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【湿货】为什么PPT都那么丑?

前段时间有朋友问“为什么平时见到的PPT都那么丑啊？”

确实，很多PPT都不太好看，原因一是因为powerpoint的普及，导致基数大，自然就有许多粗糙的PPT，甚至很多所谓的PPT教程的审美也令人发指。另一个更重要的原因是因为PPT基本都是作为工作文件来用的，这就导致商业组织不得不考虑成本和收益。而一份PPT越是漂亮，成本越高。这意味着对一般的商业组织来说，是没有能力一直出品“漂亮”PPT的，因此除非是发布会或PPT本身就是商品这样的特殊情况情况，大多数工作PPT都停留在了“勉强能看”的水准。

实际上，除了成本高，PPT的收益也随着完美程度呈递减趋势，最终造成商业组织无法承受这种成本压力而放弃制作漂亮的PPT。下面我们先讨论一下PPT的成本问题。

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一、PPT的成本

PPT的成本可以简单归纳为三部分，分别是沟通成本、传播成本和制作成本。 

沟通成本

PPT本质上是一个沟通工具，目的是将某个观点传达给受众。比如你想卖东西给客户，想拉投资，想向客户解释你的方案，都是为了将你的观点传达给受众并期待最终达成目的。

既然是沟通工具，那它必然要包含用于沟通的内容。有一些PPT看起来很漂亮，却没有任何实质内容，纯粹是为了炫技而存在，作为一个有商业目标的组织，是不会允许这种情况出现的。

另一个是通用性的要求。作为工作文件，一个重要的特性是能够让任何人都毫无障碍的使用。在这样的要求下，有时候我们就必须抛弃那些个性化的，自认为很酷的设计，转而追求实用主义。举个极端的例子，我们做了一个超屌的PPT，除了乔帮主之外没人能理解里面所包含的伟大思想。那么请问，谁来使用这个PPT呢？我们又能把它给谁？

还有歧义，我见过不少为了过度追求简约漂亮而导致歧义增加最终造成沟通成本上升的例子。许多人受各种发布会和PPT教程的影响，喜欢字少的PPT。诚然，使用图、表和数字来代替文字有利于视觉聚焦和显示高big，但迄今为止，文字仍然是人类表述观点最精确的方式。我们可以很用力的把PPT做成一件艺术品，但别忘了，一千个人有一千个哈姆雷特。比如下面这一页，如果不配合演讲，你知道它想表达什么吗？

由于受众的差异，所以在做PPT的时候我们必须假设歧义的存在。

把漂亮但表达不清的鸡汤PPT发给别人，最可能出现的情况是，它被放进了名为“值得收藏的PPT”的文件夹，直到清理硬盘之前，再也没有被打开过。

 

传播成本

啊！我们的PPT是如此华丽，一切都应该是和它相配的。我们无法容忍它在客户那狭小的17寸山寨显示器上显示，更不能通过偏色的投影仪放映在并不洁白的墙壁上。为了让炫目的效果完美呈现，回头记得买一个超级显示器和超级投影仪和超级幕布给客户送去！

还有，一场伟大的演讲才能配得上这份PPT，去找一个最好的演讲者来，不用在意价格，如果找不到，就让老板赶紧练习！

制作成本

漂亮的PPT的制作需要更多专业人员的参与，而人力成本却一直在飚升。另外，制作一份漂亮的PPT所要花费的时间往往数倍于普通PPT，在市场压力下，这个时间成本和机会成本会非常刺眼。最后，为了保证视觉效果，PPT上几乎所有的元素都需要购买版权或自己花时间和精力去制作。这些制作成本加起来，会让大多数并不那么土豪的公司难以承受。

那些发布会使用的幻灯片，你真以为那只是个用powerpoint做出来的PPT而已？PPT只不过是它的皮，骨子里，那是一堆平面设计师、产品经理、市场人员、品牌传播专家、演讲专家以及老板商讨了许久，然后用各种专业工具制作出来的产物。

 

现在，我们知道做一份漂亮的PPT要多少成本了。一份专业的PPT成本高的吓人，许多公司压根没什么余粮来养活一群专业的人来制作专业的PPT。不过对于商业组织来说，只要收益能够保证，没有什么事是不能做的，那么问题就来了，漂亮PPT的收益究竟漂不漂亮呢？

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二、PPT的收益

PPT使用最多的场合是前期商务活动，这部分的收益主要体现在以下几个方面。

 

提升印象

通常认为，一份漂亮的PPT能够提升组织在受众心中的形象，但从经验来看，这种提升相当有限。

在商务活动中，印象分除了PPT漂亮与否，客户还会观察对方的社会地位、脸、职位、穿着、名片、谈吐等等，这些因素综合起来，才是我们所说的“第一印象”，这种印象奠定了整体认知的基础，并在后期会随着接触的逐渐深入而强化和放大，而且往往由于某个因素的失控，就会使整体印象大打折扣。

