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如何对付时间黑洞(下)

 

上回我们聊了一下如何合理的安排事务,避免被琐事影响到自己去做“真正要做的事”,今天继续聊聊造成时间黑洞的另外一个问题:拖延。

上篇提到过,造成时间黑洞的原因不外乎两个,一是不会安排事务,二是拖延。许多人认为自己属于前者,但实际上真正不会安排事务的人是不多的。大家都是成年人,都具备分辨事务孰轻孰重的能力,特别是当你按照上篇的建议,做出了一个列表,但最终发现仍然无法完成的时候,恐怕就会知道,真正的凶手是“拖延”。 

人人都有拖延症,拖延的危害大家也都知道,我就不多说了。所以,患有拖延症的朋友们,以及按照上篇的建议做了但无效的同学们,可以参考一下本篇的建议。不过这些建议仅限于解决拖延导致的时间黑洞问题,对于诸如“脏衣服一定会在剩下最后一套干净衣服的时候才去洗”这类问题,我本人也没有解决,有解决办法的同学们请救救我。 

先来看看拖延的原因。拖延本质上是个心理问题,简单来说,是逃避。通常我们安排给自己要做的事情,往往是一些重要且困难的事,这些事务会耗费我们的时间、精力、金钱等等,而人的天性是趋利避害的,所以人们往往会下意识回避这些事务。比如,对大多数人来说,学习是件难事,所以当开始要学习的时候,出于回避困难的心理,就会“突然想起”还有某某事没做。又比如,对有些人来说,构建亲密关系是件困难的事,所以需要联系某人的时候,出于心理抵触,就会一拖再拖。简而言之,很多拖延都是为了让自己逃回“心理舒适区”。但如果不做任何事,又会产生愧疚等负面情绪,为了消减这种情绪,最后大家就会选择去做那些“看起来很有用”的事情,让自己假装忙碌。 

既然知道了原因,解决方法就很清楚了,那就是:告诉自己其实事情没那么难。当然,这种心理调试需要一定的时间和过程(有心理医生的帮助是很好的),我们不妨从下面两个做法开始尝试。 

正视自己的欲望,给自己一个做事的理由 

我发现很多时候我们会把一些事情过度美化,比如努力工作是为了实现自我价值、学习是为了窥见更广阔的世界等等。当然不排除有些人确实达到了这种境界(ps.这些人不会拖延),但对于我等凡人来说,这些理由都是人云亦云的包装,面试的时候应付一下HR还行,咱自己就别骗自己了,这种抽象的、建立在美好想象之上的目标和计划是没有推动力的,拖延也几乎是注定了的。 

所以我们完全可以正视自己的欲望,分析事务的收益,再利用自己的欲望来找到做某件事的真正理由。比如总是拖着不学英语,就可以先确定一件事,英语是工具,是为我们的目标服务的。那么自己的最终目的是什么?是为了升职加薪,还是应付考试,或是跟朋友们得瑟?客观一点,反正你自己想的别人又不会知道。 

知道了自己想要什么就可以接着分析一下这件事究竟能不能帮助我们达到这个目标,衡量一下性价比如何。比如是不是学了英语就一定能升职加薪?升职加薪有没有其它途径?不看字幕是不是真的能带给你更好的观影体验?是不是能让你在朋友圈炫耀成功?学英语对当前的你到底有哪些收益?拿学英语的时间去做其它事会不会有更高的收益? 

