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【To be better】个人目标管理浅谈(7)

之前我们已经知道了,目标管理并不能保证我们获得成功。我们不能想了很多个“目标”,就指望它们自己实现。

 

在进行目标管理的过程中,我们也经常会遇到一些问题,这些问题包括:没有进行记录、设定了错误的目标、没有将目标变成可执行的计划、没有执行、没有回顾等等,这些问题都很容易导致目标管理的失败,而失败会造成焦虑的情绪,导致这些问题更加严重,最终形成恶性循环。

 

从设置正确的目标开始,谨慎的分解,合理的制定计划,坚持行动,总结回顾的时候及时修正,这些做法都有助于我们避免失败。不过,有时候失败可能来自于一些不可控的因素,这种情况下,我们应该认真分析失败的原因,以求在未来能够避免。另外,我们也要随机应变,对目标和计划及时修正。

其实失败并不可怕,只要我们清楚的明白自己为什么会失败并找到解决的办法就行了。

 

Ok,以上基本就是关于目标管理的所有知识了。接下来,还有一些宝贵的实战经验,大家听完再做也不迟。

(to be continued)

 

 

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个人目标管理浅谈(8)


【To be better】个人目标管理浅谈(6)

其实说它是最后一步不太恰当,因为回顾总结实际上是穿插在整个目标管理过程中的,前面咱们就不止一次的提到过回顾和总结。它是个“看看接下来该怎么做”的过程。本质上是让我们能够对自己进行各个方面的检视,回顾的内容包括愿景、目标、计划、执行情况等等。

 

如果不回顾的话,很容易会造成下面的后果。

第一,压根忘记自己的目标了,不管你有没有写下来,不经常回顾的话,总会忘记的,至少是会记不清楚的,第二,我们会错失及时修正的机会,实际上,我们是常常会对目标或计划进行修正的,以便符合我们的规划,而如果不回顾,只知道埋头做事的话,有时候会有一条路走到黑的风险,白白浪费了时间和精力。第三,不回顾就不会知道我们之前做了什么,现在在做什么,以后要做什么,这样的话,我们就不会有任何成就感,会丧失前进的动力。

 

许多人也会记得做回顾和总结,但却做的很敷衍,我个人就属于这一种。实际上,回顾总结对于整个目标管理是相当重要的,它带来的好处包括: 

1.能够获得新的想法。有时候回顾总结有点像是做思维导图的过程,经常会看着之前做过的事和未来要做的事的时候,就突然冒出一个新的想法,也许是一个新的目标,也许是一个提高效率的方法,所以我们有必要常常回顾。

 

2.可以从更高的角度俯视人生。实际上,当我们在设定愿景和目标的时候,就已经站在更高的角度了,我们所看的不再是明天、后天或下周的生活,而是明年、后年或十年后的生活,从这个角度讲,目标管理帮助我们拓宽了视野,让我们考虑的更长远。而通过对个人历史进行回顾总结,我们达到了“以史为鉴”的目的,我们会对自己的过去更清楚,会对自己的未来也更明确,不会出现不知道过去几年是怎么过的,也不知道以后几年要怎么过的现象。这里存在一种反对的观点,就是如果人们都知道自己的未来,那还有什么意思呢?我想说的是,这种观点忽略了回顾的最大作用,就是下面这条。

 

3.可以及时修正。通过回顾总结,我们可以看看有没有什么需要变更的地方,比如对目标、任务或行动进行一些添加、修改或删除,以使我们能专注于最初的愿景,不至于偏离方向。也能使我们持续更新我们的愿景和目标,使自己能够持续前进。

 

4.可以获得满足感。如果我们已经做了一段时间的目标管理或时间管理,就会留下一些记录,在看着这些记录的时候,我们会获得极大的满足感,会觉得虽然我们可能没法掌控生活和未来,但起码我们还可以掌控自己。而这种满足感会产生强烈的驱动力,让我们进入良性循环。

 

 

回顾总结其实很简单,就是回顾上面几个步骤的输出,对已做过的一些事情进行分析,看看是不是还有可以改善的地方,怎么去改善。就我个人来说,我喜欢将一些能够用数据衡量的事情数据化,然后对数据进行分析,从这些数据中,我们常常能发现一些感觉上的误区,这对于我们接下来的规划和执行过程都具有很大的参考意义。

 

回顾总结的时间最好选在固定的周期并养成习惯,有一些是必要的,比如一个目标管理周期,即最终期限到期的时候,我们有必要对目标的整个执行周期进行回顾和总结,看看有没有达成目标,得到了哪些成果和经验,下一个类似的目标有没有值得注意的地方等等。有一些是建议要做的,比如每年、每月、每周,这种周期性性的回顾对于我们进行滚动式规划是很有帮助的。另外,可以根据个人的实际情况,选择是否要进行每日回顾,其实每日回顾的好处不仅仅局限于目标管理,在时间管理、修身养性方面也是很好的,有兴趣的同学可以找找相关的文章,比如晨间日记之类的。我自己觉得太麻烦所以就没做每日回顾了,要检讨。。。如果对自己要求严一点,可以做一个回顾清单,对每次回顾进行记录,顺便把总结的结果记下来。

 

这一步的输出看各人的习惯,比如回顾清单、执行结果的记录、一些分析的结果、心得体会等等。

具体输出的形式不重要,重要的是有这样一个反思的过程,会让我们的目标管理更加有效和持久。

 

好,目标管理的内容就是以上这些了,其实一点都不难,等我们熟悉了之后,可以很自然的进行目标管理而不需要像今天这样刻板的按照步骤执行。

 

下面我还想补充一些内容,那就是如何应对失败。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(5)

