行的时候,还应该尽量避免将某个员工加入不同的项目组,工作内容和背景的切换将占据员工大部分的时间和精力,而这些是无法产生任何东西的,只会被无端端的消耗掉,因此,如果有可能的话,让员工专注于一个项目。


2.6 引导那些能干的员工

有的员工是这样的,他非常聪明能干,喜欢挑战,愿意帮助其他同事做一些他职责范围之外的事。这种人喜欢和大家一起并肩战斗,他热爱工作本身,而跟金钱无关。虽然他并不总是薪水最高的那个人,但薪水是无法激励他的,他也不会为了薪水而跳槽。

作为这种员工的经理,对他的管理很容易,但更容易犯错。通常一个员工很能干的时候,经理会倾向于把更多的、更重要的工作移交给他,而一旦工作变成一种负担,他就再也无法感受到工作的乐趣并最终会选择离开,公司也失去了最好的员工。能干的员工是很容易找到工作的,但组织显然很难找到一位如此之好的员工,所以最终组织失去的要更多。

对于这类员工,经理的角色就是引导他去从事他感兴趣的工作,帮助他排除工作以外的干扰,仅此而已。


2.7 那些越权的人或许是最宝贵的成员

工作中有3种事情:1、明确规定要做的;2、明确规定不要做的;3、无明确规定的。

经理在安排工作的时候,总是尽量避免任务重叠或冲突,也避免产生漏洞,但无可否认的是,要精确的限定任务的每一部分几乎是不可能的,所以那些无明确规定的事情到底由谁去做变成了一个问题。

有些人谨小慎微或中规中矩,他们只做那些明确规定要做的事情,这无可厚非。有些人不但做了明确规定要做的事情,还会去做那些无明确规定的事情,在他看来,为了完成项目,这些都是必须要做的事,甚至,他还会要求批准去参与那些明确规定不要做的事情(通常他们都会有极好的建议才会这么要求)。这类人是团队的宝贵资源。


2.8 团队内部的通用语

太多的项目失败是由于沟通产生的误解,因此,人们醉心于如何统一人与人之间的沟通方法,他们制定了术语表、发明了UML之类的东西试图让所有人对某一个词汇有共同的理解,但效果往往差强人意。

实际上,最好的通用语是在团队内部慢慢形成的,成员们一天又一天的重复某个话题,互相熟悉和理解对方给予某个词汇的定义,调整各自的语法和表达方式,最终形成团队内部的、每个人都理解的通用语。然后,他们会提炼再提炼,将这些定义固化。

因此,任何团队都不会一开始就存在通用语,试图复制其他人创造的通用语也注定失败,只有让团队自己进行磨合,才能有效的改善沟通,减少误解。


2.9 绩效考核总是粉饰过的

在由项目经理提交的绩效报告上,几乎所有人都处于“高于平均”的平均水平,没什么人特别拔尖,也没什么人特别差劲,整体看起来一切都很好。很显然,这是不可能的。

这是因为,即使经理按照HR的标准公正的进行考评,仍然会有意无意的得出错误的结论,比如,A员工的工作一团糟,团队又不可能在项目进行中减少人手或另外换人——那只会增加风险和成本——因此经理不得不将A的工作量调低,并把一些困难的工作移交至其他人,这样,A慢慢就可以将手头的比较简单的工作做的比较好了,也因此,A的绩效得到了提升,但实际上,我们都知道那并不代表他真的做的很好。

这种绩效评定的方式很容易产生不公平的现象:

首先,对于那些卓越的员工来说,你没有让他们知道他们到底有多优秀,他们看到的是,在考核结果上,自己与一群平庸之辈挤在一起,至少没有拉开距离。

其次,对那些糟糕的员工来说,你没有及早让他们知道他们到底有多差,也错失了弥补和改进的机会,有时候,糟糕的绩效并不意味着个人能力的问题,也许是因为双方对工作的理解有误。

最后,对那些中庸的员工来说,没有拉开距离的绩效使他们做出错误的判断,无法对自身进行改善,并且,由于处于中档的人数太多,自认绩效良好的人会认为自己被低估,自认绩效较差的人会认为自己做的已经足够好了。