所以就算每一个从我们手里出去的PPT都做得很NB，但我们却难以控制其它影响印象的因素（比如一个很烂的销售）。花费大量的成本却只是换来客户感性认知的不降低，这不太划算（何况商业交易仍是由理性主导的）。最省钱的办法是，只要保证PPT符合公司的定位，不成为短板就够了。

 

完成信息传递的任务

上篇文章我们就提到了PPT作为沟通工具的重要性。大多数时候，你的PPT会被不同的人拿去对不同的人讲。出于组织形象的考虑，我们完全有必要将一份PPT做的更漂亮些，但有一条底线，就是不能影响理解（追求形象而影响理解的例子上一篇也提过）。这个PPT的使用人群是如此之多，每个人的理解能力、演讲能力、理解能力都不同，那就更应该将传递信息的任务放在首位。在做PPT的时候，我们必须假设，即使没有演讲人，客户也能看得懂这个PPT，并精确的接收到你所想要表达的观点。不过通常影响理解的不会是PPT的美观度，而是内容，所以作为众多信息传递手段的一种，一份PPT即便不那么漂亮，只要逻辑清晰，字句通顺，便已够用。

 

促成交易

一个商业交易的成功涉及非常多的因素（否则也不会有那么多营销方面的书籍了）。在成交之前，交易双方需要经过长时间细致的信息交换和沟通，客户会关注交付物的价格、属性、功能、外观等等，也会关注与交付物相关的信息如供应商实力、售后服务、交付方式等等。所有这些信息都可以通过PPT呈现给客户，但交易是否成立却与PPT关联不大。换句话说，最终决定客户会不会付钱、会付多少钱的，永远是最终的交付物，但这个交付物，并不是我们费尽心力做出的PPT。

是的，漂亮的PPT会有很多加分，但这通常会被客户认为是“供应商实力”的其中一种，即便再漂亮，也难以起在交易过程中起到决定性的作用。因此，如果想促成交易，请先做好产品，选对销售，然后才是PPT。

说到这里，大家可能已经发现了，PPT的收益是个很“虚”的东西。毫无疑问，一份专业的PPT可以给组织带来的收益是巨大的，但没人能说得清这些收益究竟值多少钱。

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三、成本的压力

对商业组织而言，让PPT更漂亮有两个问题，一个是性价比低，一个是持续投入高，它们本质上都是“成本问题”。

PPT性价比不高

对商业组织而言，重要的事情有很多，要管理营销、改进产品、保障后勤、年审报税……样样事务看起来都比弄一份漂亮的PPT重要的多，再加上PPT所带来的收益难以量化，这就使得组织没有更强的意愿对其进行督促和改进。

 

组织无法在有限的成本下一直维持高水准的PPT制作水平。

但即使组织真的非常看重PPT这部分的工作，也未必能够保证持续产出高水准的PPT。注意，这里的高水准不仅仅是“漂亮”。一个看重PPT的组织，必然对PPT的依赖性较高，但成本的压力却会随着依赖性的加强而变大，最终上升到组织所无法承受的地步。

让我们假设这样一种状况，一个组织，非常看重PPT，它专门招聘了几个人（成本）来负责这部分工作，给他们培训（成本！），让他们试错（成本！！），最终如愿以偿的产出了既有内容又漂亮的PPT，但接下来会发生什么呢？初期，来自PPT的收益提高使得组织的依赖性加强，工作量随之增加，以前的人员配置已经无法满足工作量的需要，这时候不得不进行部门的扩张（成本！！！），新人要适应要培训（成本！！！！），过段时间人员稳定些了，然后呢？老的人员由于资历和能力的提升，会要求升职和加薪（成本！！！！！），而得不到满足的那些人会跳槽，组织不得不招聘新的员工来补充（成本！！！！！！），这带来了生产力的不稳定，也意味着质量的不稳定，这意味着PPT工作性价比的进一步降低。

更有可能的情况是，随着PPT边际收益的降低，组织会开始认为如此费力的维持这样一个团队非常累，这时有两个选择，要么打发这些人去担任更多的事务，这样他们就无法专注于PPT的工作，要么开始控制成本，降低质量或者数量的要求，如此一来，不仅无法维持高水准，甚至连一开始的水准都达不到了。

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现在，大家应该知道为什么平时见到的PPT都那么丑了吧，对于企业来说，出品漂亮专业的PPT，非不愿也，实不能也。 

当然，这篇文章仅仅是为了回答“为什么工作用PPT都不怎么好看”这个问题而已，并不是为了抨击那些漂亮的PPT。制作一份精美的PPT，不但关乎自己工作能力的尊严，同时也表明自己是个有审美底线的人。但无可否认的是，如果为了追求美观而忽视内容，无论在什么场合，PPT都难当大任。

强调PPT的局限性，是提醒我们不能满足于现状，随便做些看似漂亮的PPT来糊弄别人，是提醒我们要想办法让那些从自己手里出去的PPT变得更有价值。这就要求我们必须让PPT拥有清晰的观点、无懈可击的逻辑、全面的信息量、扎实的文案以及漂亮的外观，否则就难以称之为一份专业的PPT，一个称职的PPTer。