执行就是做事的过程,这方面我们今天就不多讨论了,因为目标管理更偏重规划方面,而时间管理更偏重执行方面,以后有机会的话我们再探讨关于时间管理方面的内容。今天咱们只稍微关注一下在执行过程中容易遇到的问题。

任何目标或者说计划最终都是要依赖于执行的,再正确的目标,再完美的计划,如果我们不去执行的话就一点意义也没有。执行这一部分,我们只会遇到一个问题,就是执行不下去。

 

让我们考虑下面这种情况,有些人的目标、计划等等都没问题,自己也有意愿去执行,但最终却总是半途而废。我认为,是因为没有注意到这几点。第一,做出了不合理的计划,比较典型的就是没有充分考虑约束条件,这些约束条件包括资源方面的约束,比如时间、资金等,还有一些客观的约束,比如环境、精力、先后顺序等等。比如,如果我们希望能够完成学历的深造,那么我们必须考虑到下面几个约束:我们的时间够不够用来读书?有没有交学费的钱?是不是方便到学校?工作很忙的话,我们有没有精力去准备考试?去报名之前,我们要不要先做些其他的准备?考虑了这些约束条件,计划才会趋于完善,才具备可执行性。第二,计划没有变化快,总会有偶然的意外打乱原有的计划,这在某种程度上会造成我们的挫败感,打击我们的信心。避免这种情况发生的关键在于,在充分考虑意外事件的情况下,还需要保证计划具备一定的灵活性,比如我们决定每天晚上都背一篇英文短文,看起来是很清晰的,但实际上可执行性到底好不好呢?想想看,如果我们加班呢?如果晚上有应酬呢?所以考虑到这点,我们不需要将计划制定的特别细,特别死,留出一些缓冲,让计划更具备灵活性。第三,有时候一件事我们做着做着,就觉得没意思了,这是因为没动力了,动力消失的原因基本是因为没有产生预想中的效果。避免这个问题产生的做法是,首先,关注目标的可衡量性,我们需要随时知道事情进行到什么程度了,其次,为自己设定一些奖励,这是很有用的。有一些观点认为,如果不完成应该给自己惩罚,但很多心理学研究表明,惩罚只会使人气馁,最终导致放弃。但奖励会使人产生成就感,这种成就感是我们前进的驱动力之一。想想我们为什么会沉迷于游戏呢?就是因为它把大的目标分解成了一个个小的目标(关卡),并且一直不断的给予我们合理的奖励(升级、装备等等),许多研究结果已经将这种模式剖析的很透彻了,大家有兴趣可以研究一下。因此,我们不妨给每个目标都设置一个奖励,当然,奖励一定要合理。

 

另外,在执行这方面还有一些经验跟大家分享。

第一,想了就做,未必一定要等到事事都策划周全。因为这个世界上是不存在完美的计划的,有时候,我们需要更冲动一些,有了想法,先去试试,不然总是停留在脑海里或纸面上,是永远也无法前进的。

第二,强调自己的目标,这也是我们前面提到的,要把目标具象化的原因,这样,我们会知道到底是为了什么而奋斗。

第三,坚持行动。这方面有两本书很有意思,一本是《自控力》,一本是《意志力》,这两本书从心理学上解释了为什么我们有的时候能坚持做事而有的时候不能,大家有兴趣可以看一下。简单讲就是我们的执行力或者说意志力也是有限度的,很多事会耗费掉这些力量,导致我们没法坚持。

第四,把一些重复要做的事养成习惯。一些事情我们总是在重复执行,或者说我们希望重复执行,这个时候,最好想办法把这些事情变成习惯,接下来就不需要再单独为它们做计划,也不需要刻意去控制自己去执行这些计划了。比如每天锻炼身体,每天学习,每周回顾等等。至于怎么养成习惯,这个话题也比较广泛,咱们在这里就不讨论了,网上有许多关于习惯养成的文章,有兴趣的同学可以去google一下。

第五,为自己建立一个可靠的行动清单系统,这个系统可以是纸笔,也可以是日程软件,或者多种工具并存。具体的形式可以根据大家日常的工作和生活习惯而定,但必须保证它是便利和可靠的。如果我们要记一件事的时候,却不得不先花费2分钟来打开这个系统,恐怕已经忘记要记的是什么事了,或者这个系统在你最需要的时候却用不了,那久而久之,你自己就不会再信任这个系统,进而会放弃整个计划。

 

好了,关于执行我们暂时只讲这么多。这部分的输出通常是日程记录表或是经过检视的行动清单。

 

接下来是我们目标管理的最后一步,回顾和总结。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(4)

制定计划是一个回答什么时候做的过程,这一步说简单也简单,说难也难,简单是因为,它只不过是把之前的任务清单按时间顺序排好而已,说难是因为,要达到“排好”的程度可一点都不容易,要考虑到很多方面,下面咱们看看究竟怎么排列,才能算是制定了一个好的计划。

首先我们要明确的一点是,制定计划和目标分解其实是紧密相连的,目的是将任务不断的分解、细化并进行合理的排序,通常一个简单的计划制定步骤是:先确定任务清单,然后将任务按照步骤排序,然后再将任务细化成具体的行动,再将行动进行排序。

制定计划最难的部分是估算资源,特别是估算时间,因为无论做什么事情,时间是唯一必须的资源,而且人们通常对于时间的估算是最不准确的,往往会高估自己的效率,即使是做过很多次的事,也没办法估算的很准,这给我们后续的执行造成了很大的麻烦,需要不断的调整任务的开始和完成日期。但可惜的是,估算资源这一步却没什么好办法,只能依赖以往的经验,所以大家只能在做的过程中找找感觉了。我的一点经验是,运用时间记录的方式来培养对时间的敏感性,这对我们进行时间估算很有好处。有本书叫《奇特的一生》,讲述了柳比歇夫的时间统计法。大家如果有兴趣,可以自行搜索一下相关内容。

