杂七杂八的学习记录
【@BOSS】企业目标管理体系建设浅谈（三）
3.目标管理体系的过程管理
在目标的执行过程中，需要有力并且合理的控制和管理手段，对于过程的管理从某种意义上决定了目标管理体系的成败，因为，目标设定的错误可以在执行过程中得以修正，目标的执行也可以逐步加强，但这些措施或是方法都来源于过程管理。一旦组织无法控制和管理整个目标管理体系，那目标将变得虚无缥缈，最终只能被放弃。
3.1成立管理组织
在体系的规划阶段，就应该成立相应的管理组织对目标管理体系进行管理。该组织需要对目标管理体系的实施进行管理、引导或控制，并对结果负责，它可以仅有一个，对整个体系进行全方位的管理，也可以分别针对规划、评估、控制、变更等阶段或过程成立多个。管理组织内的成员可以是来自外部的中立机构（如咨询公司），也可以是来自组织内部的员工。同样的，目标管理组织的成员可以是全职负责，也可以兼任。总之，该管理组织的组成非常灵活，但是，一旦确定，则在目标执行周期内应尽量避免变更，否则，将很难保持其政策和管理模式的一致性，进而无法充分保障组织整体目标的完成。
3.2成本、进度和质量的控制
成本、进度和质量是最简单的衡量一件工作完成结果的标准。如果一件工作能够在规定的时间内花费预期的资源达到了既定的质量标准，那么足以称之为完美，但应该清醒的认识到，大多数时候，我们不得不接受不完美的结果。因此，对于这三方面的控制并非为了保证每个目标的完美达成，而是为了在多个目标之间，在成本、进度和质量之间进行资源的调配和平衡，力求取得一个没有明显缺陷，使各方都可以接受的结果。
3.2.1成本
成本控制体系一般包括成本估算、成本预算和成本控制，通常在目标分解阶段就已经进行了成本估算和成本预算的工作。成本控制是监督目标执行状态以更新预算、管理成本基准变更的过程。
在成本控制中，应重点分析资金支出与相应完成的实际工作之间的关系，因为只监督资金的支出，而不考虑由这些支出所完成的工作的价值是没有意义的，最多只能使该目标的完成不超出资金限额。有效成本控制的关键在于，对经批准的成本绩效基准及其变更进行管理，同时，在成本控制中，还要设法弄清引起正面和负面偏差的原因，分析的方法和工具包括挣值管理、偏差分析、完工尚需绩效指数分析等等。事实上，成本控制也是变更控制过程的一部分。
3.2.2进度
进度控制是监督目标完成状态以更新目标进展情况、管理进度基准变更的过程。进度控制需要（1）判断目标进度的当前状态；（2）对引起进度变更的因素施加影响；（3）确定目标进度是否已经发生变更；（4）在变更实际发生时对其进行管理。同样，控制进度也是变更控制过程的一个组成部分。
进行进度分析和控制的有效方法包括：绩效审查、偏差分析等，对于多个目标组成的项目而言，关键路径法和关键链法是重要的计划、分析和控制手段。
3.2.3质量
实施质量控制是监测并记录目标执行活动的结果，从而评估绩效并建议必要变更的过程。它类似于目标评估的过程，但不同的是，对目标进行评估是为了掌握目标执行的当前状态，而质量控制是为了促使是目标以最高质量完成，因此质量控制工作贯穿目标执行周期的始终。
进行质量控制应首先确定质量标准，质量标准既包括目标执行过程的质量标准（可参考最终目标评估标准），也包括目标实现过程中产生的产品的质量标准；目标的成果既包括可交付成果（如具体的产品），也包括管理成果（如成本与进度绩效）。通过质量控制活动，可识别造成目标执行效率低或产品质量低劣的原因，并采取措施来消除这些原因。因果图和控制图是进行质量控制非常有用的分析和控制工具。
3.3变更的控制
在组织运作过程中，目标的变更是不可避免的，它可能来自于外部环境的压力、组织的战略调整、内部构架的变动、业务方向的转变、不可抗力等多种原因。而目标变更对于组织的影响是不可预期的，特别是在大大小小的各类目标联系紧密的情况下，因此对于目标的变更管理显得尤为重要。
变更控制是审查所有变更请求，批准变更，并管理对可交付成果、相关文件和目标管理体系的变更的过程。在目标执行过程中，需要通过谨慎、持续地管理变更，来维护目标管理体系的运作和组织目标的达成。应该通过否决或批准变更，来确保只有经批准的变更才能纳入修改后的基准中。
3.3.1制定变更流程
应首先制定清晰的变更流程，重点是保证所有变更请求都必须以书面形式记录，并纳入变更管理体系中，同时应确保只有经批准的变更才能付诸执行。变更请求经变更流程进行处理，变更申请人应向变更控制体系说明所申请的变更对目标产生的影响（如时间、成本等）。
3.3.2对变更进行评估和审批
每一项记录在案的变更请求都必须经过评估后决定批准或否决。对变更进行评估的过程必须迅速，因为延误决策时机可能给时间、成本或变更的可行性带来不利影响，但同时，也应确保谨慎，特别是对变更的影响应给予足够的重视，因为变更可能会造成连锁反应，在评估不完全的情况下，其他目标执行人根据变更情况也提出变更请求，会造成局面复杂化甚至失控。