这些事想明白了,结论也就有了。如果确定英语对你完成目标很有帮助,收益很高,自然也就有动力了。 

再比如这个微信号,写这些东西也并不是为了传播理念帮助别人进步之类的伟大理想(如果有这个效果,那也是结果,不是动因)。动因其实很世俗也很自私,一是为了锻炼文笔(靠这个吃饭,没办法),二是为了锻炼思考能力(年纪大了,脑子开始不灵光),三是为了满足自己好为人师的心理(就是爱臭屁,改不了)。这些欲望既不是别人强加给我的,也不是被影响了之后脑子一热产生的,这些欲望都是真的,所以即便拖,也还是会在deadline之前一大早爬起来完成这篇文章。 

说白了,想要不拖延,还是要找准需求。传说(意思就是我忘了出处),某人为了留学的奖学金学英语,每背一个单词,就告诉自己今天又赚了多少钱。大家看,这就是个很好的例子,自己的需求与事务的收益完美契合,这样的事务安排,当然有动力去做,当然不会拖延。 

哪怕5分钟也好,先开始吧 

逃避的另一个原因是害怕失败。其实仔细想想,完全没必要啊,就算失败了又怎样,就算放弃了又怎样,只要开始过(即使只是做做计划),往往就会比那些没有开始的人更有收获,无论如何,我们是不会有任何损失的。所以我们没必要害怕失败,意识到自己想要逃避的时候,就告诉自己“只做5分钟就放弃”,效果就完全不同了。 

比如跑步,天气太冷不想去?那就告诉自己“无论跑不跑,好歹把新买的装备穿上试试看吧”,等你穿戴整齐的时候就会发现,再脱下来实在太麻烦了,干脆出去跑几分钟吧,出了门就会觉得,既然出来了,干脆多溜溜吧。这样不知不觉就完成了任务,第二天再来一遍,久而久之,养成了习惯,就不用再纠结了。 

俗话说万事开头难,许多事情一旦开始了,其实没那么容易放弃的(沉没成本),而只要不放弃,就终有成功的那一天。 

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OK,以上就是通过调整心理从而解决时间黑洞问题的一些经验。关于拖延,相关的内容很多,有一些内容,回头有时间再补充一下吧。拖延相关的资料、书籍和战拖社区也非常多,大家不妨多看看,找到最适合自己的解决方案。


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如何对付时间黑洞(上)


前些天有朋友私信问我,说虽然有时候有了时间,但总是东摸摸西看看,结果大把的时间不知不觉就不见了,计划中的事一件也没完成。其实这是很多朋友都会碰到的问题,我也一样,所以今天咱们就来想想办法解决这个问题。

很多时候,我们凑出了时间,制定好了计划,甚至脑子里已经浮现了完成计划之后狂欢的情景,可一旦到了要开始的时候,就突然冒出了很多事情,于是忙了半天,最后只有一件事没做:正事。 

比如晚上本来计划好好读书,先是泡杯茶,又想到衣服还没洗,收拾脏衣服的时候顺便换了床单被套,最后干脆给家里来个大扫除,好不容易坐下来,狗又叫了,去照顾它的时候,朋友发微信,聊几句,看看朋友推荐的链接……等再拿起书本的时候,发现已经到了要睡觉的时候。 

很多朋友都遇到过相似的情形吧,这就是典型的“时间黑洞”的问题。好不容易挤出的时间被一些计划外的琐事消耗掉了,导致计划被打乱,目标几乎永远也无法完成。产生时间黑洞有很多原因,但最根本的是下面这两个。 

一个是真的不会安排事务。有些人执行力是很强的,但总是抓不到重点,他们似乎认为每件事都是很重要的,都要在当下赶快完成,最后累的半死却对人生没啥帮助。对于这类同学,可以试试对事务进行分类,找到优先级高的那些,先去完成它们,这样效率最高。 

另一个就是拖延的问题。人人都有拖延症,比如这篇文章,我从周一拖到今天早上才搞定。拖延本质上是个心理问题,如果能找到自己适用的心理调适机制就可以比较从容的应对了。拖延问题的相关书籍资料也比较多,认为自己是拖延症的,可以看看相关资料。 

这两个问题,有部分人是前者,大部分人是后者。如果能解决这两个方面的问题,就算没法完全干掉时间黑洞,至少也能缓解一些。 

我自己也常常被时间黑洞困扰,少有时间利用率很高的时候,不过在长期艰苦卓绝的与时间黑洞的斗争中,多多少少也积累了一些经验,供大家参考。下面咱们先看看怎么解决合理安排事务的问题。 