 

另外,我们要对任务或行动进行排序,就必须了解一些行动间的顺序关系。

顺序关系一般都是结束-开始关系,还有一些不常用的如开始-开始,开始-结束,结束-结束等。大家有兴趣研究的,可以参考项目管理中进度管理相关的知识。

 

了解并熟悉这些关系,有利于我们更好的对行动排序,能让我们更有效的利用资源。所以说,行动排序都是个技术活。

 

需要注意的是,即使资源允许,在不同的任务之间来回切换也会极大的浪费时间和精力,我们都知道一会儿做这个一会儿做那个是很费劲的,最终效果还不一定好。

所以,我们应该尽量集中精力做好一件事再做另一件事,同时精简我们的任务,避免在任务切换上浪费过多的时间,而且大块的时间最好分配给比较重要的事。

 

 

在这里,我强烈建议大家使用微软的project来制定计划,虽然它有一定的学习成本,但功能非常强大,可以帮助我们制定更加合理的计划。

 

 

制定计划这部分最后的输出是年计划、月计划、周计划、日计划等等,通常这些计划表也能提取出不同时段的行动清单。

 

 

有了计划,我们就要照着执行了。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(2)

首先是设定目标。



为了设定目标,我们必须先找到一个目标,那么目标是从哪儿来的呢?

咱们先来看看这几个有点联系的概念:梦想、理想、愿景、目标。我们会发现,这几个概念越来越细化、越来越具体、越来越务实。比如说,咱们小时候都有梦想,天马行空的,后来呢,无情的现实早早的就击破了它,梦想就变成了我们内心深处的意淫。再后来,又有了理想,这次没那么夸张了,不过也一样,很快就被现实搞定了(如果你还有理想,那就好好珍惜它吧),最后,我们会开始有向往的前景,即愿景。愿景通常是建立在现实基础之上的,因为这个是有可能实现的,所以人们会为之努力。愿景所衍生出来的,更具体、更细化的表现形式,就是目标。


合理的目标才能引导我们走向正确的道路,所以我们在讨论目标之前,必须先要知道如何设定合理的目标。


而要找到正确的方向,我们常常需要先设想自己的愿景。也就是说,要发现我们自己究竟想要什么,我不知道这是不是属于哲学问题,但愿景的确与我们的人生观和价值观紧密相连。


人生观和价值观没有好坏善恶之分,只有不同的特点,我相信,每个人的都不一样。而且,人生观和价值观还会随着我们年龄或环境的不同发生变化,比如,我们在年轻的时候可能会考虑把精力放在如何提高业务能力上面,年纪大一点的时候可能会更多的考虑如何赚钱养家,年纪再大一点的时候可能就会更注重工作和生活的平衡以及稳定性了。所以,要回答自己想要什么,我们必须思考自己的人生观和价值观。

当然,三观不是我们今天讨论的主题,为了简单一点,我们可以问自己一个问题:“我希望未来我的生活是什么样子的?”


这个“未来”可远可近,至于究竟是什么样子,也不需要太具体,也就是说,你脑海中有个画面就好了。比如坐在海边钓鱼或者是成为成功的商业人士之类的,随便什么都可以,只要你确定这是你未来想要的生活就行。如果你想具体一点,还可以分成几个不同的方面,然后写下来。


通常一个愿景大概是这样子的,当然这只是参考,同学们可以根据自己的情况来写。



有了愿景,我们其实就等于有了一个粗略的目标。在从愿景衍生出目标的时候,我们也可以根据愿景的分类来设定一个或多个,但最好不要太多,因为这些都是比较大的,层次比较高的目标,因此,如果你的目标太多,试着将他们进行归类吧。聚焦于少量的必要的目标我们才有可能得到较多的回报。当目标也一个个写下来后,它们可能会是这样的:“我要赚到足够多的钱去国外旅游”、“我要好好学习英语”、“我要锻炼身体”诸如此类。但是这些目标严格说起来都是无效的,不具备可执行性。



所以接下来,我们要来看看如何对目标进行合理的设定。



方法就是根据smart原则对列出的目标进行修正,把它们变成有意义的、正确的目标。


Smart原则有5个标准:具体的、可衡量的、可实现的、相关的、时限性。满足这5个标准的才能算是一个好的目标,咱们挑一个目标来做例子,看看怎么样来把它修改成好的目标吧。

咱们先假设我们有个愿景是保持健康,但是现在体重已经超过90公斤,严重影响到了我们的健康,因此,我们就设定了“我要锻炼身体”这个目标。



首先,来看看它够不够具体。

具体的意思是指,别人听了你的目标之后脑海里所想象的结果是和你一样的。但这里说的锻炼身体,不同的人会有不同的理解,比如有人会认为每天跑步游泳健身才算得上是“锻炼”,但有人可能认为饭后百步走就足以起到“锻炼”的作用了,因此它显然是不够具体的。我们可以把它修改一下,变成下面这个样子:“我要通过有氧运动的方式进行锻炼。”虽然它仍不够具体,但已经足够消除误解了。记得,这还是比较高层的目标,因此不用在这一步就设定的太详细,否则以后要改的话非常麻烦,特别是当计划做好了之后,所以我们还是选择滚动规划比较好。