 

无论如何,这种方式都会对员工的积极性造成大范围的打击,没有人从中受益。因此,如果必须要进行绩效考核,那就不要吝啬给卓越的人奖励,不要担心给糟糕人警告,基于实际的平均水准,讲出事实,对所有人都有好处。另外,如果要进行绩效考核,那组织就必须考虑如何对工作内容进行定级(重要程度、优先级、难度等)。


2.10 远程管理团队

越来越多的组织将团队分散到世界各地,而管理这些不同地点的团队带来了很多麻烦,虽然人们对于这种模式有不同的观点,但是无可否认,这种方式大大增加了沟通成本,带来了许多不必要的风险。以下一些建议对这种模式也许有用:

1.本地迭代。对于需要快速迭代的工作,最好还是由同一地点的团队完成。

2.做好生产率在最初会下降的心理准备,团队需要时间来适应新的合作模式。

3.认识到其他地点的团队与本地团队没有区别。他们同样喜欢富有挑战性的工作,而不喜欢仅仅被当作廉价劳动力。

4.树立各个地点的目标。让统一地点的团队有些精神上的追求和共同的目标(这一点无论对远程团队还是本地团队都是很重要的)。


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其它章节

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(一)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(二)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(三)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(四)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(五)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(六)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(七)


【读书笔记】关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(一)

一直以来都很喜欢读Tom DeMarco的书,他的书很少有教条的理论,而是着重于对项目管理的本质进行剖析。前段时间看了《项目百态——深入理解软件项目行为模式》,总体感觉不错,适合想要了解软件项目管理、企业管理、软件工程的人员。本书并没有采用逻辑的结构阐述某个观点,而是将一些经验和理念分散到不同的行为模式中,让读者自己去发掘,这点比较有意思。本书还用大量的篇幅进行了组织文化方面的探讨,令人印象深刻。

本文是对书本的内容做一些回顾,对书中的观点加入了自己的理解,算一篇读书笔记,也算是对最近思考的一些总结。

1.需求是一切的源头

1.1把握真实的需求是一个艰难的互相学习的过程

虽然最终交付物的功能或性能指标全部满足,但如果最终用户反映产品“不好用”,那依然是个失败的项目,通常这种失败源自需求分析阶段的工作。

对于软件项目来说,用户交互是非常重要的一环,在范围界定时就应明确的反映出来,并持续给予关注,及时调整。这里的用户交互并非单指UI或UE,交互设计固然重要,但把握到用户“真正的需求”,即,最终产品如何与客户业务相结合,则更为重要。

头痛医头脚痛医脚看起来是最省心省力的,但资源的浪费也是最可怕的,同时,最终用户还不买账。集中精力研究真正的需求,解决真正的问题,结果才能事半功倍,否则,项目最终只会贴满创可贴并被人遗忘在某个角落。

如果希望项目最终产生正确的产品或服务,必须深刻理解消费者的需求和支撑那些需求的特性。这种理解只有当消费者和开发者各自向对方学习的时候才会出现,而最难做到的就是让所有干系人意识到同心协力互相教学的必要性。

我们都知道,在项目开始的时候就指望每个项目干系人能想象出最终产品的样子是不现实的,希望统一这些人的想法就更不可能。因此在搜集需求的时候,往往是一个团队和客户互相了解、互相学习的过程,但是,以下一些障碍会阻碍这个进程:

