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很急?试试快速迭代--轻松出方案

有时候为了尽快搞定成堆的工作,只能让许多任务并行,以至于方案的质量很低,不得不一遍遍的改,反而用去了更多时间。这是个普遍现象,虽然有时间管理和工作方法的问题,但那不是一时半会儿能解决的,所以我们今天先来解决手头的问题,就是如何更快速的出方案。

在之前的系列文章里,有一个方案撰写的建议步骤和流程,但在实际工作中,我们常常会遇到以下两种情形:

1.方案要的非常急,常常是今天布置了任务,第二天就要,这种情况下,根本没有时间认真的把每一个步骤都做到尽善尽美。

2.没有规定具体的deadline。很多时候上司只说尽快,如果我们没有主动去跟上司沟通,敲定一个时间点的话,就会很难预测到底什么时候会突然要货。更让人崩溃的是,即便是定下了时间,也往往会突然需要。

这两种情况很类似,都要求我们能迅速拿出一份能用的方案来应急,如果大家碰到这类情况,不妨试试快速迭代的方法。所谓快速迭代,就是先搞定最重要的内容,如果很紧急,马上可以拿去先顶着,如果不确定deadline,就等于上个保险,接下来的时间可以根据情况一遍一遍的完善,更迭三四个版本之后,基本就是一份很完整的方案了。

在详细解释之前,先跟大家明确一下,这种方法更适用于紧急情况,如果有充裕的时间,建议还是按部就班的来,这样方案的质量会更高。

OK,既然我们的目标是在最短的时间内完成最重要的部分。那么有必要分析一下哪些是最重要的部分,以便可以从容的分配时间和精力。

一份方案通常要经过搜集资料、提炼观点、构建逻辑、优化文案、美化方案这几步,在快速迭代的过程中,我建议将这些步骤划分优先级,先按照优先级快速完成一份,然后再重复整个过程,一遍一遍的迭代下去,最终得到一个满意的(或者是可以交货)的版本。




下面我们就来看看在这个过程中每个步骤要做些什么以及怎么做。优先级由高到低排列,首先是观点和逻辑,然后初步美化,再理顺字句,最后补充必要的资料(通常是数据)。

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提炼观点

我们常常说某件产品的成功是因为它满足了市场需求,那么对一份方案来说,观点就是最重要的那个能够满足客户主要需求的东西,有了它,才会有后面的故事,没有它,后面做的再多也白费。

以前的文章我们也不止一次的提过,一份方案的最终目的就是要说服受众接受我们的观点,而要达到这个目的至少需要两个要素,一是观点要明确,不能模糊,不能让受众不知道我们在说什么。二是逻辑清晰,不能让受众认为你在瞎扯。这两个要素里,首先我们得有一个观点,然后才能用逻辑去证明它。因此,观点是一个方案里最重要的,如果你的PPT只能有一页,就在这一页放上你的观点吧。

很多时候上司会告诉你,今天这个方案是要给哪个客户的,我们准备卖什么给他们,帮他们解决什么问题。这么看来,似乎观点已经有了,但这样的观点往往是站在我们自己的立场上考虑出来的,不顶用的。要推销一个观点给对方,你必须要知道对方的真实需求,集中力量攻击他的痛点。当你的观点说出来的时候,对方或频频点头表示赞同,或惊愕万分想要听个究竟,无论怎样,都要让客户有反应才算是成功,所以观点才需要仔细斟酌。

这里有个难题就是,提炼观点的前提是充足的资料,而现在我们几乎没有时间去做资料搜集的工作,这就要求我们在平时的工作中要多累积多思考,以便在紧急情况下利用脑袋里的存货形成一个相对靠谱的观点,这也是为什么有经验的人和NB的人做东西会比较快也比较好的原因。

构建逻辑

逻辑是为了证明观点的。提出一个观点是容易的,提出一个好的观点是困难的,因为需要大量的论证,论证是保证观点正确性的必要过程,只有观点没有论证的方案是毫无说服力的。从这个角度来讲,观点和逻辑是绑在一起的,有了观点,才需要去证明,有了逻辑,观点才是有效的。

如何构建逻辑我们在之前的文章已经讨论过,这里不在重复。工作中常把这两步一起考虑,做一个“观点---逻辑”的小范围迭代。比如我最常用的方法是做个导图,把观点写在中间,然后快速考虑可以支撑这个观点的论据,如果感觉(是的,没时间的情况下很多时候只能靠感觉)不严谨,就换个角度,重新思考论据或是变更观点,直到找出最合理的一套理论。