接下来我们需要确定目标是可衡量的,因为我们需要要有个标准来帮助我们确认是否达成了目标。

就拿我们现在这个目标来说,显然是没办法衡量的,我们不知道锻炼到什么程度才算是完成了这个目标。这时候我们需要考虑下锻炼身体的目的是什么,也就是当初的愿景是怎么样的,在这个例子里,我们是为了健康需要减肥,那么我们可以将目标修正成“我要通过有氧运动的方式进行锻炼,体重降低至70公斤。”这样目标就变成可衡量的了。这里还有个需要注意的问题是,有些目标的确是难以衡量的,或者衡量的标准难以统一,比如“保持良好的人际关系”、“有逻辑的表达观点”等,这种情况下,我们可能需要做出一些妥协,暂时先不考虑衡量,先去尝试着做,有时候对这方面有所了解之后自然也就知道衡量的标准了。



再来,为了保证目标是经过认真考虑的,我们得分析一下它的可实现性。

判断目标可实现性的一个主要方法就是参考大多数人,在确定自己和大多数人的客观条件差不多的情况下,如果其他人可以做到,那我们就有理由判断自己也可以做到。还是拿锻炼身体的例子“我要通过有氧运动的方式进行锻炼,体重降低至70公斤。”,先来看看自己的体重,我们现在体重只有90公斤,那减到70公斤的可能性是非常大的,也就是可实现的。而如果我现在的体重是300公斤,那无论是通过参考减肥记录还是科学分析,基本上可以判定从300到70的可实现性不大。另外,在考虑可实现性的时候不要漏掉了某些对目标有帮助的对象,有些时候我们认为自己无法实现某个目标,有可能只是我们没想到某些方法或者没找到合适的帮手。所以我们要尽量考虑完善,免得放弃本来有可能实现的目标。好,现在,我们将这个目标补充完整:“我要通过有氧运动的方式进行锻炼,把体重从现在的90公斤降低至70公斤。”



接下来是相关性,这个需要我们结合自己的愿景或上一级目标考虑。考虑相关性的原因是因为人的精力是有限的,所以为了完成高层的目标,我们必须限定任务的范围,简单的说就是,只做必须要做的事。

在这个例子里,上层的目标是健康,而现在的体重的确影响到了健康,那这个目标就是具有相关性的。现在,我们可以将目标进行一些小的修正:“(因为我希望健康,而现在的体重影响到了我的健康,因此)我要通过有氧运动的方式进行锻炼,把体重从现在的90公斤降低至70公斤。”



最后是时限性,也就是说,我们得给自己的目标设定一个最后期限,时间到的时候,我们根据衡量标准来判断目标是否已经达成。

在设定时限的时候,我们有几个方面是需要考虑的:

1.不要超过上层目标的最后时限;因为我们的目标都是从上层分解或转化而来的,因此绝不可能出现当前目标最后期限晚于上级目标最后期限的情况。

2.要充分考虑到日程的冲突和意外情况;有时候我们的目标太多,计划太多,就很容易出现日程冲突,因此最好提前考虑。

3.时限最好不要太长;时间拖的越久,计划就越难做。同时也意味着完成目标的频率太低,而人们一旦在一段时间内无法得到这种“达成目标”的激励,就很容易丧失前进的动力。所以如果一个目标需要很长时间来完成的话,想办法把它分解成一个个小的目标吧。

4.要考虑资源的约束;比如如果自己的时间不够,那目标的期限就要相应延长,如果现在没钱,那些需要钱来完成的任务就要延后,所以,在设定目标期限的时候,最好预先判断自己的可用资源。

还是这个例子,现在我们通过分析,来给目标设定一个合理的时限:“(因为我希望健康,而现在的体重影响到了我的健康,因此)我要通过有氧运动的方式进行锻炼,在一年内,把体重从现在的90公斤降低至70公斤。”



OK,通过运用smart原则,现在这个目标已经是一个非常合理的目标了。



这一步的最终输出是愿景和目标清单。



有了合理的目标之后,我们就要进行下一步了,就是将目标分解为任务。

(to be continued)


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【To be better】个人目标管理浅谈(1)


现代人生活压力大,很多人都渴望能拥有轻松、舒适的生活,那如何让自己的工作和生活变得更有条理、更有效率,就变得非常重要了。


所以最近这些年,很多关于自我管理的概念也应运而生。

人们之所以重视自我管理,是因为它可以让我们变的更好。每个人都希望自己的工作、自己的生活能变得更好,但这个世界上没有神灯,也没有神龙。我们没有办法控制外界因素,却可以掌控自己,可以想办法将自己变得更好。所以,提升自己,让自己成为一个有用的人,才是最现实的道路。


自我管理的特点有两个,一是没有,也不可能有一个通用的方法或标准,因为很多东西都是因人而异的。二是涉及面比较广泛,比如7个习惯啊,时间管理啊,知识管理等等都属于自我管理的范畴,它们之间又有着紧密和复杂的联系。目标管理也是属于自我管理的一部分。



那么研究或者实施目标管理对我们有什么好处呢?


首先,它能够帮助我们认清方向、做出适合自己的规划。目标管理实质上是一个自我检视的过程,人们可以从这个过程中弄清楚自己究竟想要什么,能做什么。比如我们现在纠结是否要转岗或转行?那么在目标设定的过程中,就可以发现自己喜欢的东西,接下来就可以根据这个来设定目标计划并计划下一步的行动了。

其次,它可以帮助我们理清现状,做出正确的判断和决策。有统计数据表明,人们在日常生活中每天要经历超过200次决策,那我们有没有想过,我们是通过什么原则来进行决策和判断的?我们是如何决定是否要做某件事而不做另一件事的呢?目标管理可以给我们,或者说,帮助我们发现自己的原则,从而帮助我们评估自己的行为,确定什么是需要做的,什么是不用做的。比如说我的目标是成为实验室里最NB的科学家,那很显然,对于是否参加市场营销的培训,我就可以很容易的做出决定。同时,这些原则也可以帮助我们抓住重点,划分事务的优先级。比如我们的目标是成为最佳员工,那很明显需要将工作作为第一要务。