学会为事务划分优先级 

其实所谓的时间管理就是对事务进行管理。是否给事务制定优先级在不同的时间管理理论里有不同的看法,也引起了不少争论。这里我们先不去理会那些争论,单是考虑时间黑洞问题的时候,优先级划分是有一定效果的。 

通常认为,已经计划好接下来要做什么事的人已经有了优先级的概念。比如计划今晚要读书,自然是认为读书比其它事更重要,但我觉得那只是表面现象。实际上,“应该做的事”和“想要做的事”是不一样的,说到底,这是个价值观的问题。比如,工作后持续学习这件事,人人都认为是对的,所以它必然是“应该做的事”,但如果我们现在的能力已经足够应付当前的工作,自己也没有要在职场出人头地的目标,我们就是喜欢随性的生活,那它就不是我们“想要做的事”。 

想要认清真正要做的事,最根本的办法当然是拷问自己的内心,寻找自己的人生观和价值观,树立一个目标blablabla……不过这个解决方案貌似有点鸡汤,我们可以用另外一个有点技术含量的技巧来尝试解决问题,就是“四象限法”。 

四象限法就是根据紧急程度和重要程度对事务进行分类,最后得到一份分类清晰的事务图谱。这不是个新玩意儿了,很多看过时间管理相关文章的同学们应该都知道。 



 


计划实验这个方法的同学们,先别急着画图,我建议按照下面的流程来做,会更有效。

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首先,找个合适的开始时间,跟以前一样,不要刻意去改变什么,但是要找张纸把自己做过的事记录下来,记录一周就够了。这一步的目的有两个,一是看看自己平时做的事情都有哪些,方便回头列出清单进行分类,另外也能看看时间都是被什么事给吞噬掉的,相信大多数同学看到结果的时候会有些吃惊的。时间消耗统计可以让列表更清晰,以后也可以根据时间消耗更合理的安排事务,所以如果再能加上个大概的时间消耗统计,就更好了,如果觉得麻烦,现在不做也没关系。

然后把这些事务列一个清单,根据事务的性质,该合并的合并(比如读书、背单词都是学习,洗衣服、打扫卫生都是家务),再把每件事务根据分类原则放到不同的象限里去。分类要注意以下几点:

不要拿你的分类跟别人去做比较,每个人的实际情况都不一样,同一件事的分类必然不同,比较是没有意义的。比如洗衣服这件事,对一个有洁癖的人来说,当然是“重要且紧急”的,但对于像我这样邋遢的人来说,它一定在“不重要也不紧急”那个格子里。

还有,罐头会过期,人也是会变的,三观和目标的变化也会让事务在不同时期在不同的位置,这很正常。 



 
最后, 忠于自己的三观以及当前的目标,否则就会出现“应该做的事”和“想要做的事”不一样的情况,起不到太大效果。  

OK,现在四象限的图已经搞定了,以后就可以按照自己的原则对事务进行分类了。 

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分好类之后,优先开始做哪件事呢?许多人想当然的认为是那些“重要且紧急”的事务,但其实“重要但不紧急”的事务才是我们应该优先考虑的。 

为什么先做这个,简单说就是这些事如果不做,慢慢会变成“重要且紧急”的事,最后的结果就是让我们疲于奔命。限于篇幅,以后我们有机会再详细讨论,有兴趣的朋友可以找找相关的分析文章。 

当前那些“重要且紧急”的事务不做么?当然会做,不过那些事会自己挤到清单里的,它来的时候再做就行了。担心的同学们,放轻松吧,很多事不做也不会死人的。大家可以认真想一想,这世界上真的有那么多非要你亲自处理的“重要且紧急”的事务吗? 