1.客户太过熟悉自己的工作,因此对某些细节视而不见--因为他们以为开发人员已经知道了。

2.客户也许不具备良好的沟通技能,无法正确或精确的表达自己的意图,也许会对不停的提问变得不耐烦。

3.客户在没看到实物的时候去想象自己到底想要什么东西是极其困难的。

4.事先签署的需求规格书会让客户背负责任,因此,他们不得不强行指定许多内容,以免遗漏了什么东西。最终,需求收集者退化成了抄录员,双方没有了探索性的互动。

5.营销阶段的解决方案很少能解决真实的、更高层次的需求,要知道,它不是真实的东西,它也只不过是想象出来的而已。

6.没有及早开始互相学习,等到干系人脑海中的想法已经定型,改变就变得非常困难,再去学习新的东西也越来越难。于是,项目失去了创新的基石。

1.2想探寻真实的需求,请尽早并尽快向客户提供原型

很少有人愿意从零开始,但大多数人都是不错的改良者,因此,我们应该尽早并尽快的树立一个稻草人让客户进行批判,甚至我们应该故意做出一些错误的东西来测试客户的反应,原型的作用是一种需求钓饵,让我们可判断客户重视的点在哪里,其设计哲学在于尽早犯错,频繁犯错。

原型会带来以下回报:

1.每次评审之后,如果我们都使用新的原型设计来替代掉旧的(重新设计原型),可能会得到更好的主意。

2.对原型不停的改进,最终或许会得到一个完美的设计。

3.原型或者就是客户需要的(别指望它会发生,如果发生了,一定是奇迹,如果是奇迹,就要小心了——你可能在其它地方犯错了。)

1.3小心范围蔓延——需求或特性并不是越多越好

Peter Keen的论文描述过这种现象:那些想要挫败新项目的人没必要冒着风险跳出来反对。恰恰相反,他们可以通过提议数十个能够“帮助项目达成卓越目标”的附加特性和改进措施,给项目以最积极的投票。

实际上,每个人都自然而然的认为自己的需求是最重要的,因此在项目中不断加入新的、无关痛痒的特性,而这些零碎加入的特性并没有考虑到产品的一致性,没有考虑如何去与实际的业务结合,并且这些特性的成本/收益未知。虽然这些建议看上去富有建设性,但这种行为增加了项目的风险和成本,间接增加了项目死亡的可能性:项目的目标开始变得不清晰,产品的定位开始模糊,项目成员对进度、变更做出决定的方式不一致,等到产品发布的时候,已经没有折中或挽回的余地了,最后只能将一锅大杂烩交付给客户。

这种情况的产生从本质上来说,是因为项目对于“什么是属于范围内的”以及“什么是超出范围的”没有客观定义,所以额外的需求很容易从不同的来源渗透进来。避免这种情况的发生需要做到以下几点,并且团队的所有人都应该培养这种意识:

1.尽可能早的,干脆利索的定义项目目标和非项目目标。

2.声明项目范围,并以“精确定义输入/输出数据”的形式时刻保持更新。

3.拒绝那些对目标没有积极效应而又明显超出项目范围的需求。

4.遵循变更流程,对新加入的需求进行评估。

另外,采用迭代方式并经常进行特性评估的团队能够在一定程度上避免出现此类情况,因为每次评估会强制重新排定特性的优先级。团队可以选择一些具备高优先级的特性加入到项目中,另外一些会被暂时搁置到下一次评估或直接放弃,一直到列表中只剩下成本高于收益的特性,这个时候项目或许就可以宣告完工了。

1.4最终兵器:找一个关注产品和业务结合的人

很多项目失败是因为缺少一个人专门负责并确保最终的业务流程——从用户的角度来看——尽量顺利地开展。

所以,项目中需要存在这样一个人:他不需要为预算或计划负责,只关注产品如何与目标环境交互,特别是产品与最终用户的交互。他负责用户体验的一致性,并且这种工作贯穿整个项目的始终。这个人关注的是整个项目对于客户而言的最佳的结果,一直到最细微的细节。他可以不是团队内部的成员,也许是客户方的人员,但只要有一个人不断的询问子项目之间的协同状况,就足够了。


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其它章节

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(一)

关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(二)

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关于项目管理的一些思考——对《项目百态》的理解(七)


【读书笔记】《learn more,study less》

这本书的内容并不多,秉承了老外一向的传统,把一些人们日常在应用的手段总结成一个一个的技术,看起来林林总总,其实有用的并不太多,对于我来讲,比较有提示性的内容包括:

 