最后,因为目标管理会让人更关注结果,可以使目标成为人们保持持续行动的原动力。很多人都难以对某件事持续的投入精力和热情,目标管理至少能改善这一点。比如,我们想做一件挺大的事,放在以前,可能想想就算了,因为看起来实在没什么希望,但是通过对目标进行分解和执行,我们可以看到,一点点的累积却可以达成以前不敢想象的结果,这会让我们发现,自己是拥有许多潜能的。


最后的最后,虽然我很想说目标管理是通向成功的阶梯,但很遗憾,它并不能保证我们实现梦想,至少它不能算是主要因素,它甚至不能保证能帮助我们达成目标。只能说:它,只是让我们离目标更近一点点而已。可千万别把目标管理当成万能灵药,人,还是要靠自己啊,同学。



好,那咱们接下来就先来了解一下目标管理。


目标管理其实很简单,就是找到目标,然后按照一定的规则或流程去执行,直到达成目标。其实我个人是比较赞成轻方法,重理念的。每个人的实际情况都不一样,所以,下面这些步骤大家做参考就好,不需要按部就班的照着去做,我也会比较重点的讲我们究竟为什么要这么做而不是具体怎么做。


我将目标管理的整个过程分为5个阶段:

第一阶段:设定目标,这是回答我们自己究竟想要什么的过程;

第二阶段:分解目标,这是回答要做哪些事情的过程;

第三阶段:制定计划,这是回答什么时候做的过程;

第四阶段:执行计划,这是做的过程;

第五阶段:回顾总结,这是看看自己做的怎么样和接下来怎么做的过程。



在了解详细情况之前,我们还应该注意一个重要的原则,那就是“记录下来”。




许多人没有对目标管理过程当中的目标、执行过程、执行结果等方面进行监控和记录,或许是认为这些东西放在脑子里就行了,或者是太懒,总之,没有任何证据能够表明自己有目标并且在执行。这样的话,我们又怎么知道我们最初的目标到底是什么呢?也许它在脑子里早就修改无数次了;我们又怎么知道我们做的究竟好不好呢?怎么知道最终的结果和最初的预想有哪些差距呢?

所以,如果我们只是单纯的在脑子里想想,不实实在在的记录下来的话,目标就不够具体,也不够细化,在执行过程中,就有可能偏离初衷,甚至常常会导致我们忘记,当然,这个忘记有时候是真的忘了,而有时候是假装忘记了,也就是自己骗自己。没有记录还会导致我们的目标和计划在有意无意之间不断的进行变更,而且还是没有变更记录的那种,比如说我们一开始脑子里想的是:最近身体不太好,所以我得开始好好锻炼身体了,顺便还想了下做哪些锻炼,大概什么时候做。但是如果没记录,过多几个月,脑子里面只剩下了“最近身体不太好”这一点,于是,健身计划变成了“晚上决不再吃宵夜”的决心,健身器也变成了晾衣架。



而记录至少有如下几个好处:

首先,记录可以使目标形象化,以便不断的提醒自己。你可以选择文字方式,通常这也是最常用、最精确的方式;也可以选择用图片,比如将自己的电脑桌面设置为你想去旅游的地方;也可以用实物,比如你想攒钱买某辆车,就可以先弄个车模(不是那个车模)放在合适的地方提醒自己。



其次,记录让我们对大脑中所想的东西进一步细化了,也就是说,大脑用来提供了灵感,而纸笔用来细化行动。大家自己应该都有体会,我们平时如果要做一个方案的话,往往是脑子里想的是一个模样,说出来就略有不同了,如果写下来的话变动就更多了,原因就是我们把一个单纯的想法具体化、逻辑化了。这样的话,无论是我们的目标还是计划,才更具有可行性。



最后,记录可以看作是自己与自己签订的契约,如果完成了,会产生成就感,是可以起到一定的激励作用的。



另外要注意一点的是:告诉别人并不能算是记录。很多时候,我们会将自己的目标告诉身边的亲人或者朋友,或者使用网上流行的签到或打卡的功能,许多理论甚至鼓励大家这样做,认为这样也算是一种“契约”行为,但越来越多的心理学实验表明,公布自己的目标会提前使你获得满足,从而削弱行动的动力。具体的分析大家可以看看Derek Sivers在TED上的演讲:不要公开宣布你的个人目标。(http://www.ted.com/talks/derek_sivers_keep_your_goals_to_yourself.html)



鉴于以上认识,我们还是动动笔,把想到的都写下来吧,费不了多大事的。

好,接下来入正题。咱们看看怎么进行目标管理。

(to be continued)


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【@BOSS】企业目标管理体系建设浅谈(四)

4.结果评估、分析及修正

 

对于目标完成的情况,应适时的给予评估、分析,并根据结果对目标管理体系进行有目的的修正,这样才有利于整个体系形成良性循环,对组织的发展起到促进作用。

评估是针对目标的完成情况进行信息搜集并根据信息进行评价的过程,侧重点在于明确目标执行情况,它是分析的前提。

分析是对评估结果提出疑问并回答的过程,目的在于了解目标为什么能够完成或为什么未完成,影响其完成的因素有哪些,如何才能促使目标的完成等等。它是对目标管理体系进行修正的前提。

通过对于某一阶段目标完成情况的评估和分析,可以知道目前影响组织目标的积极因素和消极因素都有哪些,接下来就可以根据这些信息对目标管理体系进行修正,消除消极因素,增加积极因素,以便整个体系进入不断自我完善的循环。 

4.1目标执行信息的搜集和评估

 