所以这一节总结下来就是:

要做某件事之前,先想想它属于哪个象限,“重要”的事务都可以处理,“不重要”的事务,无论是否紧急,都可以不用理。 

OK,上面就是为事务划分优先级的方法,方法非常简单,但做起来也是要花些时间和精力的,要注意的点也不少,真要延展开来,恐怕又要写一个系列。限于篇幅,今天先说这么多吧。 

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写到这里发现篇幅太长,干脆分成上下两篇好了(我是不是有些话痨……),下一篇我们接着讨论拖延症的问题。


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【To be better】怎样才能不那么忙

时间管理不是万能的,它并不比一个聪明伶俐的(漂亮)女秘书更管用,不过起码还是可以让你轻松那么一点点的(而且是免费的)。

希望这篇文章能够帮助那些繁忙的职场人士改善工作状况。篇幅有限,只讲道理,不谈具体的技巧。对于那些懒于思考,非得别人喂饭的同学,我只能表示遗憾。另外,虽然这些内容也适用于生活场景,但我建议还是随意些吧,别让强迫症和偏执毁了充满不确定性的、丰富多彩的生活。


我开始接触时间管理大概是在07、08年前后,当时时间管理这个词还很时髦,刚刚开始伴随着移动互联网的风头流行起来。当时的我视时间管理为万能钥匙,也是GTD流派的忠实追随者。不过接下来的几年,随着工作经验和时间管理实践经验的累积,我开始逐渐正视时间管理,相关的理念、方法和工具也都发生了巨大的变化。最近两年,我甚至开始觉得,时间管理对大多数人来说实际上是个伪命题。越来越臃肿的列表和越来越复杂的流程只能让人们觉得自己把事情做的更好了,但实际结果却没有丝毫改观,甚至变得更糟,最终,时间管理在越来越鸡汤化的过程中,变成了有(diao)志(si)青年们的安慰剂。

其实说到底,时间管理不过是为了达成某个目的而采取的一种手段而已,但条条大路通罗马,对于个人而言,没有最好的手段,只有最适合的手段。如何设置清单、如何回顾、如何遵循事务处理流程……都只是“术”而已。既然觉得这些帮不到你,不如彻底抛开这些理论、方法、技巧和工具,忘记条条框框,仔细回想一下,你最初做时间管理的目的到底是什么呢?

对于我来说,一直驱使我实践时间管理(如果我现在做的还算是时间管理的话)的理由很简单,就是“懒”。

跟我相熟的人知道,我是非常懒的,能躺着就绝不站着(废话,因为我腰突啊!),能让别人代劳的我一定不做。有人说人类社会的发展就是因为“懒”,我深表同意。那么,为了能满足“懒”的需求,同时又要保证生活质量(其本质是让自己在未来能“懒”的更舒服),就必须想个法子,做最少的事,有最多的产出,即在更短的时间内做更多的能产生价值的事,简而言之,就是提高生产力。

弄明白了这一点,我才大彻大悟,于是后来几乎再也不看时间管理的相关文章了。同时我相信,这个终极目标也适用于大部分人,它才是时间管理的真谛啊同学们!于是在下根据多年的实践经验,为大家总结了提高生产力的方法。通常终极技能都是返璞归真的,所以这些方法也很简单,只有4条,分别是:

  • 过滤事务

  • 授权他人

  • 合理安排

  • 提高效率

几乎所有与时间管理相关的内容都在这里了,为了避免鸡汤的嫌疑,下面给出勺子。

 过滤掉那些没意义的事 

人的时间和精力是有限的,把有限的生命投入到无限的工作之中是最SB的行为,因为工作永远都做不完同时大部分工作都是毫无意义的(对此有异议的同学,请确认自己的工龄是否超过10年)。为了避免将宝贵的精力用到错误的地方,我们需要设置一个过滤器,用来筛选事务。这个过滤器是什么样子的?我也不知道,因为同一件事务对不同的人来说有不同的意义,大家根据自己的三观自行选择吧,不过前提是你得有基本的判断能力,也别太较真。

诚然,有时候在工作中,我们不得不做一些我们认为无意义的事,这时偷偷懒应付一下也是个无奈的选择,而如果有人挑刺,那最好审视一下你们之间的目标是否有差异,想办法解决这个问题比花精力认认真真做无聊的工作更有意义。