另外,逻辑的构建也是分层级的,第一次迭代的时候我们搭出骨架,用来论证整个方案的观点。第二次迭代的时候,我们就要开始关注那些分支的论点(通常他们是高层逻辑的论据)。就这样一直迭代下去,直到整个方案的论证足够严谨,研究过金字塔原理的同学应该很容易理解。

以上两个步骤,可以看作是一个方案的顶层设计的过程。可以说,一份方案质量的高低,很大程度上取决于这两个步骤做得够不够好。我还记得《最后期限》里提到的假设:在软件开发过程中,如果设计足够好,那么甚至不需要测试。虽然这个假设难以在现实中去证明(你没法衡量什么叫做“完美设计”),但一些现有的数据和经验确实证明了好的设计可以大大缩短研发和测试的成本。所以我一直认为(自己的实际经验也证明了这一点),至少花一半的时间去设计整个方案,后面的工作不仅轻松顺利,而且质量更高。

美化方案

大概有人会奇怪为什么我会把这种“表面工作”放在这么高的优先级,原因只需要一句话就可以说明:爱美之心人皆有之。

漂亮的方案给人的第一印象是非常重要的,当人们带着好心情来审视方案的时候,一份经过设计(平面设计也好,版式设计也好)的方案会在第一时间显露出专业度,方案当中的一些小瑕疵似乎也变得比较容易接受了。所以方案的美化绝不能马虎,在时间紧迫的情况下,即使我们没法做到精雕细琢,起码也要保证方案是干净整齐的,如果是PPT,就好好设计版式和图示,如果是doc,就先做好排版的规划。

优化文案

在通过标题(通常是你的观点)和设计吸引了足够的注意力之后,人们才会去阅读更详细的内容,这时候文案的重要性才显露出来。

或许你会以为文字比较多的方案对文案的要求更高,其实恰恰相反,一份多达一百页的doc文档,是很少有人去关注文案细节的,即使有些不通顺的地方(当然不能太多),人们也会自动忽略。比如下面这句话,当你读得很快的候时是不会现发有文字位错的现象的。还有一个理由就是,方案通常给两种人看,一种是不懂的,他不会认真看那些细节,一种是很懂的,他只看个大概就够了,也同样不会去扣细节问题。

当然这并不是说文案就不重要,只是说,在时间有限的情况下,不要纠结于细节,先把整个框架搭起来(观点和逻辑),然后再填充内容,最后有时间再进行细节的优化。

搜集资料

大多数资料是补充性的,因为高层的逻辑构建已经完成了,剩下的工作是让它更强壮而已,这一步完全可以放到最后再完成。

以前我也常常纠结于方案中资料的完整性,认为一份缺少详实数据的方案是没有说服力的,但后来慢慢发现,搜集到足够有效的资料实在是太困难了,数据的正确性和完整性都很成问题,最后资料来源的标注都是“XXXX网站”,这难免会使方案显得有些山寨。专业机构的数据虽然可信度会高一些,但对于一般公司来说,成本又是一个问题。

另外,有说服力的观点从来都不是来自于数据,而是逻辑。

许多(也许是大多数)重要的科学问题都是定性的,而不是定量的,甚至在物理和化学中也是如此。当且仅当关系到证实时,方程和测量才有用。但证实或证伪在先,如果在没有定量测量的情况下就有绝对的说服力,这种证实或证伪实际上是最强的。

或者换一种说法,你可以从逻辑盒子或数学盒子中抓住现象。逻辑盒子粗糙但坚固,数学盒子
精致却脆弱。数据盒子可以把一个问题漂亮地包装起来,但却无法抓住现象,所以首先要用逻辑盒子将现象抓住。

—— 约翰R.普拉特(JohnR.Platt)

也就是说,只要我们的逻辑是没有问题的,那么任何有常识的人都可以通过推理得出相同的结论,数据或其它更详实的资料只是为了再次证明观点而已。所以资料只要够我们提炼出观点,理出逻辑就足够了,剩下的细节,可以留到下一个迭代慢慢补充。

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OK,上面的分析基本说明了在时间紧急的情况下,应该如何做一份能拿得出手的方案。在deadline不确定的情况下,我们也可以先出一版简要版本,然后视时间的需求再逐步添枝加叶,让方案更完善。这种方法同样可以在平时应用,每出一版方案,就跟上司确认一版,确定方向没问题,再接着往下做,这样不仅可以随时调整,也能让领导知道你的工作进度,对大家都好。


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