组织应对目标的状态有清楚的认识,每个层级都应明确的知道当前目标及下级目标的执行情况,根据这些信息才能够做出下一步的决策,如资源的调动、合同的签订等等。如果无法及时的掌握到准确的信息,组织的运作将会陷入无序和被动的状态。

4.1.1制定合理的评估标准

 

有了一个合理的评估标准,我们才能够进行目标执行情况的检查并准确的把握到目标的完成情况,从而做出相应的决策。如果一个目标无需进行评估,或者无法进行评估,那就需要考虑该目标的必要性及合理性。一个好的目标是具体且可衡量的,如果在设定目标的时候遵循了目标设定的原则,设立相应的评估标准并不困难,困难的在于如何设立合理的评估标准。

评估标准的制定应遵循以下原则:

(1)评估标准应客观、公平和透明;

(2)评估标准应尽量简单易懂;

(3)评估标准不应有所遗漏;

(4)评估标准的制定应有目标执行人的参与;

(5)根据目标类型的不同设定不同的评估标准;

(6)根据评估时段的不同设定不同的评估标准。

4.1.2信息的搜集

 

只有掌握足够的信息才能够对目标的执行情况进行有效的评估,目标执行情况的信息搜集工作应着眼于内容、方式和时间,这些方面分别决定了结果的准确性、有效性和时效性。

根据目标确定搜集内容

 

应针对目标的性质,参考对应的评估标准,再结合该目标的下一级目标制定信息搜集的内容,而搜集信息的方式和时间也会影响到内容的变化,因为有的目标可能在不同时期的工作侧重点不同,有的目标可能因执行人的变化而显示出不同的倾向性,这些都是在确定搜集内容时需要考虑的因素。

信息搜集的方式

 

信息的搜集有多种方式,有被动性的,也有主动性的,可以从正面搜集,也可以从侧面搜集。被动性的信息搜集包括:定时接收目标执行人的报告、会议记录、工作汇报等。主动性的信息搜集包括:谈话、会议等。从正面搜集信息主要指与执行人进行直接接触或通过文字材料等方式的间接接触来获取情报,通常情况下,执行人是知情的。而从侧面搜集信息主要指与执行人有工作联系的人员进行接触或来源于搜集人和执行人之外的第三方的资料来进行信息的搜集,通常情况下,执行人是不知情的。选择何种方式,需要根据实际情况确定。

信息搜集的时间点

 

信息搜集的时间一般分为定期搜集和随机搜集。定期信息搜集的频率一般与目标的层级成反比,层级越低的目标应该进行越频繁的信息搜集,因为低层级的目标通常执行周期短,但这仅仅是参考了目标分解的因素,而影响信息搜集时间的其他因素还有许多,比如(1)信息搜集是具有成本的,最典型的是时间成本,如果太过频繁的话,可能会造成信息交换的成本过高,反而压缩了目标的成本空间;(2)工作包的大小决定了信息搜集的有效程度,如果一件工作需要一周才有明显的进展,那么每日搜集信息就是没有必要的。

随机的信息搜集更大程度上是视信息搜集人的个人风格而定的,而且通常搜集的方式也会更随性一些,例如,在电梯中讨论当前工作情况就是典型的随机型信息搜集。

4.1.3对结果进行评估并处理

 

对于定期或比较正式渠道搜集到的信息,相应的管理组织应立即根据评估标准对结果进行评估,最终形成评估报告,而对于随机或非正式渠道进行的信息搜集,则没有这种必要。评估结果是进行结果分析的重要输入,因此应确认整个评估过程是公正、客观和无异议的。通常评估报告是需要公布的,但这只针对确实必要的情况,如季度总结、年终评估等。无论如何,为了突出评估报告的总结性质和权威性,频繁的公布评估报告是应当避免的,更多时候,仅通告相关的目标执行人即可。

4.2对评估结果进行分析

 

对评估结果进行分析的目的是为了对目标执行人(或组织本身)提出切实可行的建议或意见,以使其对目标执行过程进行改进或更正,保证目标的顺利达成。

如果对某一个目标的评估仅包含了目标执行周期中较短的时间范围(如对以年为周期的目标进行的月度评估),或者目标的评估结果显示目标进度尚在掌控之中,则无需特别进行结果分析,因为分析结果所能提出的改进建议甚为有限。但在以下几种情况中,应对评估结果进行分析并给出分析报告:

(1)评估结果显示目标的进度、资源或质量已经严重落后且在可预期的将来无法追上计划;

(2)关键路径上的目标进度与预定计划产生偏差;

(3)年度总结时;

(4)目标完成时;

(5)经由管理组织批准的特殊分析要求。

4.2.1分析的方法

 

进行分析的目的是为了找出对目标产生影响的因素并提出相应的建议,以便在工作过程中对这些因素施加影响,分析的方法包括访谈、因果图、现状图、逻辑树状图、PERT分析等方法和工具。需要注意的是,在分析过程中应充分考虑到各种因素对目标的影响并对其进行客观的分析,尽量避免人为错误或是感情因素而引起的不准确分析,这有赖于分析人员的经验、思考能力及对分析结果的反复核实。

4.2.2分析报告的处理

 

分析报告应首先发送至管理组织进行审核,以便确定报告所提出的建议具备可行性,如果建议无法施行,则应对分析人员说明理由后进行修改。如果建议涉及变更,则需要通过变更流程的审批,在确认分析结果无误且相关建议可施行之后,再将该报告发送至目标执行人,如果认为该报告的内容对其他执行人也具有参考意义,也可同时发送至相关执行人。