过滤事务并不是鼓励大家逃避工作或者偷懒,而是为了形成一个职业发展的良性循环。如果可以将时间和精力集中到有价值的工作上,就有机会把相对重要的事情做好,后续就会有更多的资本和能力去挑战更具含金量的工作,长此以往,人的价值才能逐步体现,回报也会越来越高。如果任由自己淹没在一大堆不知所谓的事务中,最后只能伴随着这些工作平庸下去。

过滤是让我们不再瞎忙的第一步,也是最难的一步。有工作经验的人知道,即使有完美的沟通技巧和过硬的资历,在职场中拒绝别人仍然要冒巨大的风险。但如果不懂得拒绝,就只能永远当个“努力的员工”和“亲切的同事”了,所以,对许多老好人来说,这一步需要的不是技巧,而是勇气。

 有些事可以授权给别人做 

有时候,你不擅长或者无暇顾及某些事务,就要授权给别人去做。授权在这里指的是,将责任归属于你的事务,交给别人去做,你跟进结果。

授权并不一定都是上级安排工作给下属(当然大多数时候是),很多时间管理理论提到的“甩猴子”就是指平级之间的互相“授权”,这听着有点像推诿或扯皮,但不同的是,事务的确是在推进的,只不过是按照你的计划在推进。

挑选合适的授权对象是非常重要的。合适的人能做的更快更好,不合适的授权还不如自己搞定省心。这样问题就来了,有时候,你的能力是所有人当中最强的,所以要么忍受其他人的低效,要么就想办法帮助他人,让他人也能做的又快又好。我当然建议后者,大家好才是真的好,千万不要被那种教会徒弟饿死师傅的狭隘想法所束缚。

另一个难题是不愿授权,总得把大小事务都抓在自己手里才安心。有时我觉得这是种无能的表现,强将手下无弱兵,对于授权,你只需要做好跟进就足够了(GTD流程里那个“wait”和“review”就是干这个的),列个表,写上啥事让谁去干了,什么时候找那个人要结果,超简单的对不对?如果你无论如何也没法放心把事情交给别人做的话,一个选择是自己承受,别天天叫苦,另一个选择是去找个心理医生。

只要会授权,作为领导来讲,工作可能会困难会辛苦,却绝不会繁杂。总的来说,授权是一件可以让大家都变得更好的事情,为了能让其他人按照自己预定的方向和结果行动,你得勇敢的与同事沟通、帮助并欢迎周围的人变得更强、放手并鼓励他人去做、勇于承担最终的后果,因此,你需要的,不是别人给你的保证书,而是自信

 安排好要做的事 

有些事必须自己干,所以得学会安排自己的时间。这个是时间管理的重点内容,也有太多相应的方法了。有的提倡记录时间,找到自己最高效的时段,以便完成重要事务;有的建议每天设置几个任务,完成了就可以了;有的建议不分优先级,按照列表顺序,一个一个做;有的建议加上情景标签,按照不同情景一次性完成相关事务。具体怎么做?还是那句话,都试试,然后找到自己最喜欢的方式就行了。

另外,向大家推荐项目管理中的进度管理知识,这些知识对于科学合理的安排事务极有帮助。安排事务是个需要认真思考和规划的活,你得知道每一件事安排多少资源、前置条件是什么、约束条件是什么、用什么方法完成最合适、如何应对风险、如何衡量执行程度……好吧,安排事务最重要的,其实是慎密

 提高自己的能力 

效率提高了,做同一件工作所需要的时间就变少了,那么为了提高效率,我们就必须提高自己的工作能力,这个道理简单到让人忽视。虽然仍然没有通用的方案,不过这里有一些建议。比如,可以统计一下你工作的内容是啥,重复最多的那些,想个办法去弄个通用的。另外,想办法提升工作技能,让自己能快速的、一次性完成工作。举个例子,我的工作以做PPT方案最多,所以我会:1.把一些常用的部分(章节、页面、元素等)做成通用版本,让其它方案都可以快速使用,能节省大量时间;2.把时间投资在学习制作PPT,练习写作等方面,让自己具备快速搞定方案的能力。

