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【To be better】怎样才能不那么忙

时间管理不是万能的,它并不比一个聪明伶俐的(漂亮)女秘书更管用,不过起码还是可以让你轻松那么一点点的(而且是免费的)。

希望这篇文章能够帮助那些繁忙的职场人士改善工作状况。篇幅有限,只讲道理,不谈具体的技巧。对于那些懒于思考,非得别人喂饭的同学,我只能表示遗憾。另外,虽然这些内容也适用于生活场景,但我建议还是随意些吧,别让强迫症和偏执毁了充满不确定性的、丰富多彩的生活。


我开始接触时间管理大概是在07、08年前后,当时时间管理这个词还很时髦,刚刚开始伴随着移动互联网的风头流行起来。当时的我视时间管理为万能钥匙,也是GTD流派的忠实追随者。不过接下来的几年,随着工作经验和时间管理实践经验的累积,我开始逐渐正视时间管理,相关的理念、方法和工具也都发生了巨大的变化。最近两年,我甚至开始觉得,时间管理对大多数人来说实际上是个伪命题。越来越臃肿的列表和越来越复杂的流程只能让人们觉得自己把事情做的更好了,但实际结果却没有丝毫改观,甚至变得更糟,最终,时间管理在越来越鸡汤化的过程中,变成了有(diao)志(si)青年们的安慰剂。

其实说到底,时间管理不过是为了达成某个目的而采取的一种手段而已,但条条大路通罗马,对于个人而言,没有最好的手段,只有最适合的手段。如何设置清单、如何回顾、如何遵循事务处理流程……都只是“术”而已。既然觉得这些帮不到你,不如彻底抛开这些理论、方法、技巧和工具,忘记条条框框,仔细回想一下,你最初做时间管理的目的到底是什么呢?

对于我来说,一直驱使我实践时间管理(如果我现在做的还算是时间管理的话)的理由很简单,就是“懒”。

跟我相熟的人知道,我是非常懒的,能躺着就绝不站着(废话,因为我腰突啊!),能让别人代劳的我一定不做。有人说人类社会的发展就是因为“懒”,我深表同意。那么,为了能满足“懒”的需求,同时又要保证生活质量(其本质是让自己在未来能“懒”的更舒服),就必须想个法子,做最少的事,有最多的产出,即在更短的时间内做更多的能产生价值的事,简而言之,就是提高生产力。

弄明白了这一点,我才大彻大悟,于是后来几乎再也不看时间管理的相关文章了。同时我相信,这个终极目标也适用于大部分人,它才是时间管理的真谛啊同学们!于是在下根据多年的实践经验,为大家总结了提高生产力的方法。通常终极技能都是返璞归真的,所以这些方法也很简单,只有4条,分别是:

  • 过滤事务

  • 授权他人

  • 合理安排

  • 提高效率

几乎所有与时间管理相关的内容都在这里了,为了避免鸡汤的嫌疑,下面给出勺子。

 过滤掉那些没意义的事 

人的时间和精力是有限的,把有限的生命投入到无限的工作之中是最SB的行为,因为工作永远都做不完同时大部分工作都是毫无意义的(对此有异议的同学,请确认自己的工龄是否超过10年)。为了避免将宝贵的精力用到错误的地方,我们需要设置一个过滤器,用来筛选事务。这个过滤器是什么样子的?我也不知道,因为同一件事务对不同的人来说有不同的意义,大家根据自己的三观自行选择吧,不过前提是你得有基本的判断能力,也别太较真。

诚然,有时候在工作中,我们不得不做一些我们认为无意义的事,这时偷偷懒应付一下也是个无奈的选择,而如果有人挑刺,那最好审视一下你们之间的目标是否有差异,想办法解决这个问题比花精力认认真真做无聊的工作更有意义。

过滤事务并不是鼓励大家逃避工作或者偷懒,而是为了形成一个职业发展的良性循环。如果可以将时间和精力集中到有价值的工作上,就有机会把相对重要的事情做好,后续就会有更多的资本和能力去挑战更具含金量的工作,长此以往,人的价值才能逐步体现,回报也会越来越高。如果任由自己淹没在一大堆不知所谓的事务中,最后只能伴随着这些工作平庸下去。