4.3重新审视目标管理体系

 为了使组织达到预定的目标,则必须要保持目标管理体系长久、健康的运作,这就需要不断的进行自我审视和修正,避免其因为不合理的设计而变为一纸空文、无疾而终甚至是引起组织的不稳定。所以根据目标结果分析的结果,特别是年终时进行的分析报告,组织决策层和目标管理体系的管理组织应对组织的目标管理体系进行严格的审视和评估,内容包括目标的设定、工作的流程、关于目标的决策是否合理,执行人的工作方法是否正确、是否履行了应尽的责任和义务,激励机制和沟通机制是否起到了作用,体系是否有缺陷、是否有可改善的部分等等,简而言之,所有的因素都应在考虑之列,并最终确定是否在来年对相应部分进行修正,该进行什么样的修正及如何进行。


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其它章节:

企业目标管理体系建设浅谈(一)

企业目标管理体系建设浅谈(二)

企业目标管理体系建设浅谈(三)

企业目标管理体系建设浅谈(五)


【@BOSS】企业目标管理体系建设浅谈(三)

3.目标管理体系的过程管理

 

在目标的执行过程中,需要有力并且合理的控制和管理手段,对于过程的管理从某种意义上决定了目标管理体系的成败,因为,目标设定的错误可以在执行过程中得以修正,目标的执行也可以逐步加强,但这些措施或是方法都来源于过程管理。一旦组织无法控制和管理整个目标管理体系,那目标将变得虚无缥缈,最终只能被放弃。

3.1成立管理组织

 

在体系的规划阶段,就应该成立相应的管理组织对目标管理体系进行管理。该组织需要对目标管理体系的实施进行管理、引导或控制,并对结果负责,它可以仅有一个,对整个体系进行全方位的管理,也可以分别针对规划、评估、控制、变更等阶段或过程成立多个。管理组织内的成员可以是来自外部的中立机构(如咨询公司),也可以是来自组织内部的员工。同样的,目标管理组织的成员可以是全职负责,也可以兼任。总之,该管理组织的组成非常灵活,但是,一旦确定,则在目标执行周期内应尽量避免变更,否则,将很难保持其政策和管理模式的一致性,进而无法充分保障组织整体目标的完成。

3.2成本、进度和质量的控制

 

成本、进度和质量是最简单的衡量一件工作完成结果的标准。如果一件工作能够在规定的时间内花费预期的资源达到了既定的质量标准,那么足以称之为完美,但应该清醒的认识到,大多数时候,我们不得不接受不完美的结果。因此,对于这三方面的控制并非为了保证每个目标的完美达成,而是为了在多个目标之间,在成本、进度和质量之间进行资源的调配和平衡,力求取得一个没有明显缺陷,使各方都可以接受的结果。

3.2.1成本

 

成本控制体系一般包括成本估算、成本预算和成本控制,通常在目标分解阶段就已经进行了成本估算和成本预算的工作。成本控制是监督目标执行状态以更新预算、管理成本基准变更的过程。

在成本控制中,应重点分析资金支出与相应完成的实际工作之间的关系,因为只监督资金的支出,而不考虑由这些支出所完成的工作的价值是没有意义的,最多只能使该目标的完成不超出资金限额。有效成本控制的关键在于,对经批准的成本绩效基准及其变更进行管理,同时,在成本控制中,还要设法弄清引起正面和负面偏差的原因,分析的方法和工具包括挣值管理、偏差分析、完工尚需绩效指数分析等等。事实上,成本控制也是变更控制过程的一部分。 

3.2.2进度

 

进度控制是监督目标完成状态以更新目标进展情况、管理进度基准变更的过程。进度控制需要(1)判断目标进度的当前状态;(2)对引起进度变更的因素施加影响;(3)确定目标进度是否已经发生变更;(4)在变更实际发生时对其进行管理。同样,控制进度也是变更控制过程的一个组成部分。

进行进度分析和控制的有效方法包括:绩效审查、偏差分析等,对于多个目标组成的项目而言,关键路径法和关键链法是重要的计划、分析和控制手段。

3.2.3质量

 

实施质量控制是监测并记录目标执行活动的结果,从而评估绩效并建议必要变更的过程。它类似于目标评估的过程,但不同的是,对目标进行评估是为了掌握目标执行的当前状态,而质量控制是为了促使是目标以最高质量完成,因此质量控制工作贯穿目标执行周期的始终。

进行质量控制应首先确定质量标准,质量标准既包括目标执行过程的质量标准(可参考最终目标评估标准),也包括目标实现过程中产生的产品的质量标准;目标的成果既包括可交付成果(如具体的产品),也包括管理成果(如成本与进度绩效)。通过质量控制活动,可识别造成目标执行效率低或产品质量低劣的原因,并采取措施来消除这些原因。因果图和控制图是进行质量控制非常有用的分析和控制工具。

3.3变更的控制

 

在组织运作过程中,目标的变更是不可避免的,它可能来自于外部环境的压力、组织的战略调整、内部构架的变动、业务方向的转变、不可抗力等多种原因。而目标变更对于组织的影响是不可预期的,特别是在大大小小的各类目标联系紧密的情况下,因此对于目标的变更管理显得尤为重要。

变更控制是审查所有变更请求,批准变更,并管理对可交付成果、相关文件和目标管理体系的变更的过程。在目标执行过程中,需要通过谨慎、持续地管理变更,来维护目标管理体系的运作和组织目标的达成。应该通过否决或批准变更,来确保只有经批准的变更才能纳入修改后的基准中。

3.3.1制定变更流程

 

应首先制定清晰的变更流程,重点是保证所有变更请求都必须以书面形式记录,并纳入变更管理体系中,同时应确保只有经批准的变更才能付诸执行。变更请求经变更流程进行处理,变更申请人应向变更控制体系说明所申请的变更对目标产生的影响(如时间、成本等)。 

3.3.2对变更进行评估和审批

 