提高个人能力是最根本的,也是一劳永逸的做法,你不会碰到任何约束和门槛,而且在后续的日子里可以持续享受到这项投资带来的好处,简直是最划算的买卖了,所需要的,其实只有一点,就是努力



做到以上这4点(坚持九九八十一天方可小成,大成看天分),应该可以帮助看文章的你缓解一下繁忙的状态吧,更加具体的技巧和工具,请根据个人情况自行选择。如果你确实做到了这4点但仍然很忙,我想你的薪水和前景一定不错,既然这样,就赶紧好好干活吧。

【读书笔记】《把时间当作朋友》

刚刚看完了李笑来的《把时间当作朋友》这本书,会去读这本书是因为看了他的《人人都可以用英语》,对我学习英语帮助不小,觉得他写时间管理该也不会差到哪里去,便抱着偷懒的态度读一读(为了逃避去看《敏捷项目管理指南》-_-!),没想到一路看下来,收获颇丰。

书只有两百多页,因为不是专业书籍,读完大概只花了不到20个小时。书名里虽有时间两个字,但关于时间管理的内容只占整本书的一小部分,并不是我想象的那种专讲时间管理的各种方法和工具的书籍。整本书更像是在阐述关于个人提升的“道”,而非时间管理的“术”。正像序言和补记中讲的,这本书花了很多篇幅向读者强调“心智的力量”,它所讲的“心智”并不是《秘密》里面所说的那种具有强烈唯心主义论的“心智”,而是通过正确的逻辑推论向读者说明“人不能控制时间,却可以控制自己”这个道理。

书中讲了很多关于珍惜时间、独立思考、持续学习的重要性,其中有许多道理是自己之前从未思考过的,比如如何正确的认识自卑和自负、如何衡量时间、怎样理性的控制自己、如何使自己更具耐心、凡事提前准备的好处等等。在读完整本书之后,读者会明白,所谓的时间管理,其重点并不在于运用什么样的工具、方法和技巧使时间“看起来变的更多”,而在于,人需要不断的提升自身的修养和能力,才能让自己的时间变的更有价值。从这点来讲,为了让自己的时间具有更大的价值,就必须去做具有实际意义的事情。读一本书、写一份报告、给亲朋好友打个电话、背几个单词都比把时间浪费在那些让自己看起来很忙但却毫无意义的事情上面要好的多。时间是公平的,对任何人来讲,每天的时间都是一样的,时间的流逝速度也相同,如果能够充分的利用时间,无疑等于比那些不善利用时间的人拥有了更长同时也更丰富的人生。

回想自己过去的30年,已浪费了太多太多时间。曾经沉迷于游戏、享乐、甚至是拼命搜集学习资料这些无谓的事情当中,仅仅是为了获得那种虚幻的满足感,却没有一件事情是真正坚持下来的,时不时为此懊恼不已,但又转头就忘。所幸结婚之后(感谢Amy!),开始慢慢思考起自己的人生究竟想要怎么样过,也为此做过一些努力,学习了不少东西,现在回过头去看,还是远远不够的。每次看到自己学习资料的文件夹足有100多G,买的书大部分都还没看,就只能感叹人生太短,要做的太多。

在女儿来到这个世界之后,生活压力随之增大,责任感和紧迫感也越来越强烈,却是人生中最充实的一段时间。做了人生规划、制定了学习目标,按照计划一步一步执行,虽然距自己的理想状态还有差距,但已经可以感觉到自己的进步。学习给人带来的满足感是令人愉悦的,甚至还伴随着优越感,看看自己周围那些无所事事、整日抱怨的人,就会觉得自己至少在精神上还不算贫瘠。

珍惜时间,增强心智、培养耐心、努力提升和完善自身,若是能够坚持做到这些,接下来的路会更有意义吧,我想。

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