1.       在不同知识体系之间建立联系。有助于理解知识的原理和结构,比如,如果在同时学习时间管理和项目管理的话,就会发现两者之间存在许多相似之处,通过比较,可以总结出两者的相同点和不同点,有利于加深理解和记忆。

2.       知识的拓展。也就是在学习的时候需要具备独立思考的能力,所谓“尽信书不如无书”,在理解了作者的观点之后,要广度和深度上探究知识点的来源、背景、内部关系和外部关系,诀窍在于多问“为什么”。

3.       知识的应用。如果学了知识但毫无用武之地,人们学起来就没兴趣,无法实践也造成知识体系不完善及产生错误,而且很容易便会遗忘这些知识和技能,因此要“学以致用”。但在这之前,首先要搞明白自己的生活和工作到底需要哪些知识。

 

至于后面的如何提高效率和培养习惯之类的已经是烂大街的内容,这里不再总结。

【读书笔记】《把时间当作朋友》

刚刚看完了李笑来的《把时间当作朋友》这本书,会去读这本书是因为看了他的《人人都可以用英语》,对我学习英语帮助不小,觉得他写时间管理该也不会差到哪里去,便抱着偷懒的态度读一读(为了逃避去看《敏捷项目管理指南》-_-!),没想到一路看下来,收获颇丰。

书只有两百多页,因为不是专业书籍,读完大概只花了不到20个小时。书名里虽有时间两个字,但关于时间管理的内容只占整本书的一小部分,并不是我想象的那种专讲时间管理的各种方法和工具的书籍。整本书更像是在阐述关于个人提升的“道”,而非时间管理的“术”。正像序言和补记中讲的,这本书花了很多篇幅向读者强调“心智的力量”,它所讲的“心智”并不是《秘密》里面所说的那种具有强烈唯心主义论的“心智”,而是通过正确的逻辑推论向读者说明“人不能控制时间,却可以控制自己”这个道理。

书中讲了很多关于珍惜时间、独立思考、持续学习的重要性,其中有许多道理是自己之前从未思考过的,比如如何正确的认识自卑和自负、如何衡量时间、怎样理性的控制自己、如何使自己更具耐心、凡事提前准备的好处等等。在读完整本书之后,读者会明白,所谓的时间管理,其重点并不在于运用什么样的工具、方法和技巧使时间“看起来变的更多”,而在于,人需要不断的提升自身的修养和能力,才能让自己的时间变的更有价值。从这点来讲,为了让自己的时间具有更大的价值,就必须去做具有实际意义的事情。读一本书、写一份报告、给亲朋好友打个电话、背几个单词都比把时间浪费在那些让自己看起来很忙但却毫无意义的事情上面要好的多。时间是公平的,对任何人来讲,每天的时间都是一样的,时间的流逝速度也相同,如果能够充分的利用时间,无疑等于比那些不善利用时间的人拥有了更长同时也更丰富的人生。

回想自己过去的30年,已浪费了太多太多时间。曾经沉迷于游戏、享乐、甚至是拼命搜集学习资料这些无谓的事情当中,仅仅是为了获得那种虚幻的满足感,却没有一件事情是真正坚持下来的,时不时为此懊恼不已,但又转头就忘。所幸结婚之后(感谢Amy!),开始慢慢思考起自己的人生究竟想要怎么样过,也为此做过一些努力,学习了不少东西,现在回过头去看,还是远远不够的。每次看到自己学习资料的文件夹足有100多G,买的书大部分都还没看,就只能感叹人生太短,要做的太多。

在女儿来到这个世界之后,生活压力随之增大,责任感和紧迫感也越来越强烈,却是人生中最充实的一段时间。做了人生规划、制定了学习目标,按照计划一步一步执行,虽然距自己的理想状态还有差距,但已经可以感觉到自己的进步。学习给人带来的满足感是令人愉悦的,甚至还伴随着优越感,看看自己周围那些无所事事、整日抱怨的人,就会觉得自己至少在精神上还不算贫瘠。

珍惜时间,增强心智、培养耐心、努力提升和完善自身,若是能够坚持做到这些,接下来的路会更有意义吧,我想。

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