每一项记录在案的变更请求都必须经过评估后决定批准或否决。对变更进行评估的过程必须迅速,因为延误决策时机可能给时间、成本或变更的可行性带来不利影响,但同时,也应确保谨慎,特别是对变更的影响应给予足够的重视,因为变更可能会造成连锁反应,在评估不完全的情况下,其他目标执行人根据变更情况也提出变更请求,会造成局面复杂化甚至失控。

为减少变更带来的工作量,可以事先规定某一层级的执行人有权批准某些种类的变更请求,仅在必要时,才由管理组织进行最终审批。管理组织的角色与职责,应该在变更控制体系中明确规定,并经相关的目标执行人一致同意。如果某些目标是按照对外合同来制定的,那么还需要按照合同要求,对某些变更请求征求客户的同意。 

3.3.3公布变更

 

已批准的变更应在实施前根据其影响的范围进行公布,一方面可以搜集反馈信息,避免产生不合理的变更,另一方面,也使相关人员了解该如何进行调整以适应变更。

3.3.4施行变更

 

变更请求得到批准后,可能需要制定新的或修改已有的成本估算、工作排序、目标进度、资源需求和风险应对方案分析。因此,实施变更的重要工作之一便是协调整个组织目标管理体系中的各种变更(如进度变更往往也会影响成本、风险、质量和人员配备),同时,还应完整地记录变更请求的影响。 

3.4风险识别、分析和应对

 

风险是一种不确定的事件或条件,有许多潜在的风险可能会造成目标管理体系的失败,一旦发生,会对至少一个方面造成影响,如范围、进度、成本和质量。风险可能来自于内部因素,也可能来自于外部环境,因此,有必要在体系推行的初期就开始进行与其相关的风险识别和分析,并制定风险应对方案,尽量使风险保持在可控的范围内。

3.4.1收集和识别风险

 

识别风险是判断哪些风险会影响目标并将其记录下来的过程。虽然目标执行人、目标管理体系管理组织人员或风险管理组织人员是关键参与者,但应鼓励目标的所有相关人员参与风险识别工作,以便创造并维持组织成员对风险及其应对措施的主人翁感和责任感,最终应形成风险列表。

识别风险是一个反复进行的过程,因为在目标执行周期中,随着工作的进展,可能会产生或发现新的风险。风险识别的频率以及参与者因具体情况而异。在进行风险识别时,应该采用统一的格式对风险进行描述。头脑风暴、访谈、核对表、图解技术、SWOT分析等都是在识别风险时重要的收集和分析方法。

目标管理体系因为针对整个组织,因此形成风险的因素多且复杂,很多因素都会对组织目标的达成造成影响,其中有一些可能会转化为风险。比如其他管理体系的完善程度(如绩效考核机制、 人力资源体系、 财务管理体系等)、组织自身的运作情况、企业文化、竞争对手的策略、外部市场环境的变化、舆论风向、政策支持、不可抗力等等。

3.4.2分析和评估风险

 

根据风险列表,需要对风险进行定性分析和定量分析,最终评估出风险对目标的影响,形成风险登记册。

定性风险分析根据风险发生的相对概率或可能性、风险发生后对目标的相应影响以及其他因素(如应对时间要求,与成本、进度、范围和质量等制约因素相关的组织风险承受力),来评估已识别风险的优先级。这类评估会受不同类型评估人员的态度的影响。因此对偏颇进行分析,并加以纠正。风险的时间紧迫性可能会放大风险的重要性。对风险相关信息的质量进行评估,也有助于澄清关于风险重要性的评估结果。实施定性风险分析通常可以快速且经济有效地为规划风险应对建立优先级,可以为实施定量风险分析奠定基础。

定量风险分析是就已识别风险对整体目标的影响进行定量分析的过程,分析的对象是在定性风险分析过程中被认为对目标存在潜在重大影响的风险。定量风险分析通常在定性风险分析之后进行,它可以为每个风险单独进行量化评级,或者可以评估所有风险对目标的总体影响。它也是在不确定情况下进行决策的一种量化方法。有时,不需要实施定量风险分析,就可以制定出有效的风险应对措施。

在规划风险应对方案之后,应该随着监控风险过程的开展,反复进行风险定性和定量分析,以确定总体风险的降低程度是否令人满意,并且可以了解风险的发展趋势。 

3.4.3规划风险应对方案

 

规划风险应对方案在风险分析之后进行,包括确定和分配某个人(即“风险应对责任人”) ,来实施已获同意和资金支持的风险应对措施。在规划风险应对的过程中,需要根据风险的优先级来制定应对措施,并把风险应对所需的资源和活动加进目标管理体系的预算、进度计划和管理计划中。 

拟定的风险应对措施必须与风险的重要性相匹配,能经济有效地应对挑战,在当前背景下现实可行,能获得全体相关方的同意,并由一名责任人具体负责。消极风险的应对措施通常包括:回避、转移、减轻和接受,积极风险的应对措施通常包括:开拓、分享、提高和接受,应根据实际情况从几个备选方案中选择一项最佳的风险应对措施。 

3.4.4监控风险

 

监控风险是在整个目标执行过程中,实施风险应对计划、跟踪已识别风险、监测残余风险、识别新风险和评估风险过程有效性的过程。它不仅应该在目标执行周期中,实施计划中所列的风险应对措施,还应该持续监督目标执行工作,以便发现新风险、风险变化以及过时的风险。 

监控风险过程需要采用诸如偏差和趋势分析的各种技术。监控风险可能涉及选择替代策略、实施应急计划、采取纠正措施,以及修订管理计划。风险应对责任人应定期向风险管理组织汇报计划的有效性、未预料到的后果以及所需采取的纠正措施。


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企业目标管理体系建设浅谈(一)

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