过滤是让我们不再瞎忙的第一步,也是最难的一步。有工作经验的人知道,即使有完美的沟通技巧和过硬的资历,在职场中拒绝别人仍然要冒巨大的风险。但如果不懂得拒绝,就只能永远当个“努力的员工”和“亲切的同事”了,所以,对许多老好人来说,这一步需要的不是技巧,而是勇气。

 有些事可以授权给别人做 

有时候,你不擅长或者无暇顾及某些事务,就要授权给别人去做。授权在这里指的是,将责任归属于你的事务,交给别人去做,你跟进结果。

授权并不一定都是上级安排工作给下属(当然大多数时候是),很多时间管理理论提到的“甩猴子”就是指平级之间的互相“授权”,这听着有点像推诿或扯皮,但不同的是,事务的确是在推进的,只不过是按照你的计划在推进。

挑选合适的授权对象是非常重要的。合适的人能做的更快更好,不合适的授权还不如自己搞定省心。这样问题就来了,有时候,你的能力是所有人当中最强的,所以要么忍受其他人的低效,要么就想办法帮助他人,让他人也能做的又快又好。我当然建议后者,大家好才是真的好,千万不要被那种教会徒弟饿死师傅的狭隘想法所束缚。

另一个难题是不愿授权,总得把大小事务都抓在自己手里才安心。有时我觉得这是种无能的表现,强将手下无弱兵,对于授权,你只需要做好跟进就足够了(GTD流程里那个“wait”和“review”就是干这个的),列个表,写上啥事让谁去干了,什么时候找那个人要结果,超简单的对不对?如果你无论如何也没法放心把事情交给别人做的话,一个选择是自己承受,别天天叫苦,另一个选择是去找个心理医生。

只要会授权,作为领导来讲,工作可能会困难会辛苦,却绝不会繁杂。总的来说,授权是一件可以让大家都变得更好的事情,为了能让其他人按照自己预定的方向和结果行动,你得勇敢的与同事沟通、帮助并欢迎周围的人变得更强、放手并鼓励他人去做、勇于承担最终的后果,因此,你需要的,不是别人给你的保证书,而是自信

 安排好要做的事 

有些事必须自己干,所以得学会安排自己的时间。这个是时间管理的重点内容,也有太多相应的方法了。有的提倡记录时间,找到自己最高效的时段,以便完成重要事务;有的建议每天设置几个任务,完成了就可以了;有的建议不分优先级,按照列表顺序,一个一个做;有的建议加上情景标签,按照不同情景一次性完成相关事务。具体怎么做?还是那句话,都试试,然后找到自己最喜欢的方式就行了。

另外,向大家推荐项目管理中的进度管理知识,这些知识对于科学合理的安排事务极有帮助。安排事务是个需要认真思考和规划的活,你得知道每一件事安排多少资源、前置条件是什么、约束条件是什么、用什么方法完成最合适、如何应对风险、如何衡量执行程度……好吧,安排事务最重要的,其实是慎密

 提高自己的能力 

效率提高了,做同一件工作所需要的时间就变少了,那么为了提高效率,我们就必须提高自己的工作能力,这个道理简单到让人忽视。虽然仍然没有通用的方案,不过这里有一些建议。比如,可以统计一下你工作的内容是啥,重复最多的那些,想个办法去弄个通用的。另外,想办法提升工作技能,让自己能快速的、一次性完成工作。举个例子,我的工作以做PPT方案最多,所以我会:1.把一些常用的部分(章节、页面、元素等)做成通用版本,让其它方案都可以快速使用,能节省大量时间;2.把时间投资在学习制作PPT,练习写作等方面,让自己具备快速搞定方案的能力。

提高个人能力是最根本的,也是一劳永逸的做法,你不会碰到任何约束和门槛,而且在后续的日子里可以持续享受到这项投资带来的好处,简直是最划算的买卖了,所需要的,其实只有一点,就是努力



做到以上这4点(坚持九九八十一天方可小成,大成看天分),应该可以帮助看文章的你缓解一下繁忙的状态吧,更加具体的技巧和工具,请根据个人情况自行选择。如果你确实做到了这4点但仍然很忙,我想你的薪水和前景一定不错,既然这样,就赶紧好好干活吧。

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