为减少变更带来的工作量，可以事先规定某一层级的执行人有权批准某些种类的变更请求，仅在必要时，才由管理组织进行最终审批。管理组织的角色与职责，应该在变更控制体系中明确规定，并经相关的目标执行人一致同意。如果某些目标是按照对外合同来制定的，那么还需要按照合同要求，对某些变更请求征求客户的同意。
3.3.3公布变更
已批准的变更应在实施前根据其影响的范围进行公布，一方面可以搜集反馈信息，避免产生不合理的变更，另一方面，也使相关人员了解该如何进行调整以适应变更。
3.3.4施行变更
变更请求得到批准后，可能需要制定新的或修改已有的成本估算、工作排序、目标进度、资源需求和风险应对方案分析。因此，实施变更的重要工作之一便是协调整个组织目标管理体系中的各种变更（如进度变更往往也会影响成本、风险、质量和人员配备），同时，还应完整地记录变更请求的影响。
3.4风险识别、分析和应对
风险是一种不确定的事件或条件，有许多潜在的风险可能会造成目标管理体系的失败，一旦发生，会对至少一个方面造成影响，如范围、进度、成本和质量。风险可能来自于内部因素，也可能来自于外部环境，因此，有必要在体系推行的初期就开始进行与其相关的风险识别和分析，并制定风险应对方案，尽量使风险保持在可控的范围内。
3.4.1收集和识别风险
识别风险是判断哪些风险会影响目标并将其记录下来的过程。虽然目标执行人、目标管理体系管理组织人员或风险管理组织人员是关键参与者，但应鼓励目标的所有相关人员参与风险识别工作，以便创造并维持组织成员对风险及其应对措施的主人翁感和责任感，最终应形成风险列表。
识别风险是一个反复进行的过程，因为在目标执行周期中，随着工作的进展，可能会产生或发现新的风险。风险识别的频率以及参与者因具体情况而异。在进行风险识别时，应该采用统一的格式对风险进行描述。头脑风暴、访谈、核对表、图解技术、SWOT分析等都是在识别风险时重要的收集和分析方法。
目标管理体系因为针对整个组织，因此形成风险的因素多且复杂，很多因素都会对组织目标的达成造成影响，其中有一些可能会转化为风险。比如其他管理体系的完善程度（如绩效考核机制、 人力资源体系、 财务管理体系等）、组织自身的运作情况、企业文化、竞争对手的策略、外部市场环境的变化、舆论风向、政策支持、不可抗力等等。
3.4.2分析和评估风险
根据风险列表，需要对风险进行定性分析和定量分析，最终评估出风险对目标的影响，形成风险登记册。
定性风险分析根据风险发生的相对概率或可能性、风险发生后对目标的相应影响以及其他因素（如应对时间要求，与成本、进度、范围和质量等制约因素相关的组织风险承受力），来评估已识别风险的优先级。这类评估会受不同类型评估人员的态度的影响。因此对偏颇进行分析，并加以纠正。风险的时间紧迫性可能会放大风险的重要性。对风险相关信息的质量进行评估，也有助于澄清关于风险重要性的评估结果。实施定性风险分析通常可以快速且经济有效地为规划风险应对建立优先级，可以为实施定量风险分析奠定基础。
定量风险分析是就已识别风险对整体目标的影响进行定量分析的过程，分析的对象是在定性风险分析过程中被认为对目标存在潜在重大影响的风险。定量风险分析通常在定性风险分析之后进行，它可以为每个风险单独进行量化评级，或者可以评估所有风险对目标的总体影响。它也是在不确定情况下进行决策的一种量化方法。有时，不需要实施定量风险分析，就可以制定出有效的风险应对措施。
在规划风险应对方案之后，应该随着监控风险过程的开展，反复进行风险定性和定量分析，以确定总体风险的降低程度是否令人满意，并且可以了解风险的发展趋势。
3.4.3规划风险应对方案
规划风险应对方案在风险分析之后进行，包括确定和分配某个人（即“风险应对责任人”） ，来实施已获同意和资金支持的风险应对措施。在规划风险应对的过程中，需要根据风险的优先级来制定应对措施，并把风险应对所需的资源和活动加进目标管理体系的预算、进度计划和管理计划中。
拟定的风险应对措施必须与风险的重要性相匹配，能经济有效地应对挑战，在当前背景下现实可行，能获得全体相关方的同意，并由一名责任人具体负责。消极风险的应对措施通常包括：回避、转移、减轻和接受，积极风险的应对措施通常包括：开拓、分享、提高和接受，应根据实际情况从几个备选方案中选择一项最佳的风险应对措施。
3.4.4监控风险
监控风险是在整个目标执行过程中，实施风险应对计划、跟踪已识别风险、监测残余风险、识别新风险和评估风险过程有效性的过程。它不仅应该在目标执行周期中，实施计划中所列的风险应对措施，还应该持续监督目标执行工作，以便发现新风险、风险变化以及过时的风险。
监控风险过程需要采用诸如偏差和趋势分析的各种技术。监控风险可能涉及选择替代策略、实施应急计划、采取纠正措施，以及修订管理计划。风险应对责任人应定期向风险管理组织汇报计划的有效性、未预料到的后果以及所需采取的纠正措施。
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